Gestión documental

Gestión documental  / Contexto / Documentación de procesos

Contexto

Documentación de procesos

La documentación de los procesos proporciona una descripción detallada de cómo llevar a cabo un proceso empresarial. Para Frisby se incluyen los siguientes tipos de documentos que apoyan el proceso:

Caracterización del proceso

Manual del proceso​

Diagrama de flujo del proceso por responsable​

La documentación de procesos se utiliza como guía para ayudar a los colaboradores de todos los niveles, incluidos los responsables de la toma de decisiones y las partes interesadas, a comprender rápidamente los procesos de la empresa.

Importancia

Es importante la documentación de los procesos, dado que…

1. Ayuda a mejorar los procesos

Identificar los cuellos de botella y las ineficiencias documentando los procesos exactos. Visualizando rápidamente qué procesos se deben mejorar o eliminar.

2. Ayuda a formar a los colaboradores

Para ello se utilizan los documentos de procesos para ayudar a los nuevos colaboradores a entender sus funciones y a familiarizarse con los procesos en los que van a participar. Incluso los colaboradores con experiencia pueden consultar estos documentos siempre que quieran asegurarse de que están ejecutando el proceso correctamente.

3. Ayuda a preservar el conocimiento de la empresa

Mantener un registro de los procesos que solo conocen unas pocas personas especializadas en hacerlos. De este modo, incluso cuando se marchen, los recién llegados podrán retomar el trabajo fácilmente.

4. Ayuda a mitigar los riesgos y a mantener la coherencia operativa

5. La documentación detallada de procesos

También es una parte vital de las patentes y de la confidencialidad de los nuevos desarrollos.

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Gestión documental  / Contexto / Gestión documental

Gestión documental

La buena gestión documental es un proceso que permite evaluar y determinar la importancia y el valor de los documentos producidos por una empresa en función de su utilidad y relevancia para el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización.

Evaluar y determinar la importancia y el valor de los documentos

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  • Optimizar recursos.
  • Ahorrar espacio.
  • Cumplir con requerimientos legales.
  • Facilitar la toma de decisiones.
  • Conservar el patrimonio documental de la organización.

Al establecer una valoración documental, se pueden identificar los documentos que deben ser conservados a largo plazo y los que pueden ser eliminados, lo que contribuye a optimizar la gestión documental y reducir los costos asociados a su almacenamiento y conservación.

De esta forma, se convierte en una herramienta esencial para evaluar el nivel de producción documental de una empresa y asegurar la eficiencia y eficacia en su gestión.

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Gestión documental  / Contexto / Gestión documental

Alcance

El sistema de gestión documental de los procesos abarca los macroprocesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación de la empresa Frisby S.A BIC y sus unidades de negocio.

Los procesos estratégicos, contempla:

El plan estratégico

Las comunicaciones

Mercadeo

El desarrollo sostenible

Los procesos misionales, contempla:

Cadena de abastecimiento

Operaciones I&D

Los procesos de apoyo, contempla:

Finanzas

Desarrollo humano (Gestión de personas y nómina)

Tecnología

Operaciones - Mantenimiento

Jurídica

Gestión inmobiliaria

Los procesos de evaluación, contempla:

Control interno

Calidad

Otras unidades de negocio, contempla:

Franquicias

Wingz

Fundación Frisby

Sociedad Alfredo Emilio Hoyos Mazuera

Fondo de empleados

Ámbito de aplicación

La política del sistema de gestión documental es de obligatorio cumplimiento y aplicación por cada uno de los procesos que se encuentran identificados en el mapa de procesos de la empresa Frisby S.A BIC y sus unidades de negocio.

Cabe resaltar la importancia de dar a conocer la política y el sistema de gestión documental, garantizando la sistematización, administración y control de la información de cada uno de los procesos en los diferentes niveles (gerencial, administrativo y operacional) y sus unidades de negocio.

Política del sistema de gestión documental de los procesos

La empresa Frisby S.A BIC está comprometida con la sostenibilidad y evolución del modelo de negocio, por lo que adopta las estrategias para gestionar el conocimiento organizacional para comprender cómo se desarrollan e interrelacionan cada uno de los procesos, estableciendo un sistema de gestión documental para la empresa y sus unidades de negocio, con el fin de controlar, organizar, gestionar, transferir y conservar la información generada al interior de la organización.

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Gestión documental  / Contexto / Beneficios

Beneficios

Los beneficios de una buena gestión documental:

Identificar y preservar los documentos importantes:

Permite identificar los documentos que son valiosos y necesarios para el cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa asegurando su preservación a largo plazo.

Mejorar la eficiencia en la gestión documental:

Contribuye a la eficiencia por disminuir la cantidad de documentos que deben ser gestionados, reduciendo los costos asociados con la misma.

Facilitar la toma de decisiones:

Una gestión documental eficiente permite acceder rápidamente a la información necesaria para tomar decisiones importantes, mejorando la productividad y rentabilidad de la empresa.

Reducir el espacio de almacenamiento:

Al eliminar los documentos que no son valiosos, se reduce el espacio necesario para almacenar los documentos, esto reduce costos asociados con el almacenamiento y la gestión de documentos.

Cumplir con los requerimientos legales y regulatorios:

Permite garantizar que los documentos importantes se conserven durante el tiempo necesario para cumplir con los requerimientos legales y regulatorios.

El no tener un correcto orden documental empresarial tiene desventajas legales y patrimoniales:

Presiona las flechas laterales ❮ ❯ para conocer la información.

Incumplimiento de la normativa:

Si una empresa no realiza una evaluación documental adecuada, es posible que no cumpla con los requerimientos legales y regulativos en cuanto a la gestión y conservación de documentos. Esto podría resultar en sanciones o multas por parte de las autoridades competentes.

Responsabilidad legal:

Al no cumplir con los requerimientos legales de gestión y conservación de documentos, puede ser considerada responsable legalmente por la entidad judicial competente. Esto podría resultar en demandas de clientes, proveedores o empleados, lo que podría afectar la reputación y solvencia de la empresa.

Dificultades para la expansión:

Es posible generar dificultades en caso de expandirse, ya que no contaría con la información necesaria para operar el negocio en otros lugares, lo cual acarrearía no solo desventajas legales, sino incurrir en gastos innecesarios.

Una buena gestión documental permite una mejor gestión de la información empresarial.

Reduce los costos asociados y mejora la eficiencia documental.

Siendo esta la columna vertebral de cualquier empresa y la guía para orientar cada decisión y cada paso dado en esta.

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Gestión documental  / Contexto / Trazabilidad documental

Trazabilidad documental

Una parte de la información que maneja la empresa se contiene en los documentos. Por eso es tan importante que los datos recogidos sean de calidad y verídicos. En muchos casos, los documentos pasan por muchos usuarios que pueden realizar su contenido desde su origen.

Por eso, una de las mejores maneras para controlar los datos es realizar lo que se conoce como trazabilidad de la documentación. Es una parte esencial en la gestión documental que recoge el camino seguido por los datos desde que son originados hasta su destino final o archivo.

  • Con la trazabilidad de la documentación se puede lograr, por ejemplo, saber cuál ha sido el proceso de elaboración de una factura y que pasos ha seguido hasta llegar al cliente.
  • Esto es de utilidad en el caso de que se produzcan errores o incidencias para encontrar una solución rápida y eficaz.
  • Esto es especialmente efectivo cuando se realiza una gran cantidad de documentos que además están relacionados entre sí.
  • De esta manera, es fácil que la información sea tratada de manera única y transversal.

En muchas ocasiones, un dato erróneo puede generar una reacción en cadena que afecte a una parte importante de la información.

También es especialmente útil cuando existen varios colaboradores realizando las mismas tareas. De esta manera es posible localizar al colaborador que realizó el documento para conocer cómo se elaboró y comprobar que sigue los estándares de calidad.

En cualquier caso, la trazabilidad de la documentación es más que necesaria para poder tener una gestión documental eficaz.

También es una manera de asegurar que los procesos de la empresa se siguen en temas tan importantes como autorizaciones y revisiones.

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Gestión documental  / Ruta metodológica

Ruta metodológica

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1

Planeación y alistamiento

El equipo responsable revisa la información previa conocida del proceso a documentar, estudia los formatos en los que se contendrá la información para determinar la estructura base de la información requerida y diseña el derrotero de preguntas para contar con un formato de entrevista.

2

Coordinación de agenda de entrevistas

Con el alistamiento de los elementos, se coordina la agenda de entrevistas, primero con Líder del área quien informará sobre el macro del proceso, posterior con los colaboradores claves que intervienen en este. En algunos casos es indispensable realizar entrevistas a personas externas como proveedores.

3

Entendimiento del proceso

Uno de los aspectos claves y relevantes de esta ruta es el entendimiento del proceso e identificación de la entidad que corresponde a cada proceso. Así, como la claridad de cuáles son las entradas, como se desarrolla y cuáles son las salidas o resultados del proceso y quienes intervienen en cada etapa.

4

Sistematización de la información

Una vez sea comprendido el proceso y entrevistadas las personas claves que intervienen, se procede a sistematizar la información recopilada en los formatos que se han definido para ello, y que son:

Caracterización del proceso
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Diagrama de flujo del proceso por responsable
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Manual del Proceso Frisby S.A. BIC
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Simbologia ANSI Diagrama Flujo
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5

Revisión de documentos

Con el diligenciamiento de los formatos en los que se sistematizan los procesos, se continúa con la revisión con el Líder del área para corroborar la pertinencia de la información contenida y ajustar aquellos aspectos que se requieran.

6

Aprobación por equipo base

Por último, se lleva la información para aprobación al equipo base, asegurando que lo descrito, está de acuerdo con el marco metodológico y se cumpla con el objetivo planteado. El proceso continúa con el registro, almacenamiento, distribución y preservación documental, siendo responsable el Líder de gestión del conocimiento.

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Gestión documental  / Conceptos importantes

Conceptos importantes

Definiciones

1. Gestión del conocimiento:​

Es un proceso lógico, organizado y sistemático para producir, transferir y aplicar en situaciones concretas una combinación armónica de saberes, “experiencias, valores, información contextual y apreciaciones expertas que proporcionan un marco para su evaluación e incorporación de nuevas experiencias e información.” (Davenport y Prusak, 2001).

2. Sistema​

Es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí para lograr un mismo objetivo. Los componentes de sistema son:

Entradas: Datos, información, insumos que ingresan al sistema.

Procesos: Cambios que se producen a las entradas para generar salidas, resultados del sistema.

Salidas: Resultados de los procesos realizados en el sistema.

3. Enfoque basado en procesos​

Es una técnica administrativa holística que gobierna la mentalidad y las acciones de una organización. Se debe apreciar como una filosofía de cómo la organización identifica, diseña, ejecuta, mide y controla sus procesos, alineados siempre a su visión, misión y valores. 

4. Mapa de procesos​

Es la representación gráfica de la manera en que se interrelacionan todos los procesos que se desarrollan dentro de la empresa. Funciona como un diagrama de valor en el que se pone de manifiesto la importancia de cada uno de ellos dentro de la maquinaria global de funcionamiento de la compañía.

5. Proceso​

Según la norma ISO 9001 un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

6. Entidad​

Todo aquello que funciona como una unidad, con un objetivo o intereses comunes. En el campo empresarial, una entidad es cada parte de una empresa que forma parte del entorno de esta y que además tiene información relevante para ella. Así, para una empresa, serían entidades los clientes, los proveedores e incluso las facturas. Del mismo modo, la empresa sería una entidad para los clientes y los proveedores, siendo una relación recíproca.

7. Documentación de procesos​

Es un mapa de ruta para la organización. Ayuda a identificar el estado actual de un proceso con el fin de saber cómo mejorarlo. Cualquier tarea que se lleve a cabo más de una vez o que la realicen numerosas personas debe ser documentada.

8. Gestión documental​

Es un conjunto de procesos que se enfocan en la eficiencia del manejo de archivos, por medio de la aplicación de un sistema de estrategias.

9. Trazabilidad documental​

Es el proceso que permite conocer la trayectoria de un documento desde su creación, modificación y entrega al cliente. Gracias a ello, nos permite controlar todas las variaciones en el documento en cualquier momento desde su creación hasta la emisión de la factura.

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