Los medios de pago, son las distintas formas en que los clientes pueden cancelar el producto que desean llevar, los más comunes son Efectivo, Tarjetas débito y crédito; además tenemos la opción de pago con Bonos (De las opciones de redenciones), Crédito, entre otras.

Siempre que se realiza una venta, antes de darle facturar hay que seleccionar el medio de pago que va a usar el cliente para cancelar la cuenta. En el caso de las tarjetas de crédito para venta a la mesa y llevar, el datafono se encuentra conectado directamente al POS, permitiendo interactuar al datafono con el sistema y poder obtener los datos de la tarjeta y aprobación del pago de forma automática.

En el caso de los Bonos, que se aplican usando la opción de redenciones, se usan como medio de pago en los casos de VENTAS REMOTAS, FIESTAS INFANTILES, VENTAS ESPECIALES (PAQUETES) y/o BONOS VARIOS vendidos a empresas y/o personas naturales.

Para los pagos a Crédito, el cliente previamente debe tener autorizado el crédito y las personas autorizadas para realizar retiro de producto del restaurante. Para este caso es importante conocer cada política de entrega de producto de acuerdo con el cliente, la cual se puede resolver con el Jefe de Zona o el departamento de Tesorería con la persona encargada de la cartera.

TRAEMOS LAS DESCRIPCION DE LAS VENTAS EFECTIVO, TARJETAS, VENTA REMOTAS, ESPECIALES, COMBINADAS

Antes de iniciar con el proceso de facturación se debe tener en cuenta que se pueden agregar todos los productos que el cliente indique y a medida que estos se agreguen el sistema automáticamente muestra el valor del pedido.

Al momento de terminar la venta se ingresa al botón de pagos y se muestran las diferentes opciones utilizadas en Frisby.

El proceso finaliza con un pantallazo donde se indica el total de la venta, cuanto se pagó y el cambio y la emisión de la correspondiente factura, como se muestra en la siguiente imagen:

El proceso es igual al de facturación con efectivo, el cambio se presenta al elegir el medio de pago. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Se toma y registra pedido solicitado por el cliente.

2. Después de finalizado el requerimiento del pedido se presiona el botón Pagar para ir a las opciones de pago.

3. Como el pago es con tarjeta de crédito se presiona la opción Pago Total y posteriormente la opción Datafono.

4. Al seleccionar la opción Datafono se abre un cuadro de dialogo con las Redes de Pago disponibles, se señala el tipo: tarjeta de crédito/débito o tarjeta Frisby.

5. Después de verificar la autenticidad de los documentos del cliente, se presiona el botón iniciar para conectar el datafono al sistema, luego se inserta la tarjeta al datafono y debe aparecer un mensaje que dice “Caja Conectando”.

NOTA: Si el pedido se realiza en un restaurante con servicio a la mesa y se va activar el localizador, oprima la opción de pedido y luego seleccione el número de localizador correspondiente, este quedara impreso en la factura que se entrega al cliente.

6. Al conectar el datafono este solicita los últimos 4 dígitos de la tarjeta de crédito y el número de cuotas en que se va a pagar la cuenta.

7. Automáticamente el sistema se conecta con el datafono y sale el número de autorización y el respectivo voucher en el datafono.

8. El sistema carga la información del pago con la tarjeta, se verifica que todo este correcto.

9. El proceso finaliza con la entrega de la factura y el Voucher.

Para hacer este procedimiento lo primero que se debe revisar y asegurar es que el módulo de ventas no esté abierto porque si está activo no deja realizar el proceso.

“Usar datafono automático” quiere decir que el datafono está enganchado, como el proceso es realizar una factura con el datafono desenganchado se selecciona la opción No y oprime Guardar.

Al ingresar de nuevo al módulo de ventas y realizar todo el proceso de pedido de los productos; la opción de datafono esta desactivada al momento de facturar, pero aparecen dos nuevas opciones que son Tarjetas Crédito y Tarjetas Débito.

Se verifica el medio de pago, si fue con tarjeta débito o crédito. Si el pago se realiza con tarjeta de crédito se selecciona la franquicia que aparece en el Voucher.

Esto indica que el Voucher se va ingresar manualmente, se ingresa el valor por medio del sistema.

Son un medio de pago que se aplica por la opción de redenciones usando los códigos suministrados por el cliente o por la tarjeta impresa que el presente.

Entre las opciones que podemos encontrar tenemos:

1. Elegir el tipo de venta y selecciona el pedido solicitado.

2. Al tener el pedido selecciona PAGO: Efectivo y se elimína.

Se dirige e ingresa a la opción redenciones.

3. Se selecciona la opción bonos, digita los dos códigos que llegan en la comanda que indico el Telefrisby y se presiona Aceptar.

4. Por último, se realiza el registro correspondiente y se factura.

Al generarse la factura queda identificada como un bono, lo que significa que el dinero no queda en el cuadre del domicilio ni suma en el cuadre general del restaurante.

Fiestas infantiles, Ventas especiales (paquetes) y/o Bonos varios, en estos casos se debe tener los códigos del BONO para realizar el respectivo registro en el sistema y facturar. Es de anotar que se agregan los productos que el cliente desea y luego se agrega el BONO con los códigos indicados como se muestra en la siguiente imagen:

Se selecciona la opción bonos, digita los dos códigos que llegan en la comanda que indico el Telefrisby y se presiona Aceptar.

Por último, se realiza el registro correspondiente y se factura.

Este proceso se realiza cuando se paga en efectivo y con otro medio de pago como tarjeta débito o crédito, bono u otra combinación posible. A continuación, se mostrará el pago con tarjeta de crédito y efectivo:

1. Se toma y registra el pedido. Si todo esta correcto se procede a realizar el pago con Tarjeta de crédito.

Para efectuar el pago con la Tarjeta de crédito se elige la opción Datafono.

2. Se realiza todo el proceso de pago con tarjeta de credito como se describio anteriormente.

3. Para terminar el proceso con el pago en efectivo seleccione la opción Pago Total Efectivo y queda cargado en el sistema los pagos realizados con Tarjeta de crédito y efectivo.

Por último, se realiza el registro y facturacorrespondiente.

La opción cambiar medio de pago se usa para cambiar el medio de pago de una factura ya generada. Se usa únicamente en los restaurantes que tienen servicio a domicilio o servicio a la mesa con auxiliar de salón.

En el caso de los domicilios, todos los pedidos se cargan en el sistema con el medio de pago EFECTIVO, cuando son ventas remotas o créditos el cambio del medio de pago se realiza antes de generar la factura como se explicó anteriormente, pero en el caso que los clientes cancelan con tarjetas, se debe hacer un cambio posterior a la factura ya que fue generada en efectivo, pero el cliente uso otra forma de pago.

Igual en el caso de los restaurantes que prestan servicio a la mesa con auxiliar o vendedor de salón, el cliente habitualmente indica pagar de una forma y posteriormente lo hace de otra. Se recomienda realizar los cambios en el momento que se presenta para no acumularlos y que posteriormente se pueda olvidar realizarlo ocasionando un faltante en el cuadre.

Se debe tener en cuenta que para hacer cualquier proceso siempre se debe estar en la opción de inicio para ingresar con el usuario correspondiente.

1. Buscar el pedido con el número de la factura.

2. Se verifica el valor del voucher con el del sistema, estos deben coincidir para realizar la transacción, al final presione la opción Pago Total.

3. Se revisa el voucher para conocer el medio de pago con que se realizó el pedido.

4. Si el pago se realizó con tarjeta de crédito, selecciona la franquicia correspondiente y digita el número de aprobación que se encuentra en la parte superior del voucher seguido de las letras APRO y luego presiona Aceptar.

5. Revisar en la parte de Nuevo Pago que se haga efectivo el tipo de pago y se presiona la opcion cambiar.

NOTA: Siempre se debe validar que el precio del voucher coincida con el de la factura.

Cabe resaltar que en esta opción se puede usar los pagos combinados, es decir, agregar dos medios de pago diferentes siempre y cuando sumen el valor total de la factura.

Los recibos de caja son la opción que se usa para recibir efectivo en el restaurante por un concepto diferente a la venta de un producto.

En este módulo, es obligatorio siempre seleccionar un cliente, el tipo de recibo con el valor del dinero que se está recibiendo y en observaciones del caso (Debe especificarse lo más claro y breve posible sobre todo en el caso de las ventas remotas y los anticipos).

De acuerdo con el concepto por el que estemos recibiendo el dinero, se selecciona un tipo de recibo de caja, en la actualidad tenemos 5 tipos los cuales veremos a continuación:

Se usan para recibir el dinero correspondiente a una venta remota, ya que del restaurante donde se recibe el dinero NO entregará el producto, solo recibirá el dinero. También se utiliza para recibir adelantos o anticipos de ventas especiales o paquetes. En este caso, el sistema genera fuera de las 3 copias del recibo de caja, un documento adicional llamado BONO que contiene los 2 códigos que se usará para redimirlo.

Cuando es una venta remota, esos códigos se suministran al Call Center, cuando es un anticipo, el restaurante conserva el BONO hasta el momento que se factura el producto ya que ese bono se agrega a la factura como medio pago.

Los recibos de caja correspondientes a una venta remota se realizan de la siguiente manera:

Los tres recibos se distribuyen de la siguiente manera:

Adicional a los recibos, se debe tener el bono que contiene los códigos para poder facturar la venta remota en el restaurante donde van a llevar el pedido.

El tercer recibo y bono se deben pegar y tener en el restaurante para revisión de Control Interno o por si se presenta alguna novedad.

Este tipo de recibe permite generar un abono a una cuenta de un cliente que tiene cuenta crédito con la empresa y tiene un saldo pendiente de pago. Para generar un recibo de caja a través de esta opción, lo primero que se debe hacer es generar un estado de cuenta. Por lo tanto, se ingresa a la opción clientes para consultar el estado actual del cliente y proceder con el recibo de caja abono a cuenta.

Los abonos a cuenta se realizan de la siguiente manera:

Los tres recibos se distribuyen de la siguiente manera:

Este tipo de recibo se usa para vender las tarjetas BONO REGALO de cinta magnética que se muestran a continuación.

Para generar una anulación siempre se debe tener la factura de venta original, completa y en perfecto estado, adicionalmente el Asistente de Administración que la genero debe tener aún abierta la caja en el turno que genero esa factura, es decir una factura no se puede anular con otro cuadre de caja o con otro usuario. Si esta situación se presenta se debe pedir autorización al área de Control Interno y la anulación se realizará por otra opción que se describe más adelante.

Al presionar esta opción aparece el siguiente cuadro:

Para iniciar la anulación de la factura se debe ingresar el número de la misma, se debe tener en cuenta que se toma el número que inicia después del guion sin tener en cuenta el prefijo del restaurante.

Se digita el número de la factura, el valor, el tipo de anulación y luego se oprime el botón ANULAR.

Si la factura fue en efectivo o bonos empresa, el sistema simplemente después de confirmar, anula la factura, pero si la factura fue generada con tarjeta débito o crédito se debe seguir el proceso de anulación del voucher.

El sistema muestra un cuadro de dialogo indicando la confirmación de la anulación de la factura.

Al oprimir esta opción, se muestra el instructivo para realizar el enganche o desenganche del datafono.

El datafono se desengancha porque se presentan inconvenientes entre el sistema y el datafono, también puede ser porque el datafono no tiene banda ancha y no genera conexión con la tarjeta. También se describe el proceso de anulación de factura.