PAR
Significa que conteo es Parcial y sólo aplica para los Conteos Diarios.
Logística / Lección 1: Manejo de Inventarios
Manejo de Inventarios
INVENTARIOS EN FRISBY
Son todos aquellos elementos del costo, que permiten la operación de venta de los restaurantes y que se ajustan a las frecuencias de surtido.
Regla de oro de los inventarios: Los movimientos en el sistema de inventarios se hacen sólo acordes al movimiento físico de los productos.
CLASIFICACIÓN DE INVENTARIOS
Clasificación de inventarios
Clasificación de inventarios
CONTEO FÍSICO DIARIO
Este inventario debe ser realizado a primera hora antes de empezar cualquier operación en el restaurante y se digita lo correspondiente a lo contado físicamente.
“Solo se cuentan los productos que de acuerdo a la visión empresarial se le debe realizar control diario”.
Todos los inventarios se deben digitar en el sistema POS, a continuación se describe como se debe realizar el proceso:
1. Ingresa a la opción MENÚ
2. El sistema despliega diferentes opciones, selecciona la opcion INVENTARIOS ubicando el cursor sobre este y da clic.
3. Da clic a la opción CONTEO FÍSICO
4. Da clic a la opción CONTEO DIARIO, verifica Tipo, Estado y Acción antes de ingresar digitar.
5. Ingresa a Digitar.
6. Digita inventario diario antes de iniciar cualquier operación. Solo se cuentan los productos a los cuales se les debe realizar control diario.
7. Da clic en CERRAR, tener en cuenta que se deben validar las cantidades digitadas, ya que después de cerrar no se podrán realizar modificaciones.
8. Valida el cambio de estado de la plantilla de CRE a APR.
TIPO, ESTADOS Y ACCIONES DEL CONTEO DIARIO
TIPO 1
ESTADOS
CRE
Significa que el inventario fue creado pero que no ha sido grabado y cerrado.
APR
Significa que el conteo diario fue digitado, guardado y Aprobado.
ACCIÓN
CHK
Significa que el inventario a sido digitado y chequeado, no afecta el saldo que se tiene en Kardex.
CONTEO FÍSICO SEMANAL
1. Ingresa a la opción MENÚ
2. El sistema despliega diferentes opciones, selecciona la opcion INVENTARIOS ubicando el cursor sobre este y da clic.
3. Da clic a la opción CONTEO FÍSICO.
4. Da clic a la opción CONTEO SEMANAL.
5. Da clic a la opción Inventario físico semanal, verifica Tipo, Estado y Acción antes de ingresar a Dígitar.
6. Digita inventario semanal antes de iniciar cualquier operación. Se deben contar todos los elementos de Materia Prima y Suministros con los que cuenta el restaurante.
7. Da clic en CERRAR, tener en cuenta que se deben validar las cantidades digitadas, ya que después de cerrar no se podrán realizar modificaciones.
TIPO, ESTADOS Y ACCIONES DEL CONTEO SEMANAL
TIPO 1
SMA
Significa que conteo es Semanal y sólo aplica para los restaurante que se encuentran en la UCI.
ESTADOS
CRE
Significa que el conteo fue creado pero que no ha sido digitado y grabado.
APR
Significa que el conteo semanal fue digitado, guardado y Aprobado.
ACCIÓN
CHK
Significa que el conteo a sido digitado y chequeado, no afecta el saldo que se tiene en Kardex.
CONTEO FÍSICO MENSUAL
1. Ingresa a la opción MENÚ
2. El sistema despliega diferentes opciones, selecciona la opcion INVENTARIOS ubicando el cursor sobre este y da clic.
3. Da clic a la opción CONTEO FÍSICO.
4. Da clic a la opción CONTEO MENSUAL, verificar Tipo, Estado y Acción antes de ingresar a Dígitar.
5. Dígita Conteo Mensual antes de iniciar cualquier operación. Se deben contar todos los elementos de Materia Prima y Suministros con los que cuenta el restaurante.
6. Da clic en CERRAR, tener en cuenta que se deben validar las cantidades digitadas, ya que después de cerrar no se podrán realizar modificaciones.
7. Da clic en AJUSTAR, esta opción modifica las cantidades actuales del Kardex por las cantidades digitadas, las cuales corresponde al conteo físico realizado.
8. Valida el cambio de estado de la plantilla.
TIPO, ESTADOS Y ACCIONES DEL CONTEO MENSUAL
TIPO 1
TOT
Significa que conteo es Total y aplica para los conteos mensuales.
ESTADOS
CRE
Significa que el conteo fue creado pero que no ha sido digitado y grabado.
APR
Significa que el conteo semanal fue digitado, guardado y Aprobado.
ACCIÓN
DEF
Significa que el conteo a sido Definitivo de esta manera se nivelaran las cantidades que tiene SIPO con las del conteo fisico. afecta el saldo del Kardex.
EXPLICACIONES DE DIFERENCIAS
Las diferencias más representativas deben ser revisadas y explicadas al área de inventarios y franquicias, hasta el día 2 de cada mes siguiendo los siguientes lineamientos:
SEPARAR LOS CONCEPTOS
- Solo colocar que digitaron y cuál es el valor real.
- Cantidades que no fueron digitadas son excepciones.
- Este concepto no se tiene en cuenta a menos que se establezca que sea un caso específico.
ERRORES DE DIGITACIÓN Y MALOS CONTEOS
BAJAS, OBSEQUIOS
CAMBIOS NO REALIZADOS
FLUJO DE INVENTARIOS
El Éxito de un asistente de administración es saber manejar el juego de inventarios o corte de inventarios para buscar diferencias y administrarlas.
- INVENTARIO
INICIAL
La mercancía física con la que se inicia el período.
- ENTRADAS
Las compras, traslados de bodega y otros restaurantes, los cambios de producto.
- SALIDAS
Las ventas, dados de baja, traslados, cambios de producto y obsequio a clientes.
- INVENTARIO
FINAL
La mercancía que físicamente se tiene en el restaurante.
Ejemplo
INVENTARIO INICIAL
Es el mismo inventario final del mes anterior.
ENTRADAS
Se registran todas las transacciones de entrada 01-02-07-12-21
INVENTARIO INICIAL
Se registran todas las transacciones de salida 03-04-08-11-13-14-20-23-50-51
INVENTARIO FINAL
Este es el resultado de la operación anterior, por lo que es un teórico
SALDO DIGITADO DE INVENTARIO FISICO
Se registra en el sistema la cantidad real que se contó.
| INVENTARIO INICIAL | PARA TENER EN CUENTA CUANDO SE DIGITAN LOS MOVIMIENTOS | |
| + | + | + |
| ENTRADAS | Cuando una entrada en el sistema se digita con una cantidad mayor a la real física se genera un "FALTANTE" | Cuando una entrada en el sistema se digita con una cantidad menor a la real física se genera un "SOBRANTE" |
| - | - | - |
| SALIDAS | Cuando una salida en el sistema se digita con una cantidad mayor a la real física se genera un "SOBRANTE" | Cuando una salida en el sistema se digita con una cantidad menor a la real física se genera un "FALTANTE" |
| = | = | = |
| INVENTARIO FINAL | ||
| SALDO DIGITADO DE INVENTARIO FISICO | Cuando en el sistema se digita una cantidad mayor a la real física se genera un "SOBRANTE" | Cuando en el sistema se digita una cantidad menor a la real física se genera un “FALTANTE” |
Flujo de inventarios
Flujo de inventarios
TRANSACCIONES UTILIZADAS EN EL RESTAURANTE
| No. | DESCRIPCIÓN | EXPLICACIÓN | CUANDO SE DIGITA | BODEGA ORIGEN | BODEGA DESTINO |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Entrada Proveedor | Se graban las compras hechas por el Restaurante. Si la compra es de contado se debe hacer por la opción de compras por restaurante y si es a crédito (ej. Postobón) se hace por la opción compras por oficina. Esta transacción es automática es decir que no se digita si no que el sistema cada vez que el restaurante ingresa las compras se genera automáticamente en comprobantes de inventarios. | Cuando el proveedor entrega mercancías a cada Restaurante. Todas las compras
deben ir registradas en el mismo mes es decir una factura que se quedó sin
ingresar se debe enviar con una explicación a Pereira.
NOTA: No está autorizado ingresarla el mes siguiente. |
999 | El mismo restaurante |
| 2 | Entrada traslados | Ingresa mercancías (materia prima, material de empaque, suministros) trasladados de otro almacén o bodega, con código de Inventario. Esta transacción es automática es decir que no se digita si no que el sistema cada vez que el restaurante recibe los traslados se genera automáticamente en comprobantes de inventarios. | Cuando llegan productos físicamente de otro restaurante o bodega. | La bodega o restaurante que despacho. | El Restaurante que recibió |
| 3 | Salida traslados | Descarga materias primas o material de empaque con destino a otro almacén o
bodegas, con código de Inventario. NOTA: SI SE TRASLADAN PRODUCTOS DEL GASTO
no se descarga del almacén origen por lo tanto lo que se debe hacer es que
le retornen el producto nuevamente. Esta transacción se digita por la opción
de comprobantes de inventario. NOTA: Todos los elementos que se trasladan físicamente se deben trasladar en el sistema incluyendo el ACEITE QUEMADO. |
Cuando salen físicamente productos hacia otros restaurantes o bodegas. | El restaurante que despacha. | El restaurante o bodega que va a recibir el traslado. |
| 4 | Dados de Baja | Descarga productos con mala presentación o dañados, no cumplen con la
calidad requerida. Se puede dar:
• Para materias primas Ej.: Pollo que se descompone, frijoles que se vinagran. Esta transacción se genera una vez, en el restaurante por la opción de transacciones digita el producto a dar de baja. • Para productos elaborados: Ej. Pollo frito que se cae al piso, para este tipo de bajas se crean códigos especiales que descargan estructuras "IMPORTANTE" no se pueden dar de baja los códigos de venta porque este incluye material de empaque y otras materias primas que no es real que se estén dando de baja en ese momento. Esta transacción se hace por la opción de transacciones con códigos de venta. |
Cuando se destruyen: materias primas productos terminados. (Si no está el código creado se debe solicitar a estructuras que se cree y solo se recibe esta solicitud por parte del jefe de zona). | El restaurante que está generando la transacción. | El restaurante que está generando la transacción. |
| 7 | Entrada procesos | Esta se debe utilizar solamente:
• Cuando se genera un cambio en el momento de la venta. (Estas cantidades deben coincidir con el equivalente al cambio por la transacción 08). • Cuando se ingresa el aceite quemado. |
Todos los días al finalizar la labor deben estar digitados estos cambios "NO A FIN DE MES". Cuando se cambia el aceite de las maquinas | El restaurante que está generando la transacción. | El restaurante que está generando la transacción. |
| 8 | Salida procesos | Esta se debe utilizar solamente:
• Cuando se genera un cambio en el momento de la venta. (Estas cantidades deben coincidir con el equivalente al cambio por la transacción 07). |
Todos los días al finalizar la labor deben estar digitados estos cambios "NO A FIN DE MES". | El restaurante que está generando la transacción. | El restaurante que está generando la transacción. |
| 11 | Salida Otros consumos. | Descarga materias primas o elementos que tienen estructura y siempre deben
estar autorizados, solo se da para 3 casos:
• Ventas de productos autorizados (SOLO POR EL DIRECTOR REGIONAL) porque no se alcanzan a vender antes de su vencimiento para este caso se hace una factura manual, el precio se pide a costos y presupuestos, se imprime el soporte, se le pega a la factura y se envía a contabilidad, copia a auditoria. Ej. pollo crudo. • En el momento de realizar la trazabilidad de producto, este está autorizado por el ADMINISTRADOR quien es el responsable directo ante calidad. En este caso solo se pueden utilizar los códigos que están creados para tal fin que descargan estructuras. No pueden digitar códigos de venta ya que estos descargan empaques y no es real. • En el momento que un funcionario de calidad o desarrollo de nuevos productos requiera materias primas para realizar una demostración o prueba. En este caso deben llamar a inventarios a pedir que les habiliten la opción para digitar esta transacción. |
Se debe realizar en el momento que se realiza el movimiento del producto físicamente. | El restaurante que está generando la transacción. | El restaurante que está generando la transacción o el área que solicito las materias primas o empaques. |
| 12 | Entrada/traslados producto con Código de venta. | Esta es automática, se ingresan cuando llegan productos terminados de otro restaurante por la opción de recibir pedidos o traslados. NOTA: Importante tener en cuenta que en esta opción le aparecen son las materias primas que descarga la estructura no el producto terminado. | Al momento en que llegue físicamente el producto terminado que le traslado el otro restaurante. | El restaurante que despacho. | El restaurante que recibe. |
| 13 | Salida de producto Código de venta. | Se digitan cuando se va a trasladar productos terminados hacia otro almacén, se digita por la opción de transacciones por códigos de venta y se debe poner es el código de venta a trasladar. | Al momento de salir físicamente el producto terminado del restaurante. | El restaurante que está generando la transacción. | El restaurante al cual se le está realizando el traslado. |
| 14 | Obsequio a clientes. | Salida de productos que se entregan a los clientes en calidad de obsequio. Solo está autorizado empaques y salsas. | Esta se debe hacer cada que se surten los obsequios en los espacios asignados para estos. "NO A FIN DE MES" | El restaurante que está generando la transacción. | El restaurante que está generando la transacción. |
| 20 | Salida por órdenes de producción. | Salen todas las materias primas y empaques que se utilizaron para realizar baches de producto. | Esta transacción es automática resultado de la 21. | El restaurante que está generando la transacción. | El restaurante que está generando la transacción. |
| 21 | Entrada por orden de producción. | Se entra el producto que resulto después de un proceso de transformación de varias materias primas y empaques. | Se realiza una vez se realiza bache de producción, si se digita mal la cantidad automáticamente la T20 queda errada. | El restaurante que está generando la transacción. | El restaurante que está generando la transacción. |
| 23 | Devolución a proveedores. | Se le da salida a toda aquella mercancía que se devuelve al proveedor. Siempre debe ir acompañada de un fallo de calidad. Esta transacción pide NIT del tercero. | Cuando el proveedor va a recoger la mercancía que ha sido rechazada por algún motivo. | El restaurante que está generando la transacción. | 999 |
| 50 | Salida por Ventas | Transacción automática del sistema cuando. Se efectúan ventas con cualquier TIPO de pago. | Automáticamente cuando se factura. No permite movimientos manuales. | El restaurante que está generando la transacción. | El restaurante que está generando la transacción. |
| 51 | Salida por Ventas Código de Ventas. | Se digita cuando se emite facturación manual a los clientes, Solo está
autorizada por daño de computador, problemas con el programa o que no haya
energía.
IMPORTANTE: Si se realiza esta transacción no se puede ingresar a realizar la venta en el sistema, ya que emite factura y esto sería doble facturación, lo que es sancionable por la DIAN. |
Al momento de tener dispuesto el sistema para digitar las facturas manuales. | El restaurante que está generando la transacción. | El restaurante que está generando la transacción. |
COMO ANULAR UN DOCUMENTO
Si se comete algún error en las transacciones anteriormente mencionadas, se llama a inventarios y se solicita la activación para anulación, una vez este lo habilite se trae o llama la transacción para que actualice la información. A continuación se detalla el paso a paso de lo que se debe realizar:
1. Ingresa la opción WEB en sistema SIPO.
2. Da clic en la opción MENU.
3. El sistema despliega diferentes opciones, selecciona la opción COMPROBANTES ubicando el cursor sobre este y da clic.
4. Dentro de la opción COMPROBANTES, selecciona el item "Anular Documento de Inventario".
5. Selecciona el tipo de comprobante que se desea ANULAR.
6. Selecciona el documento que se desea ANULAR, se debe dejar explicación del motivo de la anulación.
7. El sistema genera mensaje de confirmación de registro anulado y cambia el estado del documentoa "ANU".
COMO CONSULTAR UN DOCUMENTO DE INVENTARIO
Para consultar un documento de inventario se debe realizar el siguiente proceso:
1. Ingresa a la opción MENU.
2. El sistema despliega diferentes opciones, selecciona la opción COMPROBANTES ubicando el cursor sobre este y da clic.
3. Dentro de la opción COMPROBANTES, selecciona el item "Consultar Documento de Inventario".
4. Da clic sobre el comprobante que desees CONSULTAR.
5. Selecciona el documento que se desees REVISAR.
6. Verifica que productos y cantidades fueron trasladadas.
COMO CREAR UN DOCUMENTO DE INVENTARIO
Para crear un documento en inventario se deben realizar los siguientes pasos:
1. Ingresa la opción WEB en sistema SIPO.
2. El sistema despliega diferentes opciones, selecciona la opción COMPROBANTES ubicando el cursor sobre este y da clic.
3. Dentro de la opción COMPROBANTES, selecciona el item "Crear Documento de Inventario".
4. Selecciona el tipo de comprobante que deseas CREAR.
5. Da clic en la opción ADICIONAR.
6. Completa los campos obligatorios en el Documento de Inventario para que el sistema le permita continuar.
7. Da clic sobre la descripción del documento creado para adicionar el elemento.
8. Da clic en ADICIONAR.
9. Selecciona el producto que desees trasladar.
10. Completa los campos requeridos para adicionar el elemento satisfactoriamente.
11. Por último, aparecerá un mensaje que indica que el producto fue agregado satisfactoriamente.
MANEJO DE GASEOSA LÍQUIDA
La gaseosa cilindro es uno de los productos más importantes para la compañía, por su volumen de ventas, su importancia en el acompañamiento de nuestro producto estrella el pollo frito y su costo. Es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
Recepción de pedidos
La persona que recibe el pedido debe conocer y diferenciar los productos que entrega el proveedor y VERIFICAR las cantidades escritas en la factura como las recibidas físicamente. Además debe percatarse de que las cajas tengan el sello que garantiza la calidad y contenido del producto.
Ingreso de compras
Al momento de ingresar la compra de gasesosa en cilindro. Se debe tener en cuenta las conversiones a realizar:
| PRESENTACIÓN | CANTIDAD EN LITROS | CANTIDAD EN KILOS NETA SIN CAJA | EQUIVALENCIA EN UNIDADES DE 16 ONZAS |
|---|---|---|---|
| Bag in Box grande | 18.93 | 24 | 240 unidades |
| Bag in Box pequeño | 10.66 | 13.5 | 135 unidades |
| Pet 1.5 (familiar) | 4 unidades por botella |
INVENTARIOS
- Los inventarios son una de las variables más importantes para el buen manejo del producto. Para realizarlos de manera adecuada se debe: Tener la báscula calibrada y en buen estado.
- Al hacer el inventario se pesan las cajas junto con jarabe por lo cual se le debe descontar el peso de la caja:
- Bag in box 18.93 se le descuenta 1 kilo del peso de la caja.
- Bag in box 10.66 se le descuenta 0.5 kilo del peso de la caja.
- La cantidad que se digita en el inventario final es solo la del peso del jarabe (excluyendo el peso de la caja). Cada kilo equivale de jarabe corresponde a 10 vasos de gaseosa de 16 onzas.
| PRESENTACIÓN | PESO TOTAL EN KILOS | PESO (CAJA) VACÍO EN KILOS | PESO NETO JARABE EN KILOS | CONTENIDO EN LITROS |
|---|---|---|---|---|
| Bag in box grande | 25 kilos | 1 kilo | 24 kilos | 18.93 litros |
| Bag in box pequeña | 14 kilos | 0.5 kilos | 13.5 kilos | 10.66 litros |
La cantidad que se digita en el inventario final de la gaseosa Pet 1.5 es de 4 unidades por botella.
Reparaciones de los dispensadores
En el momento de ocurrir un daño en el dispensador de gaseosa, el restaurante debe informar rápidamente al proveedor para que haga la correspondiente reparación, el no hacerlo puede influir en la calidad del producto y en las diferencias de inventario (en el caso de daño de válvulas y descalibración).
DISPENSADOR MR TEA Y JUGOS HIT
- Bag In Box Mr. Tea llena 127 Unidades
- Bag In Box Jugo HIT llena 152 Unidades
| BIB MR TEA | BIB JUGO HIT | |
|---|---|---|
| No onzas X Bag In Box | 2028 | 2436 |
| Dividido | / | / |
| Vaso 16 Oz | 16 | 16 |
| Valor en unidad caja llena | 127 | 152 |
Manejo de gaseosa líquida
Manejo de gaseosa líquida
DEVOLUCIONES
- PAPA: El producto no puede estar descompuesto, debe ir marcado con tira identificadora Roja con la cantidad de producto y nombre del restaurante. El transportador recibe unidad cerrada en costales (en el mismo empaque que la reciben) con lascantidades indicadas por el restaurante y esa misma cantidad devuelve al proveedor. Se requiere el soporte del Fallo de Calidad un día antes de la devolución física a la bodega por la plataforma Binaps para poder ser aceptada por la bodega.
- PRODUCTOS PERECEDEROS: El producto no puede estar descompuesto, debe ir marcado con tira identificadora roja con la cantidad de producto y nombre del restaurante. El transportador recibe las cantidades exactas ejemplo 5 pollos, el conductor verifica lo que está recibiendo y firma. Requieren de soporte de fallo de calidad.
- CANASTILLAS: Para devolver siempre deben estar limpias y hacer documento identificando si es canastilla grande, mediana o pequeña y hacer firmar con nombre legible y cédula del conductor. IMPORTANTE: Tener presente que entregar canastillas sucias puede causar contaminación cruzada a los restaurantes siguientes ya que el camión lleva producto y se puede incurrir en sanciones legales en caso de ser retenido por las entidades de control gubernamentales.
- ELEMENTOS PROMOCIONALES: Para devolver elementos promocionales de avería solo se reciben en el empaque original y siempre debe ir con tirrilla marcada con el restaurante motivo de la devolución y cantidad a devolver. Se requiere el soporte del Fallo de Calidad un día antes a la devolución física a la bodega por la plataforma Binaps para poder ser aceptada por la bodega. IMPORTANTE: Los elementos promocionales de exhibición no se devuelven, cuando se termina la campaña darle de baja y rifarlos entre los colaboradores.
ELABORACION DE NO CONFORME EN LA PLATAFORMA BINAPS
Para la elaboración de un NO CONFORME en la plataforma BINAPS, se debe seguir los siguientes pasos:
Elaboración de no conforme en la plataforma
Binaps
Elaboración de no conforme en la plataforma Binaps
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