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Control Interno / Lección 4: Protección del ingreso

Manejo del efectivo

RECAUDOS PARCIALES

Cuando tenga más de 2 s.m.m.l.v debe consignar, diligencie la planilla de recaudos parciales (FRMAC04.1), siempre y cuando deba delegar la responsabilidad de la custodia y consignación del dinero al administrador, de lo contrario sólo se hace el registro en SIPO.
Efectúe recogidas parciales de ventas a los domiciliarios. Asegure que solo portan el dinero base suficiente para las vueltas de los clientes. Recuerde contar el efectivo recibido y valide la autenticidad del dinero.
Registre en SIPO cada entrega parcial de dinero que recibe de los domiciliarios.
Solicitar el acompañamiento de un testigo cuando realice arqueo, consigne brinks, entregue dineros a la transportadora y anule facturas.

PROCESO DE CONSIGNACIÓN

Proceso de consignación

Proceso de consignación

CUSTODIA Y CONSIGNACIONES EN CORPORACIÒN

Una vez haya registrado las recogidas parciales a asistentes administrativos y domicilios siga estos pasos:

Guarde el dinero en la caja fuerte. No lo mezcle con el dinero del fondo fijo.

IMPORTANTE

Procure consignar en la corporación 2 veces al día, una consignación parcial en la tarde después del primer turno laborado y otra al cierre o al día siguiente antes de las 11:00 a.m.

Mantenga la caja fuerte cerrada todo el tiempo.

Al cierre del restaurante y al momento de efectuar el arqueo del fondo fijo incluya el dinero de las ventas del día en el espacio destinado en la agenda administrativa.

Si consigna en Brinks sólo registre el monto del fondo fijo.

Verifique el dinero de ventas dejado la noche anterior. Confronte el monto contra el valor registrado como “consignación banco” del informe de ventas del día anterior y efectúe la consignación en el banco correspondiente.

Si el monto disponible difiere del valor registrado en el informe, comuníquese inmediatamente con el Jefe de Zona para hacer las actas correspondientes y aclarar lo sucedido.

Fuente: http://www.elespectador.com/sites/default/files/2a5b60ccbd70e7c5a1cf52e012755aa4.JPG

Al hacer la consignación, evite ir con el uniforme de la empresa. Si el monto a consignar supera los 5 salarios mínimos, solicite compañía de otro colaborador o solicite la escolta del centro comercial.

Fuente: http://3.bp.blogspot.com/- xcAtaD5qdU/UVof9TOaY3I/AAAAAAAAAEs/rJAfhZhe5bs/s1600/contandodinero.jpg

Al entregar el dinero al cajero del banco, observe el movimiento del efectivo todo el tiempo, verificando que sea contado sobre la mesa.

Verifique que el comprobante que le entregan tiene la firma y el sello del cajero, al igual que la fecha de consignación y el monto registrado corresponde a los datos reales, en especial revise que el número de cuenta corresponde a la de FRISBY S.A.

Tome copia del comprobante.

Anexe el original del comprobante al informe de ventas.

Anexe copia del comprobante al informe de ventas que se archiva en el restaurante en el archivo fiscal.

CONSIGNACIÓN BANCO DE OCCIDENTE EN CAJAS DEL EXITO

Para los Restaurantes que consignan en esta modalidad, se les envía una TARJETA RECAUDO CÓDIGO DE BARRAS del Banco de Occidente con la cual deben realizar el proceso de consignación, la consignación NO SE REALIZA en el Banco de Occidente sino en las CAJAS REGISTRADORAS DEL ÉXITO, Para esto seguir los siguientes pasos:

Contar el valor a consignar en efectivo.
Tomar la Tarjeta de Recaudo Código de Barras y dirigirse a una caja del Éxito.
Presentar la Tarjeta de Recaudo en la caja del Éxito y entregar el efectivo.
Guardar la Tarjeta de Recaudo en la Caja Fuerte.
Anexar el comprobante al Informe de ventas que se envía a Contabilidad y dejar copia para control en el Restaurante.
El cajero entrega dos comprobantes de la transacción; Verificar en el comprobante entregado que quede a nombre de Frisby S.A y que el valor registrado sea el valor entregado.

INFORMACIÓN PARA TENER EN CUENTA

El convenio es con el Banco de Occidente pero el recaudo se hace únicamente en las cajas del Éxito.
Solo se recibe efectivo (Hasta $9.999.999 Máximo por transacción).
Cada Tarjeta de Recaudo es exclusiva de cada restaurante, por lo tanto no se puede prestar entre restaurantes.
En caso de pérdida de la Tarjeta de Recaudo se debe pagar $50.000 y hacer el respectivo informe a Control Interno para su reposición.
Se puede hacer la consignación en cualquier horario mientras esté abierto el almacén Éxito, hasta las 8:00 P.M; sin embargo por política interna se establece realizar la consignación de la venta del primer turno, el mismo día en horario de 3:00 P.M a 5:00 P.M y hacer otra consignación al día siguiente antes de las 11:00 A.M del dinero de la venta restante del día anterior.
Se deben realizar consignaciones diariamente, pues el éxito recibe el dinero todos los días de la semana, incluidos domingos y festivos.
Al registrar la consignación hacerlo al Banco de Occidente.

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Fondos fijos en restaurante

Todo restaurante, tiene asignado un fondo en efectivo, el cual solo puede destinarse para mantener menuda y para pagar los gastos autorizados. Dicho monto está contabilizado en la cuenta contable 11051001, y cargado a cada restaurante mediante la relación con el Centro de Costo asignado.

IMPORTANTE

La persona encargada de la caja debe garantizar el adecuado manejo del fondo fijo, el cual es destinado para sufragar los gastos autorizados en los restaurantes y la disponibilidad de menuda para dar las vueltas a los clientes.

MANEJO DEL FONDO FIJO

El fondo disponible debe permanecer en la caja fuerte destinada para ello. Durante la operación del restaurante se tiene autorizado el siguiente manejo para el dinero del fondo fijo:

Manejo de fondo fijo

El administrador y/o cajero garantizara que se tiene el valor de fondo fijo en la denominación requerida para dar las vueltas a los clientes.

Cuando se retira dinero para cambio, se elaborará un recibo de caja menor a nombre del colaborador responsable de efectuar el procedimiento. No se entregará dinero para cambio a terceros si no se recibirá el dinero sencillo en el mismo instante. Una vez se reciba el dinero sencillo, este deberá ser contado y separado por denominación y monto, empacado en bolsa y rotulado.

INCREMENTO DEL FONDO FIJO POR TEMPORADAS O DEFINITIVO

INFORMACIÓN PARA TENER EN CUENTA

La autorización la realizará directamente los jefes de zona, mediante la firma del recibo de caja que se genera al momento de separar el dinero requerido, como soporte de la transacción y el cual debe ser adjuntado a los documentos soporte del informe de ventas del día en que se retiene.

El Jefe de zona envía correo al área de Control Interno, Sistemas y Contabilidad informando a partir de qué fecha se incrementara este fondo fijo y cuál será el nuevo monto asignado para que se ajuste ese valor para ese día en SIPO y no genere diferencia en el informe de ventas.

IMPORTANTE

El valor del monto autorizado no generará ni faltante ni sobrante en los informes de venta respectivos de acuerdo a instrucciones realizadas en el sistema.
En los arqueos diarios se debe relacionar el dinero de la sobre base.

El jefe de zona analizará la solicitud del aumento y solo autorizará la sobre base estrictamente a los restaurantes que lo requieran por aumento de sus operaciones en las temporadas predeterminadas. En caso de ser autorizado, el administrador y/o asistente de administración deberá:

Elaborar recibo de caja y anexarlo como soporte al informe debidamente firmado.

Todo el proceso se debe registrar en el sistema SIPO, para que el restaurante no refleje ningún faltante. Los movimientos en el sistema se realizarán para que no genere diferencias en los informes de ventas (cuando se aumente y cuando se vuelva a la base predeterminada si es el caso), los cuales se realizan de acuerdo al tipo de consignación que realice cada restaurante, como se indica a continuación:

CONSIGNACIÓN CORPORACIONES

Si los restaurantes consignan directamente en corporación, no deben realizar ningún proceso especial en el sistema.

CONSIGNACIÓN BRINKS

Los restaurantes que realizan este tipo de consignación, deberán realizar lo siguiente:

Cuando se va a SACAR el incremento del fondo fijo:

1. Retire el valor en que aumentarán la base de las ventas (de la caja registradora) y hacen una entrega parcial a CAJA FUERTE.
2. El cierre de restaurante no cambia, es decir, ellos cerraran con el valor que tenga en caja fuerte, que debe ser igual a la nueva base.

Cuando se va a DEVOLVER el incremento del fondo fijo:

1. Realice una CONSIGNACIÓN BASE BRINKS por el valor que van a devolver, esto genera un sobre BRINKS (Deben tener caja abierta).
2. El cierre de restaurante no cambia, es decir, ellos cerraran con el valor que tenga en caja fuerte, que debe ser igual a la nueva base.

TENER EN CUENTA

Por este concepto NO DEBE HABER FALTANTES. Si el aumento del fondo fijo va a ser definitivo en el sistema se debe realizar solo los puntos 1 y 2 cuando se va a SACAR el monto que incrementara la base.

ARQUEOS DIARIOS

Realice como mínimo tres arqueos diarios, uno en la apertura, otro al cambio de turno y otro al cierre del Restaurante.

En la agenda administrativa se registraran un arqueo en la mañana y el arqueo en la noche los cuales deben realizarse en presencia de un testigo.

También se realizarán arqueos en las visitas periódicas a los restaurantes por parte de los Jefes de Zona y en las auditorias por parte del área de Control Interno.

PROHIBIDO

No se tiene autorizado vales provisionales, ni soporte de efectivo con facturas, cheques, recibos u objetos de valor, facturas. Ya que estos gastos son registrados diariamente de acuerdo al cierre diario establecido en la empresa.

Adicional a lo anterior se debe en cuenta lo siguiente:

No se debe presentar descuadres en el arqueo, en caso de presentarse deberá reportarse e informar inmediatamente al Jefe de Zona y a Control Interno.
Los fondos fijos no deberán ser usados para cubrir descuadres en los cuadres cajeros y/o informe de ventas.

Los arqueos diarios deben ser elaborados en tinta, no poseer tachones, enmendaduras o valores repisados, al igual que estar firmados por la persona que entrega y por el testigo.

La forma más dinámica y ordenada de hacer un arqueo es que se debe primero separar los billetes y monedas de acuerdo a su denominación para luego validar las cantidades de cada una y hacer el respectivo producto.

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Brinks

La compañía tiene establecido que, para el manejo adecuado de los dineros de Fondos Fijos y de Ventas, en cada Restaurante debe haber como mínimo una caja fuerte y si se tiene convenio de recaudos por parte de empresas de valores, deberá haber un cofre de seguridad.

CUSTODIA DE VALORES

Dado a que la naturaleza de estos elementos es para la seguridad y custodia del efectivo que se maneja dentro del Restaurante, a continuación relacionamos los aspectos a tener en cuenta:

CAJA FUERTE

Elemento de seguridad con cerradura de dial en una sola puerta y cuya clave es conocida y manejada por el encargado del Restaurante.

A todos los Restaurantes se les asigna una caja fuerte.

Además se debe tener en cuenta lo siguiente:

Caja fuerte

COFRE DE SEGURIDAD

Es un elemento de seguridad que se utiliza en los restaurantes que tienen servicio Brinks, el cual cuenta con una cerradura de dial en la puerta principal, y dos chapas con cerradura de seguridad en la puerta del compartimiento interno. El encargado del Restaurante conoce y maneja la clave de la puerta principal y una de las llaves de la puerta del compartimiento interno. La empresa de seguridad custodia y maneja la segunda llave de la puerta del compartimiento interno.

IMPORTANTE

El cofre de seguridad está destinado única y exclusivamente para la consignación de sobres con el dinero de las ventas normales del Restaurante. NO se tiene autorizado guardar otros elementos.
Debe permanecer cerrado y con la clave montada todo el tiempo. Solo se debe abrir al momento de ingresar los sobres de consignación o al momento de efectuar la entrega de recaudo a los tripulantes de la empresa transportadora de valores.

PARA TENER EN CUENTA

En los restaurantes que cuentan con servicio Brinks y no pueden ubicar caja fuerte y cofre de seguridad, se asigna un cofre de doble modalidad (Aunque las características de seguridad no son las reglamentarias).
En la parte superior se guardará el fondo fijo y en la parte inferior se guardarán los sobres Brinks, este parte inferior lleva contrapuerta con una chapa de seguridad y buzón de consignación con uñas antipesca.

MANEJO CAJAS FUERTES Y COFRES

Los cofres de seguridad y cajas fuertes, por ser elementos de costo elevado deberán ser tratados como se describe a continuación:

Ubicarlos en un lugar seco y en lo posible de poco tránsito.
Permanecer cubierto con forro de protección y/o en un lugar lejos de la vista del público.
Estar anclados o asegurados debidamente.
En su interior solo se debe guardar el dinero, documentos valores, llaves y elementos de valor que realmente requieran ser custodiados.
Sus puertas deben ser manipuladas con delicadeza con el fin de prevenir desajustes y deterioro prematuro.
No se tiene autorizado que se guarde elementos que le causen deterioro, como materiales corrosivos.

IMPORTANTE

Las llaves del cofre de seguridad deberán permanecer todo el tiempo dentro de la caja fuerte y solo ser retiradas el momento de efectuar el proceso de recaudo y posteriormente devueltas allí.

CUSTODIA DE CONSIGNACIONES EN COFRES DE SEGURIDAD BRINKS

Registre en SIPO cada una de las consignaciones según el monto depositado en cada sobre.

El sistema internamente guardará la información, acumulando cada uno de los registros para elaborar el reporte final que se genera el día en que hay recogida por parte de la empresa transportadora.

Una vez haya registrado las entregas parciales de asistente de administración y domicilios siga estos pasos:

Solicite el acompañamiento de un testigo

En un lugar lejos de la vista del público, diligencie la planilla de control de consignaciones Brinks (ver FRMAC03.1).

Solicite al testigo que verifique la información registrada en la planilla y su correspondencia con los datos del sobre. Pida al testigo que recuente el efectivo.

Diligencie el sobre de consignación. Cuente y separe el monto a consignar.

Sin perder de vista tanto el sobre como el dinero a consignar, tanto el asistente de administración como el testigo, se aseguran de que el efectivo sea llevado al sobre y que este quede debidamente cerrado.

Sin perder de vista el sobre que contiene el dinero a consignar, asistente de administración y testigo van hasta el cofre, y depositan el sobre en el cofre de seguridad.

Inspeccionar que el sobre no haya quedado en el compartimiento interno y que la contrapuerta interna del cofre este cerrada.

Cierre el cofre nuevamente y guarde la planilla Brinks en un lugar de acceso limitado a los demás colaboradores.

DILIGENCIAMIENTO FORMATO FRMAC03.1

El formato FRMAC03.1 se diligencia de la siguiente manera:

PROCESO DE RECOGIDA DEL EFECTIVO POR LA TRANSPORTADORA DE VALORES

En el proceso de recogida del efectivo se debe tener en cuenta lo siguiente:

Haga prealistamiento de los elementos de remesa (planillas Brinks diligenciadas, documento único, comprobante de consignación y carpeta de reconocimiento de los tripulantes). Debe hacerlo cada día que tiene recogida.

Efectúe conciliación de SIPO contra la información registrada en la planilla control de consignaciones Brinks.

Compare los datos registrados en SIPO con los anotados en la planilla.

Una vez establecidas las coincidencias, diligencie los demás documentos de la siguiente forma:

DILIGENCIAMIENTO DOCUMENTO ÚNICO BRINKS

Diligencie un documento único por cada bolsa enviada.

Diligencie los datos solicitados en el documento único teniendo especial cuidado al diligenciar en el destino, el banco que tiene asignado para consignar.

ENTREGA DEL RECAUDO

Tome la llave interna del cofre, que se custodia en la caja fuerte.

Solicite a los tripulantes la segunda llave del cofre, la cédula y carnet.

En la cartilla de reconocimiento confronte los documentos con los empleados activos de la compañía. Verifique la uniformidad en armamento, vehículos y vestuario.

Solicite el acompañamiento de un testigo y registre sus datos en el Documento Único.

En presencia del testigo abra el cofre de seguridad y extraiga la totalidad de los sobres, luego solicite al testigo que inspeccione el interior del cofre y las uñas antipesca.

Sin perder de vista los sobres, tanto el asistente de administración como el testigo revisan sobre por sobre y señalan en la planilla de control de consignaciones Brinks, con el fin de corroborar que los sobres relacionados, fueron depositados y se encuentran debidamente sellados.

En caso de encontrar alguna novedad con los sobres, tome nota del sobrante o faltante, no modifique la información de entrega, realice la entrega de dineros a Brinks y posteriormente informe al Jefe de Zona y Control Interno.

Introduzca en la bolsa los sobres a transportar.

Selle la bolsa y verifique que haya quedado correctamente cerrada.

El jefe de tripulación desprenderá la primera hoja del documento único y se la entregara al administrador como evidencia de la recogida.

Para el transporte del dinero en Brinks se utilizan los siguientes elementos:

Bolsa donde se deposita el dinero recolectado en el cofre de seguridad.
Documento único.

Custodia de valores

ARCHIVO DE DOCUMENTOS SOPORTE

En el restaurante se deberá archivar el documento único junto con la copia rosada de la planilla de control de consignaciones Brinks y la tirilla de relación de sobres.
La original y copia amarilla debe ser enviada a contabilidad junto con la papelería.
La información que se registra en las consignaciones en corporación y en las planillas de control de consignaciones Brinks, debe coincidir con la información que se registra en SIPO en millones, miles, pesos y centavos, esto con el fin de evitar confusiones a la hora de efectuar las conciliaciones bancarias.

Tabla de contenidos

Manejo del efectivo

RECAUDOS PARCIALES

PROCESO DE CONSIGNACIÓN

CUSTODIA Y CONSIGNACIONES EN CORPORACIÒN

IMPORTANTE

CONSIGNACIÓN BANCO DE OCCIDENTE EN CAJAS DEL EXITO

INFORMACIÓN PARA TENER EN CUENTA

Fondos fijos en restaurante

IMPORTANTE

MANEJO DEL FONDO FIJO

INCREMENTO DEL FONDO FIJO POR TEMPORADAS O DEFINITIVO

INFORMACIÓN PARA TENER EN CUENTA

IMPORTANTE

CONSIGNACIÓN CORPORACIONES

CONSIGNACIÓN BRINKS

TENER EN CUENTA

ARQUEOS DIARIOS

PROHIBIDO

Brinks

CUSTODIA DE VALORES

CAJA FUERTE

COFRE DE SEGURIDAD

IMPORTANTE

PARA TENER EN CUENTA

MANEJO CAJAS FUERTES Y COFRES

IMPORTANTE

CUSTODIA DE CONSIGNACIONES EN COFRES DE SEGURIDAD BRINKS

DILIGENCIAMIENTO FORMATO FRMAC03.1

PROCESO DE RECOGIDA DEL EFECTIVO POR LA TRANSPORTADORA DE VALORES

DILIGENCIAMIENTO DOCUMENTO ÚNICO BRINKS

ENTREGA DEL RECAUDO

ARCHIVO DE DOCUMENTOS SOPORTE

Haga recogidas parciales, tanto a cajeros como a domicilios y haga el proceso de registro y consignación de acuerdo al banco en el cual consigna o Brinks.

No mantenga en el cajón monedero más de dos salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Debe hacer entregas parciales diligenciando el formato FRMAC04.1; En caso de que quien hace caja es el mismo encargado del restaurante, se deberá efectuar el procedimiento de consignación establecido para su restaurante.

El valor de las Consignaciones que se registra en SIPO, debe ser exactamente igual al valor total que se lleva al Banco o se registra en Brinks.

Realice recogidas parciales cada vez que acumulen ingresos en efectivo por la cuarta parte de un salario mínimo. Informe de esta condición a los domiciliarios expresándoles que es su responsabilidad cumplir con ella. Para tal fin diligencie el formato FRMAC04.1 para el registro de bases.

Los gastos y compras que estén autorizados con el fondo fijo, deben quedar debidamente soportados con facturas, recibos de caja y documentos equivalentes los cuales deberán ser diligenciados correctamente y serán revisados por el área contable.

Antes de la apertura al público se debe retirar de la caja fuerte el valor requerido para iniciar la venta. Si tiene Domiciliarios, se entregara a cada uno la base con la que iniciará sus labores.

Una vez se tiene dinero suficiente, producto de la venta, se reembolsará al fondo fijo, el dinero por gastos y compras y se mantendrá bajo custodia en la caja fuerte.

El dinero que se entrega al asistente de administración y Domicilios, será registrado en el formato de entregas parciales (diligenciar FRMAC04.1), al igual que cuando se reintegra el dinero.

El monto del Fondo Fijo permanecerá en todo momento en efectivo, dentro de la Caja Fuerte, cerrada y con clave.