Control Interno / Lección 1: Ventas
Es un tipo de venta donde el cliente solicita la entrega del producto a otra persona en un restaurante Frisby a nivel nacional diferente al que va a efectuar el pago.
Al realizar este tipo de ventas se debe evitar manejos inadecuados tanto en el servicio al cliente como en dineros e inventarios y facturación de productos.
En la operación diaria en restaurantes, se recibe, por parte de los clientes este tipo de solicitud. Para satisfacer esta necesidad debe haber una coordinación entre el cliente, el Restaurante que lo atiende y el Restaurante que hará la entrega final del producto. Las personas que requieran de este servicio, deben acercarse al restaurante de Frisby más cercano en los horarios de servicio.
Una vez el cliente haya expresado la necesidad de entregar los productos a otra persona que se encuentra cerca de un Restaurante (puede estar en cualquiera de las ciudades en los que se encuentra los Restaurantes Frisby o Franquicia), el Asistente de administración o administrador que lo atienda deberá contactarlo con el Telefrisby, donde se hará el procedimiento adecuado.
Indagar al cliente el nombre, teléfono, dirección exacta, ciudad de la persona que recibirá el pedido. Esto con el fin de establecer si se encuentra en la zona de cubrimiento a domicilio, o si la persona debe ir al Restaurante para recoger el pedido. Si la persona se encuentra en la zona de cobertura, tomar el pedido de acuerdo al guión que para tal fin existe.
Telefrisby informa el valor total al cliente (Se cobrará de acuerdo a la lista de precios que se facture en el Restaurante que hace la entrega del producto). Hacer el cobro respectivo.
Aclarar cuál será el tipo de pago con el que se va a cancelar y solicitar al cliente le comunique al administrador o Asistente de Administración del Restaurante en el que se encuentra, al cual le debe informar el valor a pagar por el cliente. El Administrador o Asistente de administración a su vez, debe informar al asesor de Telefrisby los códigos de seguridad para el registro del producto.
Efectuar el cobro al cliente, dependiendo del tipo de venta si es a domicilio o reclaman en restaurante, soportar el pago con un recibo de caja venta remota, el cual se realiza en SIPO. Registrar en observación el restaurante que realiza la entrega.
El sistema imprime tres recibos y una colilla, el original se entrega al cliente como soporte del pago realizado, una copia para el informe del Restaurante y otra copia para el informe que se envía a la oficina Principal. En la colilla aparecen los códigos de registro los cuales deben ser informados al asesor del call center.
Hacer la consignación del pago como si fuere dinero de las ventas del día y de acuerdo al tipo y a las condiciones de consignación que tenga en el Restaurante. (Brinks o Banco).
El asesor de call center debe colocar en la orden de pedido, la información del Restaurante que consigna el valor de la compra, códigos de seguridad y hacer el envío del pedido al Restaurante que hará la entrega.
Al elaborar el informe de ventas del día, deberá anexar la información de dicha consignación para que en contabilidad puedan hacer el cruce de cuentas respectivo.
Proceso venta remota
Si el cliente no se encuentra en el área de cobertura, el asesor del Call Center le informa al cliente cual es el Restaurante que le quedaría más cercano para que reclame el pedido y coordina con el Restaurante que entrega.
Una vez obtenida la información, del nombre de la persona que recoge el pedido, teléfono, nombre del Restaurante que entrega en pedido, y hora en que se recoge el pedido, el asesor de servicio al cliente, toma el pedido al cliente de acuerdo al guion establecido y procede a realizar el pago.
La persona que atiende la línea de servicio al cliente deberá, con la información suministrada, comunicarse con el Restaurante que entregara el pedido y suministrar todos los datos del cliente, producto que recoge, códigos de seguridad, esta información debe ser clara y completa. Generalmente esta información va incluida en la comanda que llega al Restaurante para el despacho del pedido.
El restaurante que entregará el pedido, deberá hacer lo siguiente:
Deberá preparar el pedido como normalmente se hace.
Deberá elaborar una factura de venta, teniendo en cuenta si es servicio a domicilio, llevar o a la mesa.
Deberá despachar el producto de acuerdo a lo solicitado por el cliente.
Deberá facturar el despacho con el código de venta que corresponda a la presentación enviada y como si fuera una venta normal, enviando la factura de venta al cliente junto con el pedido, modificar el tipo de pago a venta remota e ingresar los códigos que le fueron suministrados.
Una vez recibidos los informes de ventas de los Restaurantes que se involucraron con el servicio, contabilidad procederá a cruzar los valores correspondientes a ventas remotas entre el restaurante que recibió el pago y el restaurante que hizo la entrega de producto.
Control Interno / Lección 1: Ventas
Son las ventas que se realizan con los clientes que manejan crédito y fueron aprobados por la empresa, con entrega de producto en los restaurantes y pago a 15 días máximo. De igual forma estas ventas aplican para los paquetes especiales, volúmenes altos de producto en un periodo corto.
Asegurar el proceso de cobro, su registro y comunicación, minimizando el riesgo de pérdida de las cuentas por cobrar.
La empresa-cliente, deberá diligenciar el formato solicitud de crédito (FRAC14.1) y adjuntar los siguientes documentos:
Para los pedidos recibidos directamente en el restaurante, el Asistente de administración debe asegurarse que el solicitante esté autorizado por el cliente, exigiendo un documento de identificación y/o de vinculación laboral. El Asistente de administración factura como venta a crédito, y carga su valor al cliente.
Cuando el cliente hace el pedido a través del Telefrisby, este toma el pedido, lo registra como venta a crédito al consultar el medio de pago y lo enruta al restaurante que corresponde. El restaurante toma el pedido y lo factura como venta crédito.
Para los 2 casos anteriores, el sistema genera una factura original y dos copias:
La venta termina cuando el cliente paga, a cada cliente-crédito se debe entregar un estado de cuenta actualizado en facturas y pagos, en original y copia, de la siguiente manera:
Los pagos se pueden realizar en efectivo, cheque, consignación en banco ó transferencia electrónica, como se describe a continuación:
Soportes de pago
Control interno hace seguimiento al adecuado manejo de los créditos en su Auditoria de campo a los restaurantes.
En caso de que el abono del cliente supere el valor de la deuda, dicho saldo será abonado automáticamente al próximo pedido o se autorizará realizar un consumo con cargo al saldo a favor del cliente. Eventualmente se podrá autorizar desde Control Interno el reintegro en dinero del saldo a favor.
La auxiliar de Cartera es responsable de recibir los comprobantes de pago y de descargar de la contabilidad y SIPO las facturas canceladas y mantener archivo de los soportes. Mensualmente deberá emitir un reporte del saldo actual de cada uno de los clientes, destacando los restaurantes con atraso en la recuperación de la cartera, necesidad de suspender créditos por atraso y violación de los topes de crédito.
En los restaurantes, se debe mantener ordenadamente las copias de los estados de cuenta enviados a cada cliente, con firma y sello de recibido. De igual forma se deberá mantener copia de los recibos de caja emitidos, comunicados de remisión de comprobantes de consignación a tesorería y fotocopias de comprobantes de consignación.
Firma y sello de recibido por parte del cliente.
Control Interno / Lección 1: Ventas
Son las ventas de productos FRISBY que se realizan con algunos clientes, las cuales por ser en número mayor o igual a 25 unidades de la misma presentación y que superen $ 140.000.oo como valor mínimo de la compra, se ofrecen al cliente con un descuento especial sobre los precios de cartelera y con condiciones de entrega convenidas entre el cliente y FRISBY S.A.
No se podrán otorgar descuentos sobre compras menores a $1.000.000.
Sobre compras entre $1.000.000 y $5.000.000, el Director Regional puede autorizar descuentos hasta del 15%, previa consulta de los márgenes de utilidad con el departamento de costos.
Sobre Compras mayores a $5.000.000, el Director regional solicita autorización del descuento al Gerente Financiero, previa consulta de los margenes al depto de costos.
Establecer compromiso con el cliente por escrito sobre los productos a vender, los servicios definidos, el lugar de entrega, la fecha, hora, forma de pago y responsable de la negociación.
Siempre se exigirá al cliente el 50% de anticipo en el momento de firmar el contrato; salvo si la venta fue aprobada como un crédito no habrá anticipo y el crédito será por el 100% de la compra.
No se otorgan créditos a personas naturales. Las empresas interesadas en crédito empresarial deben diligenciar formato solicitud de crédito el cual será estudiado y aprobado por la Dirección regional.
El cliente contacta a FRISBY para una cotización o solicitud de asesoría, ya sea de manera telefónica o personalmente en un restaurante FRISBY, en una de las oficinas regionales o a través de la línea gratuita de Servicio al Cliente (Telefrisby). El cliente se redirecciona al jefe de zona o al director regional para que puedan negociar la venta y las condiciones de la misma.
Una vez el cliente se decida por la compra se realiza contrato escrito con el fin de determinar los detalles propios de la venta, tales como: Nombre de la empresa o persona que compra, identificación NIT o No. de cédula, producto definido, cantidad, lugar de entrega, fecha, hora, transporte, mascota, persona responsable, exige el pago del 50% como anticipo. Si se requiere de algún tipo de apoyo extra como personal para la entrega o instalación de carpa, debe quedar acordado en el contrato.
El ingreso de dinero correspondiente al anticipo se registra en el sistema como un dinero de ventas. Al efectuar el recibo de caja electrónico esta información la tomará el sistema automáticamente y debe consignarse en un sobre aparte, al relacionar los sobres en la planilla debe especificarse como Anticipo venta especial, nombre del cliente y NIT.
El administrador o Asistente de administración del restaurante encargado de atender la venta especial debe diligenciar formato ORDEN DE PEDIDO en el cual se informan todos los detalles de la Venta Especial, además debe coordinar con las Bodegas el suministro de la materia prima y los insumos requeridos para esta venta, definir el transporte del pedido, mascotas, carpas entre otros, contratar el transporte con un tercero, coordinar con el Jefe de Zona el apoyo de la mascota en caso de requerirse.
La persona encargada del restaurante deberá programar una persona para la entrega del pedido en caso de que sea en un lugar diferente al restaurante. El producto debe entregarse al cliente mediante conteo físico, así mismo el cliente debe firmar la copia de la factura como aceptación de la entrega.
Es necesario que a la persona a cargo de la entrega del pedido se le informe:
Clase del producto a entregar.
Nombre de la persona encargada de recibir.
Valor saldo a cobrar (Forma de pago).
Por menores de la entrega o concesiones especiales que se hicieron con el cliente.
Formas de pago de ventas especiales
Si el restaurante no tiene servicio Brinks, entonces se debe consignar directamente en las cuentas que el restaurante tiene definidas para las consignaciones diarias, a nivel nacional a nombre de FRISBY S.A.
Sí el cliente lo desea él mismo puede realizar la consignación en la cuenta informada por el Administrador y hacer entrega de comprobante de consignación.
Si el pago de un pedido por parte del cliente es en horas en las cuales no se cuenta con el servicio de Bancos, la persona encargada del restaurante, en caso de no contar con cofre Brinks, debe guardar en la caja fuerte dicho dinero, dejando registrado en el cuadre de fondo fijo utilizado al terminar el turno o cambio de administrador, para hacer efectiva la consignación al día siguiente.
Todos los dineros recibidos por pagos parciales o totales de un pedido o Venta Especial, que son entregados en el restaurante, deben quedar soportados por un recibo de caja electrónico arrojado por el computador en el momento de hacer el ingreso de dinero a través del sistema, el cual es la prueba para el cliente de la entrega del dinero a un empleado de nuestra compañía, ya sea el Administrador o el Asistente de administración o el encargado de entregar el producto, ya que este funciona como un PAZ Y SALVO del cliente con FRISBY.
Nota: El Administrador o Asistente de administración debe sacar fotocopia a la copia del recibo de consignación del Banco, para que lo tenga de soporte, a la hora de realizar el cruce de las cuentas de cartera.
El dinero recibido que no sea consignado en Banco y se consigne en el Cofre de la Brinks de cada restaurante, en sobre independiente, debe ser respaldado por un documento (planilla), donde deben quedar registrados los datos de dicha consignación como: número de sobre, restaurante, etc., y se debe enviar a Contabilidad con la copia de la planilla Brinks.
La factura se elaborará por el valor total de la venta, teniendo en cuenta quedar registrado el descuento especial autorizado, cumpliendo con la información sobre el cliente que el formato del computador solicita.
En caso de que el paquete se distribuya en varios restaurantes y el cliente solicite una sola factura, se debe llevar a cabo el siguiente proceso:
El Jefe de Zona define cuál de los restaurantes debe registrar la venta en su totalidad y los demás restaurantes que participen en la venta especial deberán realizar salida traslado de producto con código de venta (Transacción 13), con el fin de no generar faltantes en los inventarios. La venta solo aparecerá en el restaurante que facturo.
Para el cliente en el momento de la entrega del pedido.
En caso de venta a crédito se debe generar copia de la factura con el fin de que se pueda efectuar el cobro. Debe llevar la firma del cliente y debe quedar como soporte para el informe de ventas del restaurante que facturo el pedido.
Para Contabilidad anexarla al informe de ventas.
Distribución de la factura
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Pago en efectivo
Transferencia electrónica
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50% en el momento de confirmar el pedido y el otro 50% contraentrega.
100% o saldo del 50%, por pago a 15 o 30 días fecha de entrega factura por parte de FRISBY S.A., previa autorización del Director Regional mediante estudio solicitud de crédito corporativo.
Todos los recaudos provenientes de las Ventas Especiales, ya sean anticipos, pagos completos o cancelaciones de saldos, que sean en efectivo, deben ser consignados a través de la BRINKS.