Contabilidad / Lección 4: Soportes e información de ventas
Es la cantidad de dinero en efectivo destinado al pago de compras menores, que en forma habitual efectúan los restaurantes, atendiendo las necesidades que aseguren su operación.
• Está destinado únicamente para ser utilizado en compras urgentes de menor cuantía.
• Tener flujo de efectivo sencillo garantiza un correcto tránsito de operaciones de cambio para nuestros clientes.
• Debe estar siempre el valor asignado y debe ser igual tanto en Físico como en el sistema SIPO y en la contabilidad.
• El jefe de zona debe autorizar e informar a Sistemas, Control y Contabilidad de los movimientos del fondo fijo.
Contabilidad / Lección 4: Soportes e información de ventas
El documento equivalente a la factura es aquel documento soporte que reemplaza a la factura de venta.
Solo aplica, para las operaciones económicas realizadas con las personas del régimen simplificado, las cuales no están obligados a facturar, es un formato interno; con numeración administrada por el área contable de Frisby.
El documento equivalente puede ser diligenciado por el vendedor del producto o servicio, o elaborado por el administrador o asistente de administración, que hubiese atendido la novedad.
En Frisby se utiliza para todas las compras realizadas al régimen simplificado, debe estar debida y completamente diligenciado sin enmendaduras ni tachones y adjuntar el soporte que entrega el proveedor, tener la firma y sello del proveedor o en su defecto sin firma; por ningún motivo debe ser la firma del asistente de administración, administrador o encargado de diligenciar el recibo.
A continuación, se puede observar el documento equivalente utilizado en Frisby:
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La operación del restaurante involucra además de las ventas, las salidas de efectivo o la adquisición de una obligación de la empresa ante terceros por COMPRA de bienes o servicios requeridos en el día a día del restaurante. Estos se clasifican en Costos y Gastos.
Se entiende por GASTO, toda salida de efectivo o adquisición de una obligación ante terceros por la compra de bienes o servicios, que no sean atribuidos directamente al producto. Para nuestro caso particular tenemos los siguientes ejemplos: Arrendamiento, Servicios Públicos, Nómina, Papelería, Taxis, etc.
1. Para que un gasto sea aceptado debe cumplir con las siguientes condiciones:
2. Cumplir con los requisitos exigidos para su deducibilidad en renta:
3. Envió del soporte físico al Departamento Contable.
4. Registro en el módulo SIPO-POS.
5. No debe presentar tachones, ni enmendaduras.
6. Practicar Retención en la Fuente y Retención de IVA, si cumplen las bases.
Tipos de facturas
Factura de Régimen Común
Contabilidad / Lección 4: Soportes e información de ventas
Se entiende por COSTO, toda salida de efectivo o adquisición de una obligación ante terceros por la compra de bienes o servicios, que sean atribuidos directamente al producto, para nuestro caso particular tenemos los siguientes ejemplos: aceite, pollo, tomate, lechuga, pan etc. (MATERIA PRIMA).
1. Para que un costo sea aceptado debe cumplir con las siguientes condiciones:
2. Debe cumplir con todos los requisitos exigidos para su deducibilidad en renta:
3. Envió del soporte físico al Departamento Contable.
4. No debe presentar tachones, ni enmendaduras.
5. Practicar Retención en la Fuente y Retención de IVA, si cumplen las bases.
Gastos y costos
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Los impuestos se designan por periodos de pago que pueden ser mensuales, bimestrales, semestrales, anuales, etc., por tal motivo el estado ante la necesidad de dinero para operar diariamente acude a la retención para recaudar un impuesto en la fuente que lo genera que puede ser compra, prestación de un servicio, transporte, entre otro, de allí es que proviene su nombre.
Las bases y el porcentaje a retener se actualizan cada año, en la siguiente tabla se puede observar las bases mínimas y los valores de retención en la fuente que aplican para el año 2019:
| Conceptos | Base UVT | Base en pesos | Tarifa |
|---|---|---|---|
| Compras generales (declarantes) | 27 | $ 925.000 | 2,50% |
| Compras generales (no declarantes) | 27 | $ 925.000 | 3,50% |
| Servicios generales (declarantes) | 4 | $ 137.000 | 4,00% |
| Servicios generales (no declarantes) | 4 | $ 137.000 | 6,00% |
| Servicios de transporte de carga | 4 | $ 137.000 | 1,00% |
| Arrendamiento de bienes muebles | >0 | 100% | 4,00% |
| Arrendamiento de bienes inmuebles (declarantes) | 27 | $ 925.000 | 3,50% |
| Arrendamiento de bienes inmuebles (no declarantes) | 27 | $ 925.000 | 3,50% |
NOTA: En la tabla se mencionan los conceptos que más se utilizan en la operación de los restaurantes Frisby.
En los siguientes ejemplos se puede observar cómo se aplica la retención en la fuente cuando se realiza una compra o servicio en los restaurantes Frisby:
El restaurante compra al proveedor TEAM 10 litros de aceite a $ 95.000 cada uno, se debe tener en cuenta que el proveedor pertenece al régimen común y no es autoretenedor. ¿Cuál es el valor neto a pagar, después de aplicar la retención en la fuente?
10 litros de aceite 10 x $ 95.000 $ 950.000
| Compra | $950.000 |
| IVA 19% | $180.500 |
| Valor Total | $1.130.500 |
|---|
| Concepto | % | Valor |
|---|---|---|
| Valor de la compra | $ 950.000 | |
| - Retención en la fuente | 2,5 | $ 23.750 |
| + IVA | 19 | $180.500 |
| Valor neto a pagar | $ 1.106.750 |
En uno de los baños del restaurante se presentó un daño en la tubería, por tal motivo el encargado en ese momento le toco gestionar el arreglo, como alternativa de solución utilizo los servicios que le ofreció el albañil Pedro Pérez, los cuales tuvieron un valor de $ 165.000. Cabe destacar que esta persona pertenece al régimen simplificado. ¿Cuál sería el valor neto a pagar por parte del encargado del restaurante?
Servicio de arreglo tubería baño restaurante Frisby $ 165.000
| Valor del servicio | $165.000 |
|---|
| Concepto | % | Valor |
|---|---|---|
| Valor del servicio | $ 165.000 | |
| - Retención en la fuente | 6 | $ 9.900 |
| Valor neto a pagar | $ 155.100 |
Si en algun momento se presentan dudas o inquietudes sobre la retención en la fuente, el tipo de regimén, entre otros, es necesario consultarle al departamento de contabilidad.
Cuando un cliente realice una compra en nuestros restaurantes Mayor o igual a $137.000 (Valor vigente para el 2019 según tabla de retención en la fuente del año actual) y nos aplique retención en la fuente deben:
Contabilidad / Lección 4: Soportes e información de ventas
El reteiva se lleva a cabo cuando el comprador, al momento de causar o pagar la compra o prestación de un servicio, retiene al vendedor el 15% del valor del IVA cobrado.
En el siguiente ejemplo se puede observar cómo se aplica la retención en la fuente por IVA (Reteiva) cuando se realiza una compra o servicio en los restaurantes Frisby:
Para la operación del restaurante se realizaron unas compras de insumos al proveedor Colfrigos, los cuales tienen un costo de $ 1.150.000 más IVA, se debe tener en cuenta que el proveedor pertenece al régimen común y no es autoretenedor. ¿Cuál es el valor neto a pagar, después de aplicar la retención en la fuente y Reteiva?
Compra de insumos $ 1.150.000
| Compra | $1.150.000 |
| IVA 19% | $218.500 |
| Valor Total | $1.368.500 |
|---|
| Concepto | % | Valor |
|---|---|---|
| Valor de la compra | $1.150.000 | |
| - Retención en la fuente | 2,5 | $28.750 |
| + IVA | 19 | $218.500 |
| - Reteiva | 15 | $32.775 |
| Valor neto a pagar | $1.306.975 |
Si en algun momento se presentan dudas o inquietudes sobre el reteiva, el tipo de regimén, entre otros, es necesario consultarle al departamento de contabilidad.
Contabilidad / Lección 4: Soportes e información de ventas
Corresponde al documento resumen que soporta la operación de ventas diarias de cada Restaurante, al igual que los gastos e impuestos generados y causados por el mismo.
Este documento se convierte en la prueba Fiscal que soporta las operaciones de cada restaurante. De allí, la importancia de plasmar adecuadamente TODAS Y CADA UNA DE LAS TRANSACCIONES REALIZADAS EN EL DIA A DIA DEL RESTAURANTE, además de contener los soportes correspondientes a lo indicado en el mismo como son:
Y otros documentos que hagan parte de la operación del día.
El bono de cumpleaños y descuento del 50% que la empresa otorga a los colaboradores Frisby se maneja de forma virtual. En el informe de ventas se coloca la factura correspondiente a la compra de los productos al utilizar este beneficio.
La totalidad de estos documentos se debe enviar en los tiempos establecidos (Correspondencia diaria de Servientrega) a las oficinas centrales, los informes de los últimos días del mes deben estar en las oficina el tercer dìa hábil del mes siguiente. El formato que se utiliza para el envío de los documentos es el siguiente:
La documentación debe adjuntarse de la siguiente manera:
1
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2Soportes de otros tipos de pago:
|
3
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4Soportes de gastos |
5Facturas anuladas |
6Redes de pago (voucher) anulados |
Los soportes deben estar bien grapados en una hoja tamaño carta en el estricto orden en que se describe.
Elaboración del informe de ventas
Contabilidad / Lección 4: Soportes e información de ventas
El Restaurante una vez reciba estas facturas deberá validar que correspondan a su centro de costos y que cumplan además con los requisitos establecidos por ley, para proceder a su PAGO, este tipo de gastos deben ser siempre consultados por el asistente administrativo con el departamento contable para las facturas correspondientes a Servicios Públicos, Arrendamientos y Administraciones y con el departamento de Impuestos en caso de Obligaciones Fiscales.
La mayoría de estas facturas son canceladas en las oficinas centrales, sin embargo por los plazos establecidos deben ser cancelados por el Restaurante.
Servicios públicos
Administración Centro Comercial
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¿Qué se debe hacer cuando se compra según el tipo de regimen: común o regimen simplificado? Selecciona la respuesta correcta dando clic sobre el botón de acuerdo al régimen para la acción, al finalizar pulsa la opción "Calificar" para conocer tu puntuación.
Da clic sobre cada elemento arrastrando la ficha de acuerdo a su información a la casilla correspondiente, al finalizar pulsa la opción "Calificar" para conocer tu puntuación.
Da clic sobre cada elemento del informe y ubícalo en la casilla correspondiente, al finalizar pulsa la opción "Calificar" para conocer tu puntuación.