Contabilidad / Lección 2: Facturación e impuestos

Emisión de facturas de ventas

Nuestra empresa apoyada en su Equipo de Sistemas, desarrolló el programa de ventas llamado SIPO-POS, diseñado para atender la particularidad de nuestra operación; asegurándose además de cumplir con todos los requisitos exigidos por los entes de control del estado, para este caso la DIAN

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Emisión de facturas

Frisby S.A., es una persona jurídica, que tiene obligaciones formales con el estado, como FACTURAR todas sus operaciones de ventas.

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¿QUÉ ES UNA VENTA?

Su definición comercial es la entrega de un producto o servicio por dinero o su equivalente; para nuestro caso es la entrega del producto en restaurante ya sea directamente en persona, a domicilio, on-line y las demás que el mercado permita realizar. 

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¿QUÉ ES UNA FACTURA?

Es un documento, que hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos. El diligenciamiento correcto de este documento indica valor probatorio ante las entidades fiscalizadoras.

IMPORTANCIA DE LA FACTURA DE VENTA

Contable

Se convierte en el documento que nos informa de las operaciones de ventas realizadas en el restaurante, fundamental para la elaboración de los informes financieros.

Tributaria

Se convierte en el instrumento de prueba para reconocer los valores base en la liquidación de impuestos.

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Importancia de la factura de venta

El no expedir factura, se convierte en hecho sancionable que incluso puede llevar al cierre del restaurante.

DIAN

Contabilidad / Lección 2: Facturación e impuestos

Factura contingente de venta

Es un formato de papelería manual equivalente a la facturación P.O.S., autorizada por la DIAN, dispuesta e individualizada para cada restaurante FRISBY Y CINNABON.

¿Cuándo se utiliza?

UNICAMENTE cuando no se puede realizar Facturación P.O.S., por fallas de energía, internet y técnicas del Equipo de Cómputo.

PROHIBIDO

Realizar ventas a los colaboradores con estos formatos. En caso de autorizar la venta de productos a los colaboradores, se debe realizar la salida en el módulo inventarios por la transacción 11 (salida otros consumos), imprimir movimiento y enviar al área de contabilidad junto al comprobante de préstamo sobre salario o soporte de pago en efectivo.

CONSIDERACIONES

  • La factura no puede quedar con tachones o enmendaduras.
  • La original es para el cliente, una copia para el restaurante y la segunda copia se debe anexar al informe de ventas que se envía a contabilidad.
  • Los productos que fueron facturados manualmente deben ser descargados (registrados) por la transacción 51 para el correspondiente movimiento de inventario.
  • Al cierre del informe de ventas, el dinero de la facturación manual debe quedar como sobrante, el cual debe ser explicado para su cruce en contabilidad.
  • NO se puede registrar la factura manual en el sistema P.O.S.

¿Cómo se diligencia?

Se registra de manera legible:

IMPORTANTE

Los impuestos liquidan de acuerdo con la legislación vigente, en caso de tener dudas consultar al área contable.

El impuesto que se aplica a las tiendas Cinnabon (Franquicia) es IVA del 19%.

Proceso contingencia del sistema POS

A continuación, se describe cual es el proceso que se debe realizar cuando se presenta una contingencia del sistema POS en el restaurante y debemos facturar en el papel:

Se presenta falla eléctrica, técnica u otra, que no sea previsible en el restaurante.

1

Avisar inmediatamente al departamento de sistemas.

2

Tomar el talonario de facturas manuales de contingencia, revisar que se inicie desde el número 1.

3

Diligenciar formato: COMUNICADO DE CONTINGENCIA.

El comunicado se utiliza cuando se presenta la contingencia de facturación manual, el cual se debe enviar a Contabilidad al cierre del evento. NO SE PUEDE esperar al envió de la papelería, pues deben reportar a la DIAN en un término de 48 horas.

El formato para realizar el comunicado es el siguiente, importante indicar a qué hora inició:

4

 Diligenciar la FACTURA DE VENTA MANUAL.

Diligenciar con letra legible una a una las facturas manuales que se generen en el momento de la contingencia, entregar la original a nuestro cliente, dejar una copia en el restaurante y la otra se anexa en el informe de ventas.

5

 Una vez finalizada la contingencia suspender la elaboración de facturas manuales y retomar con la facturación en sistema POS.

Notificación

Al realizar el cierre del restaurante o en el transcurso del día, se debe de diligenciar la totalidad del formato Comunicado de Contingencia y notificar al área contable, enviando vía escáner o WhatsApp (número 313 7586031) fotos legibles del correspondiente comunicado de CONTINGENCIA y cada una de las facturas que se hubiesen realizado para así reportar a la DIAN en el tiempo establecido.

IMPORTANTE

Una vez se presente la CONTINGENCIA, ese mismo dia se debe reportar a contabilidad, debido a que se tiene un plazo máximo de 48 horas para reportar la información a la DIAN, el no realizar el proceso genera sanciones muy onerosas para nuestra compañia.

PARA TENER EN CUENTA

• El no expedir factura, se convierte en hecho sancionable que incluso puede llevar al cierre del restaurante.

• Las facturas de venta de contingencia (facturas a papel) únicamente se podrán utilizar cuando se presente falla eléctrica, técnica u otra, que no sea previsible en el restaurante.

• La novedad de contingencia se debe reportar a los números fijos del área contable 3301300 Ext. 263 -152, números celulares: 313 7586031 – 300 3668082 Diana Buitrago o Sandra Molina.

Ejemplo

En el restaurante H38, se presentó una falla técnica en el computador principal, ¿Qué proceso debe realizar la persona encargada del Restaurante?

SOLUCIÓN

1

La persona encargada del restaurante (Administrador o Asistente de Administración) después de confirmar la falla del equipo se comunica con el departamento de sistemas para que le colaboren con la solución de la falla.

Mientras se soluciona el inconveniente debe tomar el talonario de facturas manuales de contingencia y verifica la numeración.

2

Diligencie el COMUNICADO DE CONTINGENCIA e indicar a qué hora inició.

3

Diligencie con letra legible una a una las facturas manuales que se generen durante la contingencia.

Es importante que todos los datos sean diligenciados, de igual forma se debe tener en cuenta el porcentaje del impuesto vigente y el valor total del pedido.

4

Cuando la contingencia este resuelta se debe suspender la elaboración de facturas manuales y retomar con la facturación en el sistema POS.

Diligencie la totalidad del Comunicado de Contingencia, importante que se coloque la fecha y hora de finalización, el número de facturas elaboradas, el rango de las facturas, el valor total antes de impuestos y la firma de la persona que atendió la contingencia.

Al realizar el cierre del restaurante o en el transcurso del día, envíe al departamento de contabilidad fotos legibles del Comunicado de Contingencia diligenciado y cada una de las facturas al whatsapp (313 758 60321).

IMPORTANTE

La factura contingente de venta se realiza cuando se presenta una contingencia del sistema POS como falla eléctrica, técnica u otra, que no sea previsible en el restaurante.

Se debe tener en cuenta que la carencia de rollos para la impresora no es un motivo de contingencia para realizar facturas manuales.

Contabilidad / Lección 2: Facturación e impuestos

Facturación electrónica

La factura electrónica es, ante todo, una factura, que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe en formato electrónico. Las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.

Cuando un cliente solicite su factura electrónica, debemos:

  • Asegurar el diligenciamiento del formato tratamiento de datos.
  • Enviar el mismo al área contable, indicando el número de factura POS que genero la venta.
  • Informar al tercero que, en el transcurso de dos hábiles, recibirán al correo electrónico, que indicaron en el formato de tratamiento de datos, la factura electrónica coexistente al POS.
  • SIEMPRE, se deben entregar al cliente la factura POS.

El formato que se utiliza para la creación y tratamiento de datos de terceros es el siguiente:

Proceso para la emisión de la factura electrónica

A continuación, se describe cual es el proceso que se debe realizar cuando el cliente solicita la factura electrónica en la caja:

1

FACTURACIÓN EN CAJA

En el momento de la facturación en la caja, se debe de generar el documento equivalente POS a nombre de la persona natural o de la persona jurídica (empresa) que desea sea emitida la factura electrónica con su respectivo NIT o número de identificación.

Preguntar a nuestro cliente si con anterioridad Frisby S.A le ha generado facturas electrónicas.

Si la respuesta es afirmativa, se debe de realizar lo siguiente:

  1. Enviar la solicitud al correo electrónico emisionfe@frisby.com.co, indicando el nombre del solicitante, correo electrónico, número del documento POS y el valor.
  2. A respuesta de la solicitud se hace envío de la factura electrónica a nuestro cliente.

Si la respuesta es negativa, se debe de realizar lo siguiente:

Solicitar a nuestro cliente que diligencie completamente con letra legible el formato “Datos para la creación de terceros, emisión de factura electrónica en coexistencia al POS”.

2

VALIDACIÓN INFORMACIÓN

Una vez diligenciado el formato, validar que la letra sea legible, que contenga la firma para el tratamiento de datos.

3

ENVÍO DE INFORMACIÓN

Posteriormente, realizar la solicitud a contabilidad, enviando foto del formato al WhatsApp (número 3137586031).

Posteriormente, se envía correo electrónico a emisionfe@frisby.com.co, indicando el nombre del solicitante, correo electrónico, número del documento POS y el valor. Nuestro cliente recibirá vía correo electrónico la factura electrónica.

PARA TENER EN CUENTA

Después de que el cliente haya diligenciado el formato por primera vez, ya no es necesario que lo siga diligenciando, por ende, se debe enviar solicitud al correo electrónico emisionfe@frisby.com.co.

Siempre se le entregará el documento POS a nuestro cliente, la factura electrónica es COEXISTENCIA, es un documento adicional, que solo se entrega cuando el cliente la solicita.

SOLICITUD DE FACTURA ELECTRÓNICA A TRAVÉS DE DOMICILIO, O SE RETIRA DEL RESTAURANTE Y NO REALIZA LA SOLICITUD EN LA CAJA.

Si es primera vez que nuestro cliente realiza la solicitud de la factura electrónica, se le indica que debe de enviar al correo electrónico emisionfe@frisby.com.co el requerimiento y anexar:

  • RUT (este documento se requiere para crear el cliente en la base de datos).
  • Documento POS que debe de estar a nombre de la persona natural o persona jurídica “empresa” que solicita la factura electrónica.

Si es persona natural y no tiene RUT, debe enviar los siguientes datos:

  • Nombre completo
  • Número de identificación
  • Ciudad
  • Teléfono
  • Tipo de régimen
  • Correo electrónico

A respuesta de la solicitud se hace envío de la factura electrónica a nuestro cliente.

Si el documento equivalente POS no se encuentra a nombre del tercero indicado, debe de solicitar cambio y realizar el siguiente proceso:

Enviar el documento equivalente original a las oficinas principales de Frisby S.A (Cra. 17 No 10-21 la Popa Dosquebradas, Risaralda), dirigido a Lina Londoño (Departamento de Contabilidad). Indicar a nombre de qué persona natural o persona jurídica “empresa” debe de corregirse y número de NIT o número de identificación, por último, escribir en la misma solicitud a qué correo se envía el nuevo documento equivalente.

Una vez se tenga corregido el documento equivalente POS, al correo electrónico de nuestro cliente se envía POS corregido y la factura electrónica.

IMPORTANTE

Si el cliente ya realizó por primera vez la solicitud y anexo el RUT, las siguientes solicitudes se realizan enviando correo electrónico a emisiónfe@frisby.com.co, indicando el nombre del solicitante, número del documento POS, el valor de la compra y además deben adjuntar copia del documento POS.

FORMATO FACTURA ELECTRÓNICA

EJEMPLO FACTURA ELECTRÓNICA DILIGENCIADA

IMPORTANTE

Si nuestros clientes le solicitan esta información al Domicilio, Enrutador, Despacho o Auxiliar de Salón, ellos deben indicarle el correo al cual se deben dirigir o remitir al Administrador o Asistente de Administración del Restaurante para que le suministren adecuadamente la información requerida.

Contabilidad / Lección 2: Facturación e impuestos

Cuadres de caja e informe de venta manuales

Al momento de realizar un cuadre de caja e informe de venta con facturación manual, se debe diligenciar los formatos existentes adjuntando la papelería originada en este proceso:

  • Facturas manuales
  • Comunicado de contingencia
  • Redes
  • Demás soportes de pago

NOTA

Estas ventas no se pueden registrar posteriormente en el POS.

Contabilidad / Lección 2: Facturación e impuestos

Impuestos

Son cargas obligatorias que las personas y empresas tienen que pagar para financiar al estado; sin los impuestos el estado no podría funcionar, ya que no podría soportar los gastos públicos y los fondos para financiar la construcción de infraestructuras (carreteras, puertos, aeropuertos, eléctricas), prestar los servicios públicos de sanidad, educación, defensa, sistemas de protección social etc.

Existen diferentes tipos de IMPUESTOS, para nuestro caso de estudio se conocerá el IMPUESTO INDIRECTO los que aplican al CONSUMO o a los
SERVICIOS que se usen.

¿Quién determina los impuestos?

=

El estado

¿Qué determina?

  • El Hecho Imponible: Circunstancia que origina la obligación de pagar el Impuesto (CONSUMO).
  • El Sujeto Pasivo: La persona Jurídica o Natural Obligada a pagar el impuesto (CLIENTE).
  • La Base Imponible: La valoración y la cuantificación de la circunstancia que origina la obligación de pagar el Impuesto (VALOR DE LA FACTURA).
  • Tarifa: Monto (%) que se aplica a la Base Imponible (Valor de la factura) determinada por el Estado.
LOS IMPUESTOS CAMBIAN SEGÚN LAS NECESIDADES DEL ESTADO, ES DETERMINADO POR LOS GOBERNANTES DE TURNO, A ESTE CAMBIO SE LE CONOCE COMO “REFORMA TRIBUTARIA”.
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Impuesto

Impuestos vigentes Frisby y Cinnabon

Frisby

  • FRISBY
  • Impoconsumo con una tarifa del 8%
  • Servicio de restaurantes y bares

Liquidación

Se toma el precio de cartelera de un producto y se divide por 1.19.

Ejemplo: Precio cartelera

$ 30.900 / 1.08 = $ 26.611

=

Se obtiene el valor base del impuesto

El valor del impuesto se calcula por diferencia o aplicando la tarifa establecida del 8%

Aplicando Diferencia Valor Aplicando el 8% Valor
Precio Cartelera $ 30.900 Precio cartelera $ 30.900
Menos valor base impuesto $ 28.611 Menos valor base impuesto $ 28.611
Valor diferencia se btiene el valor del impuesto $ 2.289 Aplicación tarifa del 8% $ 2.289
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Liquidación de impuestos

Cinnabon

El impuesto actual es del 19%

Liquidación

Se toma el precio de cartelera de un producto y se divide por 1.19.

Ejemplo: Precio bite canela x5

$ 4.900 / 1.19 = $ 4.118

=

Se obtiene el valor base del impuesto

El valor del impuesto se calcula por diferencia o aplicando la tarifa establecida del 8%

Aplicando Diferencia Valor Aplicando el 8% Valor
Precio Cartelera $ 4.900 Precio cartelera $ 4.900
Menos valor base impuesto $ 4.118 Menos valor base impuesto $ 4118
Valor diferencia se btiene el valor del impuesto $ 782 Aplicación tarifa del 8% $ 782
Tabla de contenidos

Exploración

Importancia de la factura de venta

Desliza el mouse sobre las tarjetas para descubrir información sobre la factura de venta

Contable

Se convierte en el documento que nos informa de las operaciones de ventas realizadas en el restaurante, fundamental para la elaboración de los informes financieros

Tributaria

Se convierte en el instrumento de prueba para reconocer los valores base en la liquidación de impuestos

Entrenamiento

¿Cómo se diligencia la factura de venta manual?

Completa la información faltante dando clic con el mouse sobre el lápiz, elige una de las opciones pulsando sobre ella, al finalizar pulsa la casilla  "Calificar" para conocer tu puntuación.

Se registra de manera nombre y apellido del , o razón social, número del o cédula, correo electrónico, ciudad y fecha de vencimiento.

Se diligencia la descripción del los vendidos, la cantidad, y valor total.

Se coloca el subtotal, se liquida el impuesto al consumo del y el valor total a pagar por el cliente.

Exploración

Impuestos

Amplia la información ubicando el mouse sobre los puntos intermitentes.

Organigrama Funcional

Entrenamiento

Liquidación de impuestos

Utiliza la calculadora para calcular por diferencia el valor del impuesto de cada producto, escribe el resultado en la casilla donde se encuentra el lápiz ubicándote con el mouse, al finalizar pulsa la opción  "Calificar" para conocer tu puntuación.

  • Ensalada con filete
    $16900
  • Pollo apanado
    $32900
  • Frispicada
    $43900
  • Frisby Kids Nuggets
    $14500