Contabilidad / Lección 1: Descuadre de caja y anomalías contables
Manejo de faltantes y sobrantes
El proceso diario de ventas involucra transacciones de entradas y salidas de dinero, el debido soporte y atención al detalle de la operación, asegura que no se presenten dos situaciones puntuales al cierre de la Caja que son los Faltantes y los Sobrantes.
¿Qué es un faltante?
Es un resultado MENOR en dinero o soportes equivalentes al mismo, al momento de realizar el cierre del Informe de Ventas.
¿POR QUÉ SE PRESENTAN?
Los faltantes se pueden presentar en los siguientes casos:
Perdida de documentos de soportes de gastos
Mayor valor entregado en el cambio al cliente
Menor valor cobrado al cliente
Registro incorrecto del valor de los gastos
Registro incorrecto del valor consignado en bancos o brinks
Retiro inapropiado del dinero
¿CÓMO SE EVITAN?
Asegurando la custodia de las facturas
soportes de gastos
Atendiendo al detalle la información del
día (Consignaciones, Registros de Gastos)
Validando con soporte en físico el valor
registrado en el sistema
Validando la entrega debida del cambio
correspondiente al cliente
Faltantes, ¿Cómo se evitan?
¿CÓMO SE SOLUCIONAN?
Al momento de presentarse un faltante, este se puede solucionar de las siguientes maneras:
ASEGURAR CUSTODIA
En caso de pérdida del documento, se debe solicitar copia al proveedor del bien o servicio adquirido.
ATENCIÓN AL DETALLE
Solicitar soporte al área correspondiente, para la modificación de los gastos registrados. Se debe comunicar con el departamento de Contabilidad. Para modificar valores en consignaciones se debe comunicar con el departamento de Control Interno.
ERROR EN EL CAMBIO
Para el menor valor cobrado al cliente y el mayor valor entregado en cambio, se debe comunicar con el Jefe de Zona, este dará las instrucciones para el trámite de este faltante.
Cuando ocurre un faltante, el sistema genera la advertencia al usuario al momento de cerrar la caja, el colaborador puede volver a contar el efectivo y tiene otra oportunidad para realizar el cierre, en la próxima vez ya no le da la opción de volver a contar, como se ilustra a continuación:
Si el colaborador no logra solucionar el faltante, el sistema le genera el siguiente mensaje para continuar con el cierre de caja:
¿Qué es un sobrante?
Es un resultado MAYOR en dinero o soportes equivalentes al mismo, al momento de realizar el cierre de Informe de Ventas.
¿POR QUÉ SE PRESENTAN?
Los sobrantes se pueden presentar en los siguientes casos:
Ventas no registradas.
Menor valor entregado en el cambio al cliente
Mayor valor cobrado al cliente
Registro incorrecto del valor de los gastos
Registro incorrecto del valor consignado en bancos o brinks
¿CÓMO SE EVITAN?
Registrando debidamente el total de las ventas
realizadas
Atendiendo al detalle la información del día
(Consignaciones, Registros de Gastos)
Validando con soporte en físico el valor
registrado en el sistema
Validando la entrega debida del cambio
correspondiente al cliente
Sobrantes, ¿Cómo se evitan?
¿CÓMO SE SOLUCIONAN?
Al momento de presentarse un sobrante, este se puede solucionar de las siguientes maneras:
VENTAS NO REGISTRADAS
En caso de evidenciar ventas no registradas es
necesario realizarlas antes de generar el cierre definitivo de
caja. Deben registrase el mismo día que se realizaron.
FALLAS EN FACTURACIÓN Y DEVUELTAS
Para el mayor valor cobrado al cliente y el menor
valor entregado en cambio. Se debe comunicar con el Jefe de Zona,
este dará las instrucciones para el trámite de este sobrante.
ATENCIÓN AL DETALLE
Solicitar soporte al área correspondiente, para la
modificación de los gastos registrados se debe comunicar con el
Departamento de Contabilidad. Para modificar valores en
consignaciones se debe comunicar con el Departamento de Control
Interno.
Cuando ocurre un sobrante, el sistema le genera la advertencia al usuario en el momento de cerrar la caja, como se puede observar en la siguiente imagen:
Si el colaborador continúa, a pesar del sobrante, el sistema le suministra un resumen del estado como se cerrará la caja:
El sistema le solicitará una observación para justificar el descuadre en caja, como se ilustra a continuación:
Después de realizar la justificación, el sistema le permitirá cerrar la caja, como se puede observar en la siguiente imagen:
Si al realizar el cuadre caja no se presentaron faltantes ni sobrantes, el sistema le indicará como se observa en la siguiente imagen:
Faltantes y sobrantes
