El administrador de cada restaurante, Operador Logístico, jefe de logística y coordinador de Planta son los responsables de reportar el incumplimiento de las especificaciones de las materias primas y suministros a través de un no conforme.
Calidad / Lección 3: Manejo de no conformes
Condiciones generales
El administrador de cada restaurante, jefe de bodega, Operador Logístico y Coordinador de planta ingresa a la plataforma Binaps y registra los campos establecidos para la elaboración del documento de no conformes.
Un no conforme se elabora cuando se evidencia un incumplimiento en un alto porcentaje a una especificación técnica definida o cuando se presenta una desviación critica de un proceso de un proveedor aprobado.
Cuando se presenta una no conformidad en el restaurante, Planta Frisby u Operador Logístico se debe realizar un análisis detallado del evento para identificar el responsable. Cada fallo debe contener foto con la evidencia de la no conformidad y foto del rótulo del producto que evidencie el nombre del proveedor, lote y fecha de vencimiento.
El administrador de cada restaurante, jefe de bodega, Operador Logístico y Coordinador de planta tienen un plazo de 48 horas para elaborar un no conforme cuando se evidencie una no conformidad en restaurante o en Operador Logístico.
Cuando se defina la responsabilidad se genera un documento a través de la plataforma binaps. Este documento debe estar redactado adecuadamente (en tercera persona), se debe especificar la fecha del incumplimiento y el lugar de la ocurrencia; dirigido al proveedor, usando un lenguaje técnico y claro, con la evidencia fotográfica incluida y los datos correctos del producto no conforme; esto con el fin de soportar el incumplimiento al proveedor.
Pantalla
Binaps para elaboración de No Conformes
Los campos son: descripción (explicación clara del no conforme), producto, lote, fecha de vencimiento, cantidad, decisión a tomar clara para envío al ingeniero de calidad que es el responsable para envío a Compras.
Se
elaboran no conforme a los proveedores por las
siguientes causas:
- Elementos extraños.
- Bolsas abiertas o averiadas.
- Daño de productos en 2 o más restaurantes y que pertenezcan al mismo lote.
- Desviaciones de temperatura.
- Productos condicionados por vida útil.
- Incumplimiento en especificaciones técnicas definidas en un volumen representativo.
El ingeniero de calidad debe revisar la información y realizar la investigación correspondiente. Después de revisar la información diligencia los campos: tipo de no conforme, situación final de producto y adjunta la fotografía con las evidencias del producto no conforme para luego reasignar a Compras.
El ingeniero de calidad debe seleccionar el tipo de no conforme.
Pantalla
Binaps para tipo de no conforme
Se selecciona de acuerdo a los criterios
Criterios Inocuidad:
- Elementos extraños que afecten la salud del consumidor mayores a 4 mm.
- Incumplimiento en especificaciones de Microorganismos patógenos.
Criterios Calidad:
- Producto vencido.
- Contaminación cruzada.
- Canastas sucias.
- Variaciones de sabor fermentación, vinagre.
- Bolsa inflada.
- Variaciones de color y/o apariencia que no altera sabor.
- Incumplimiento en entrega.
- Canastas averiadas.
- Humedad.
- Peso.
- Longitud.
- Cantidad de unidades.
- Corta vida útil.
- Exceso de grasa.
- Elementos extraños como cabellos, mosquitos, gusanitos.
- Productos que se reciben condicionados.
- Incumplimiento en cantidad de producto.
- Empaques sin protección.
- Incumplimiento en dotación.
- Incumplimiento en embalaje.
- Se entrega referencia no solicitada.
- Incumplimiento en rotulación.
- Incumplimiento en rotación.
- Cajas mojadas.
- Incumplimiento en Temperaturas de refrigeración, se recibe condicionado.
Para los no conformes de calidad por temas de bajo peso de pollo y derivado, faltante de unidades, bajo peso de papa o un incumplimiento repetitivo, se debe realizar consolidados por regional 2 veces al mes de la desviación, esto para argumentar el incumplimiento al proveedor y para evitar enviar documentos por la misma situación durante el mes; por lo tanto, este no conforme debe estar muy bien sustentado con fotografías, datos, restaurantes, cantidades con el fin de evidenciarle claramente al proveedor el incumplimiento.
Ejemplo
información a reportar en documento anexo al no
conforme por bajo peso o faltante
Para esto es necesario también guardar muestra del incumplimiento y notificarle al proveedor en donde estará la muestra para revisión.
Averías:
Las averías son eventos puntuales que se presentan tanto en la planta del proveedor como en la manipulación en la bodega.
- Fuga de válvulas de selle.
- Fallas de selle.
- Empaque averiado.
Nota
Las averías se envían al ingeniero de calidad de la regional con todo el soporte quien a su vez lo remite al área de compras para su gestión con el proveedor y recolección en la respectiva bodega.
Informativo:
Este no conforme se genera cuando es necesario reportarle al proveedor un incumplimiento de su proceso sin que afecte su sistema de gestión de calidad.
Cada ingeniero de calidad define de acuerdo al caso, quien asume las cantidades del incumplimiento, ya sea el proveedor o la Bodega Virtual, para esto es necesario que el ingeniero de calidad especifique en el cuadro semanal de seguimiento a la Bodega Virtual esta situación para evitar confusiones en los traslados de los restaurantes.
Dependiendo de la frecuencia de ocurrencia del evento no conforme o del seguimiento realizado por el ingeniero de calidad de cada Regional, se elabora un no conforme al proveedor; este debe estar respaldado con datos y fotografías para retroalimentación al proveedor y se aclara que de acuerdo a seguimiento se envía el no conforme.
Ejemplo no conforme de tornados:
- Tener claro cantidad lote recibido. Esta información la conoce el jefe de logística o coordinador de planta.
- Se toman 5 paquetes y se cuentan las unidades presentes en cada paquete.
- Se debe tener claridad de la cantidad de unidades faltante por paquete (es decir, menos de 30 unidades por paquete)
- El faltante se promedia y de allí se obtiene la cantidad faltante de la entrega.
- Este es el fallo para el proveedor (Mal corte y faltante de unidades que generan un faltante de producto dentro del inventario.)
Nota
La cantidad faltante se envía a Bodega Virtual para cobro al proveedor (soporte no conforme)
Para aceptar los fallos de calidad de verduras procesadas debe haber un soporte del pedido realizado de ese lote y claridad de la frecuencia de pedido en el restaurante (remisiones), con el fin de asegurar que la cantidad reportada no corresponda a una inadecuada planeación en el pedido.
Los fallos de calidad de papa cruda se realizan por los restaurantes.
Para elaboración de no conformes en la recepción, remítase al documento PROAC10 Procedimiento de recepción de materias primas en el operador logístico.
Pantalla
Binaps para elaboración de No Conformes
condicionados
Para productos que incumplen con especificaciones técnicas y no se genere devolución, se recibirán de manera condicionado; debe realizarse un no conforme para que el proveedor asuma unidades que puedan dañarse durante su manejo y en situación actual y final debe incluirse la palabra CONDICIONADO.
En ningún caso se podrá hacer concesión sobre características de inocuidad de los alimentos.
El administrador de cada restaurante, jefe de bodega, Operador Logístico, coordinadora de planta, deben enviar el no conforme al ingeniero de calidad responsable para su aprobación y reasignación al área de Compras.
Cuando un no conforme es adjudicado al proveedor, el responsable de asignarle al proveedor es el asistente de compras y en decisión final debe estar proveedor.
No conformes operador logístico
Cuando se genere un incumplimiento del Operador Logístico desde el restaurante o desde la bodega del operador, el ingeniero de calidad o jefe de logística reasignará el no conforme a la ingeniera de calidad de la Regional Antioquia quién será la responsable de tramitarlo con el usuario del Operador Logístico de cada ciudad.
Para este caso se debe adjuntar: evidencia fotográfica del incumplimiento y notificarlo en la remisión; se debe incluir fotografía la remisión con estas anotaciones y con firma de conductor.
Cuando se genera un no conforme en el Operador
Logístico, el coordinador de cada bodega tiene
un plazo de 48 horas para ingresar a la
plataforma Binaps, emitir el no conforme y
enviarlo al jefe de logística Frisby para
validar la información.
El jefe de logística Frisby, una vez aprobada la información, remitirá el no conforme a la ingeniera de calidad de la regional Antioquia para su gestión ante compras, el transportador o ante la planta Frisby.
Para el manejo de averías, el usuario del Operador Logístico de cada ciudad enviará el no conforme al jefe de logística Frisby y éste a su vez, remitirá la información a la ingeniera de calidad de la Regional Antioquia para su gestión con compras.
Cuando se presente una desviación en la operación, el jefe de cada bodega podrá elaborar el no conforme al Operador Logístico, tramitándolo a través de la ingeniera de calidad de la Regional Antioquia que lo reasignará al usuario del Operador Logístico de cada ciudad.
El usuario del Operador Logístico de cada ciudad es el responsable de dar respuesta del no conforme a través de la plataforma Binaps.
Todos los no conformes generados al operador los cerrará y calificará la ingeniera de calidad de la Regional Antioquia, por lo tanto, cuando se reasigne, en la casilla reportado por, cambiará a este usuario.
No conformes al transportador
Cuando se genere un no conforme al transportador, la información debe enviarse a la ingeniera de calidad de la Regional Antioquia quien tramitará el no conforme ante el proveedor de transporte por Binaps.
Si el fallo se genera desde la planta, la coordinadora de planta envía el no conforme a la ingeniera de calidad de la regional Occidente quien a su vez los envía a la ingeniera de calidad de la Regional Antioquia para su respectivo trámite ante el proveedor.
Todos los no conformes generados al transportador los cerrará y calificará la ingeniera de calidad de la Regional Antioquia.
No conformes planta Frisby
Cuando se genere un incumplimiento en la planta Frisby, la coordinadora de planta emite un no conforme por la plataforma Binaps a la ingeniera de Aseguramiento de calidad quien reasigna a Compras.
Los no conformes que son responsabilidad de la planta, llegarán a través de la ingeniera de calidad de la regional occidente quien es la responsable de validad la información para aceptar el no conforme.
La ingeniera de calidad de la regional occidente enviará el no conforme a la coordinadora de planta para su revisión y generar un plan de acción efectivo para que no suceda nuevamente el evento.
Estos no conformes los cerrará y calificará la ingeniera de aseguramiento de calidad.
No conformes a procesos de producción y abastecimiento
Cuando se genere un incumplimiento en los procesos de producción y abastecimiento, se debe generar un no conforme a través de la plataforma Binaps.
La coordinadora de planta o la ingeniera de calidad de la regional occidente enviarán un no conforme:
- A la jefe de planta cuando se tengan incumplimiento de los procesos productivos.
- Al jefe de bodega Dosquebradas cuando se tenga un incumplimiento en el abastecimiento
Estos no conformes los cerrará y calificará la ingeniera de Aseguramiento de calidad.
Nota
los tiempos de respuesta a todos los no conformes es de 5 días hábiles.
Se creo la Bodega Virtual para aquellos productos que incumplan requisitos específicos de calidad y para los cuales las desviaciones en la investigación, no se identifique un responsable o esté en proceso de investigación. El centro de costos creado para la Bodega Virtual es el 097.
Las cantidades que se asignan a esta bodega
corresponden a presas de pollo bajo peso
cuando la cantidad no supera el 1% del total
de lote, o cantidades pequeñas de otras
materias primas, lo cual no justifica
devolver al proveedor.
Para el traslado
de cantidades grandes, el ingeniero de
calidad debe demostrar que de acuerdo a su
gestión estas materias primas
definitivamente no tienen un responsable, de
contrario no se aceptan en la bodega.
Ejemplo de no
conforme
Ejemplo de no conforme
