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Buenas Prácticas de Manufactura / Lección 3: 5S

Metodología 5S

Condiciones generales

5S es una herramienta de gestión visual fundamental creada en Japón y utilizada habitualmente como punto de partida para introducir la mejora continua en la empresa.

Las 5S van más allá de ser una simple metodología. Es una cultura que se desarrolla dentro de una empresa y se enfoca en ser espontánea por su búsqueda de la mejora continua en un ambiente laboral propicio de condiciones profesionales que involucra a todos los miembros de una empresa. Esta metodología no es un listado de actividades a cumplir en un determinado tiempo; más bien, debe ser una práctica diaria que requiere de concentración, dedicación y devoción, comprometida a alcanzar una cultura sostenible.

Disponer de un puesto de trabajo ordenado, limpio y bien organizado, es clave para atajar las pérdidas de tiempo-desplazamientos innecesarios, reducir los defectos en piezas, ahorrar en mantenimiento y aumentar la seguridad. Ayuda a que el personal de planta esté motivado y trabaje en las mejores condiciones.

¿Para qué son las 5s?

La metodología 5S es una herramienta de mejora de los tiempos de trabajo y las condiciones laborales, siguiendo un procedimiento cuyo objetivo es lograr la calidad del espacio en el que trabajamos.

De forma básica, la finalidad de las 5S es simplemente reducir el despilfarro, asegurar el rendimiento y la eficiencia y, finalmente, mejorar la productividad en el lugar de trabajo. Constituye una filosofía o metodología para establecer y mantener el orden, la limpieza y el hábito, así como mejorar el aprovechamiento de los recursos.

La metodología 5S nos indica y ayuda a deshacernos de los materiales innecesarios, a que todo se encuentre ordenado e identificado, a eliminar las fuentes de suciedad y a arreglar los desperfectos, a que todos los elementos se aprecien a simple vista sin necesidad de largas búsquedas y a que todo esto se mantenga y mejore constantemente.

Las 5S no son aplicaciones de limpieza ante las visitas de control. Es una técnica de gestión utilizada para la creación y el mantenimiento sistemático de la limpieza y el orden de las áreas de trabajo. Se trata de una herramienta muy importante si pretendemos optimizar los procesos de una organización.

5S es un método cuyo principio es:

“Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”

¿En que consisten las 5s?

La metodología “cinco eses” fue desarrollada en Japón y cada una de las “S” hace referencia a una acción a realizar para implantar este método: Clasificación, Organización, Limpieza, Estandarización y Seguir Mejorando.

5S
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¿Cuáles son las 5S?

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¿Para qué sirven las 5S?

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1. Clasificación (Seiri)

Clasificación consiste en identificar y clasificar los materiales indispensables para la ejecución del proceso. El resto, se considerará material innecesario y por lo tanto se eliminará o separará. A partir de ese momento, se realizará un inventario estándar de cada puesto de trabajo.

De esta forma, el trabajador dispone de las herramientas que realmente necesita y ya no existirán otros elementos que puedan dificultar su trabajo.

¿Cómo implementar seire en los restaurantes?

Definir un día para realizar un diagnóstico inicial del restaurante, se debe contar con tiempo suficiente para realizar este procedimiento sin tener distracciones o actividades adicionales a su cargo.

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Se debe tener al alcance de la mano la lista de chequeo 5S de materiales, elementos, equipos y utensilios de cada área.

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Con la lista de chequeo de los materiales, elementos, equipos y utensilios que debe tener el restaurante se debe hacer una revisión detallada del inventario de estos, con el fin de identificar lo que tenemos, lo que nos falta, lo que nos sobra y lo que se encuentra en mal estado y debe ser eliminado y reemplazado.

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Después de identificar los materiales, elementos, equipos y utensilios de cada área se debe ejecutar el proceso que se muestra a continuación.

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A continuación despues de hacer la selección y separación de los elementos se debe hacer la eliminación definitiva de lo que se encuentra en mal estado y no se puede reparar, o donar lo que se encuentra en buen estado y es útil para alguien más.

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Para finalizar se debe gestionar la reparación de lo que si se puede reparar y la solicitud de lo que es necesario y no se tiene.

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Se puede hacer un plan de acción de ser necesario e identificar los elementos que están en tramites de ser eliminados, o en tramite de reparación, sin embargo, estos procesos deben tener una fecha límite para su gestión.

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Ejemplo

Pendones de campañas antiguas, comunicados internos viejos, grapadoras dañadas, utensilios rotos, equipos dañados, repuestos de equipos, materias primas dañadas o contaminadas, herramientas, cajas y material de embalaje no necesario, dotación usada, utensilios en mal estado.

Ventajas

  • Liberar espacio útil, stock, almacenamiento en restaurantes y tiendas.
  • Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo.
  • Mejora el control visual del stock de materia prima, empaques y utensilios en uso.
  • Eliminar las pérdidas de productos o elementos que se deterioran en el almacenamiento inadecuado.
  • Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro.
  • Aumenta la productividad de las máquinas y personas implicadas.
  • Provoca un mayor sentido de la clasificación y la economía, menor cansancio físico y mayor facilidad de operación.

Desventajas de no clasificar

  • Los puntos de ventas son inseguros.
  • Se pierde tiempo valioso para encontrar algún material y se dificulta el trabajo.
  • Stocks altos.
  • Cajones y armarios que se utilizan para guardar elementos innecesarios.
  • Vías de evacuación ocupadas con elementos innecesarios.
  • Demoras en las entregas por el tiempo invertido en búsquedas innecesarias.
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2. Organización (Seiton)

El propósito principal del Seiton (Orden) es ubicar los elementos necesarios en sitios concretos donde se puedan encontrar fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio. Las metodologías utilizadas en Seiton facilitan su codificación, identificación y ubicación de áreas para facilitar su conservación en un mismo sitio durante el tiempo y en perfectas condiciones.

Desde el punto de vista de la aplicación del Orden esta “S” tiene como propósito que “cada cosa tenga un sitio, y un sitio para cada cosa”, es decir deberemos decidir dónde tiene que ir todos los objetos de mi área, ubicarlos e identificar la ubicación claramente con fotos del objeto o un cartel con su nombre. Esta S lo que pretende es mejorar el ambiente de trabajo y la productividad gracias a que todo se encuentra a simple vista y de una manera ágil.

En segundo lugar, se procede a ordenar los materiales indispensables, facilitando las tareas de encontrar, usar y reponer estos útiles.

Con ello se consigue eliminar tiempos no productivos asociados a la búsqueda de materiales y desplazamientos innecesarios. Se debe marcar la ubicación de cada material, componente o herramienta, para ello nos servimos de etiquetas, moldes, dibujos, señales, etc.

¿Cómo implementar seiton en los restaurantes?

  1. Después de tener identificado todos los elementos, equipos, materiales y utensilios que necesitamos debemos definir un lugar para cada uno.
  2. Definir un nombre, código o color para cada clase de artículo, se debe marcar cada sitio de ser necesario, y debe ser de conocimiento de todo el personal el lugar definido para cada elemento, con el fin de asegurar que quien lo necesite pueda acceder a este fácilmente y que al dejar de usarlo lo vuelva a poner en su lugar.
  3. Determinar la cantidad exacta que debe haber de cada artículo.
  4. Decidir donde guardar las cosas tomando en cuenta la frecuencia de su uso.
  5. Crear los medios para asegurar que cada artículo regrese a su lugar.
  6. Colocar las cosas útiles por orden según criterios de: Seguridad / Calidad / Eficacia. Seguridad: Que no se puedan caer, que no se puedan mover, que no estorben. Calidad: Que no se oxiden, que no se golpeen, que no se puedan mezclar, que no se deterioren. Eficacia: Minimizar el tiempo perdido.

Cuando no hay orden es muy dificil identificar lo que se tiene y lo que se necesita y se puede llegar a tener exceso de inventarios o falta de algún elemento, también aumentan los tiempos de busqueda de lo que nos hace falta.

En un lugar ordenado y debidamente rotulado, no es necesario perder tiempo en la busqueda de lo que necesitamos, se reducen los controles de inventarios, se puede evidenciar facilmente que se tiene y que hace falta.

Ventajas para la organización

  • Menor necesidad de controles de stock y producción.
  • Facilita el transporte interno, el control de la producción y la ejecución del trabajo en el plazo previsto.
  • Menor tiempo de búsqueda de aquello que nos hace falta.
  • Aporta al incremento de la rentabilidad del restaurante.
  • Aumenta la productividad de las máquinas y personas.

Desventajas

  • Se incrementa el tiempo de acceso a un elemento para su utilización.
  • No existe una buena identificación o señalización para la ubicación de los elementos.
  • Errores para la operación de equipos.
  • El desorden no permite controlar visualmente los stocks.
  • Errores y demoras en la presentación de producto (ensamble)
  • Dificultades en la rotación de productos.

Para el colaborador

  • Provoca una mayor racionalización del trabajo, menor cansancio físico y mental, y mejor ambiente.
  • Facilita el acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo.
  • La limpieza se puede realizar con mayor facilidad y seguridad.
  • La presentación y estética del restaurante se mejora, comunica orden, responsabilidad y compromiso con el trabajo.
  • Se libera espacio.

Tener en cuenta que

  • Todas las cosas han de tener un nombre, y todos deben conocerlo.
  • Todas las cosas deben tener espacio definido para su almacenamiento o colocación, indicado con exactitud y conocido también por todos (tener un nombre).
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3. Limpieza (Seiso)

El Seiso o Limpieza debe implantarse siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el hábito de mantener el sitio de trabajo en correctas condiciones. El proceso de implantación se debe apoyar en un fuerte programa de saneamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución.

Es indispensable localizar y eliminar la suciedad del puesto de trabajo, así como su correcto mantenimiento.

Disponer de un estándar adecuado de limpieza y organización repercute directamente en la motivación del personal, además de reducir en gran medida los accidentes y lesiones.

¿Cómo implementar seiso en los restaurantes?

  1. Despues de tener todos los elementos en su lugar se debe definir una jornada de limpieza y desinfección de las áreas, equipos y utensilios, será una o máximo dos jornadas de limpieza y desinfección profundas para dar incio al proceso de 5S de mantener la limpieza.
  2. Todo el personal deberá tener asignado un sitio en el restaurante o tienda conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Antes y después de cada trabajo realizado, se retirará cualquier tipo de suciedad generada, ya que el incumplimiento de la limpieza tiene consecuencias, en la inocuidad y calidad de los productos.
  3. Se debe cumplir con los protocolos de limpieza y desinfección de la compañía, siguiendo los manuales del plan maestro de saneamiento con respecto a la limpieza de equipos y preparación de sustancias químicas, así como el uso de elementos establecidos.
  4. Durante la jornada de limpieza y desinfección se debe eliminar toda la suciedad de áreas y equipos tenienendo mayor enfasis en puntos muertos y de difiicl acceso.
  5. Al identificar puntos muertos y de dificil acceso se deben realizar los cronogramas mensual y semanal de limpieza y desinfección que aseguren la limpieza constante de todas las áreas incluyendo estos puntos dificiles y garantizar que se de cumplimiento estricto del programa.
  6. Según las necesidades se pueden programar jornadas de limpieza que ayuden a sostener esta S, sin embargo, la idea es que con el tiempo se puedan reducir estas jornadas o eliminarlas completamente.
  7. Es muy importante definir horarios para las limpiezas y tiempos suficientes para que se pueda cumplir con una limpieza profunda de los equipos y áreas.
  8. Despues de tener todos los elementos en su lugar se debe definir una jornada de limpieza y desinfección de las áreas, equipos y utensilios, será una o máximo dos jornadas de limpieza y desinfección profundas para dar incio al proceso de 5S de mantener la limpieza.
  9. Todo el personal deberá tener asignado un sitio en el restaurante o tienda conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Antes y después de cada trabajo realizado, se retirará cualquier tipo de suciedad generada, ya que el incumplimiento de la limpieza tiene consecuencias, en la inocuidad y calidad de los productos.
  10. Se debe cumplir con los protocolos de limpieza y desinfección de la compañía, siguiendo los manuales del plan maestro de saneamiento con respecto a la limpieza de equipos y preparación de sustancias químicas, así como el uso de elementos establecidos.
  11. Durante la jornada de limpieza y desinfección se debe eliminar toda la suciedad de áreas y equipos tenienendo mayor enfasis en puntos muertos y de difiicl acceso.
  12. Al identificar puntos muertos y de dificil acceso se deben realizar los cronogramas mensual y semanal de limpieza y desinfección que aseguren la limpieza constante de todas las áreas incluyendo estos puntos dificiles y garantizar que se de cumplimiento estricto del programa.
  13. Según las necesidades se pueden programar jornadas de limpieza que ayuden a sostener esta S, sin embargo, la idea es que con el tiempo se puedan reducir estas jornadas o eliminarlas completamente.
  14. Es muy importante definir horarios para las limpiezas y tiempos suficientes para que se pueda cumplir con una limpieza profunda de los equipos y áreas.

La limpieza después del organizar se hace indispensable para tener un lugar de trabajo en optimas condiciones de inocuidad y calidad

Tener las áreas de trabajo ordenadas y limpias antes, durante y después de la operación nos ayuda a tener un mejor estado de animo y mejor ambiente laboral.

Ventajas

  • Mayor productividad de personas, máquinas y materiales, evitando hacer cosas dos veces.
  • Se incrementa la vida útil de los equipos, al garantizar su correcta limpieza y funcionamiento.
  • Las averías se pueden identificar más fácilmente.
  • Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes.
  • Mejorar el bienestar físico y mental del trabajador.
  • Facilita la venta del producto.
  • Evita pérdidas y daños materiales y productos.
  • Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.
  • La calidad del producto se mejora y se evitan las perdidas por suciedad y contaminación del producto y material de empaque.
  • Se garantiza inocuidad de ambientes y alimentos evitando Intoxicaciones a los clientes.
  • Eliminar madrigueras de insectos y roedores.

Tener en cuenta que

  • Aplicar los seis pasos de limpieza y desinfección en toda la jornada laboral.
  • Asegurar la limpieza de equipos, utensilios e instalaciones, antes, durante y después de las actividades de preparación de alimentos.
  • Asegurar la ejecución, control y verificación del cronograma de limpieza y desinfección.
  • Clasificar y disponer correctamente los residuos sólidos generados en el restaurante.
  • Asegurar una correcta limpieza y desinfección en aquellos puntos muertos o de difícil acceso.
  • En caso de ser necesario implementar el plan padrino para asegurar áreas, equipos y utensilios libres de contaminación.
  • No debe tirarse nada al suelo.
  • No existe ninguna excepción cuando se trata de limpieza. El objetivo no es impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y obtener la Calidad Total.
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4. Estandarizar (Seiketsu)

Seiketsu es la etapa de conservar lo que se ha logrado aplicando estándares a la práctica de las tres primeras “S”. Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones. La implantación de este paso es también más difícil que los tres pasos anteriores y requiere mucho más creatividad y planificación que las etapas anteriores.

Cuando se lleve a cabo la estandarización o control visual, los trabajadores harán su trabajo con mayor eficiencia, lo que llevará a reducir los costos y aumentar la productividad. Los trabajadores también tienen una mayor comprensión de sus expectativas de trabajo cuando los requisitos y las responsabilidades se aclaran a través de la estandarización.

El proceso de estandarizar trata de distinguir fácilmente una situación “normal” de una “anormal”, es decir, el personal debe ser capaz de discernir cuando las tres S anteriores se están aplicando correctamente y cuando no.

Es imprescindible que todo el personal del restaurante disponga de la formación adecuada para identificar este tipo de situaciones. De esta forma, el personal se siente más valorado y aumenta su motivación. A su vez, los colaboradores son más polivalentes y son capaces de detectar pequeños fallos en su puesto, que a posteriori pudieran desencadenar problemas más graves.

¿Cómo implementar seiketsu en los restaurantes?

  1. Después de tener solo lo necesario, ordenado en un lugar especifico y el restaurante en condiciones impecables de limpieza y desinfección, todo el personal debe conocer.
  2. Asegurarse de que los primeros tres pasos en 5S se implementan correctamente.
  3. Establecer prácticas y rutinas estándar para repetir regularmente y de manera sistemática los tres primeros pasos.
  4. Tomar fotografías antes de la implementación y después de la tercer S para poder comparar y evaluar el estado del proceso
  5. Hacer recorridos programados en los que se pueda identificar las desviaciones de las primeras 5S con la ayuda de marcadores visuales como tarjetas rojas puestas en los incumplimientos, realizar reunión de cierre con todos los colaboradores en donde todos puedan evidenciar los incumplimientos y generar las mejoras.
  6. Crear un tablero 5S donde se muestren públicamente todas las listas de control y documentos del equipo.
  7. Asignar responsabilidad a las personas para todas las maquinarias y áreas de trabajo.
  8. Realizar inspecciones y evaluaciones regulares por un equipo de seguimiento especial.

Ten en cuenta que

“Nunca se debe bajar la guardia”

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5. Seguir mejorando (Shitsuke)

Al igual que la cuarta S, SHITSUKE no consiste en implementar nuevas actividades sino en mantener las anteriores. Habiéndolas incorporado en las tareas cotidianas que podemos decir que ya son parte de nuestra manera de trabajar. Por eso lo traducimos como hábito. Consiste en tener el hábito de implementar permanente y correctamente los procedimientos apropiados. Podremos obtener los beneficios alcanzados con las primeras “S” en un largo período de tiempo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y estándares establecidos.

Las cuatro “S” anteriores se pueden implantar sin dificultad si en los lugares de trabajo se mantiene la Disciplina. Su aplicación nos garantiza que la seguridad será permanente, la productividad se mejore progresivamente y la calidad de los productos sea excelente.

En pocas palabras: todos los beneficios de los primeros cuatro pasos se perderían si no hay un esfuerzo deliberado para sustentar la disciplina del método 5S. Además, la disciplina en Shitsuke ayuda a los individuos y a las empresas cuando abordan futuras iniciativas.

Las 5S no tienen un fin definido. Es un ciclo que se repite continuamente y en el que se debe de disponer de una disciplina para mantener un puesto de trabajo ordenado y limpio.

El éxito en la implantación de las 5S genera un espacio de trabajo mucho más agradable, se reducen stocks, accidentes y se aumenta la productividad y satisfacción del personal de la empresa. Por ello la prioridad es mantener esta disciplina de una forma rigurosa y constante.

¿Cómo mantener las 5s en los restaurantes?

  1. Implantar las 5S respetando la metodología.
  2. Respetar los canales de comunicación que recomienda las 5s (Recorridos de verificación, reuniones, encuentros, auditorias).
  3. El respeto de las normas y estándares establecidas para conservar el sitio de trabajo impecable.
  4. Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el funcionamiento de una organización.
  5. Promover el hábito de Auditar o reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas establecidas.
  6. Comprender la importancia del respeto por los demás y por las normas en las que el trabajador seguramente ha participado directa o indirectamente en su elaboración.
  7. Mejorar continuamente.

Lo difícil no es llegar, sino mantenerse

Ventajas

  • Menos productos defectuosos.
  • Menor nivel de existencias o inventarios.
  • Menos accidentes.
  • Menos movimientos y traslados inútiles.
  • Más espacio.
  • Orgullo del lugar en el que se trabaja.
  • Mejor imagen ante nuestros clientes.
  • Mayor trabajo en equipo.
  • Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.
  • Mayor conocimiento del puesto.
  • Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado por los recursos de la empresa.

Papel de los colaboradores

  • Asumir con entusiasmo la implementación de las 5s.
  • Pedir al jede del área el apoyo y los recursos que se necesitan para implementar las 5s.
  • Participar en la formulación de planes de mejora continua para eliminar problemas y defectos en el restaurante.
  • Participar activamente en la promoción de las 5s.
  • Enseñar con el ejemplo.
  • El programa debe tener continuidad y monitoreo constante.
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¿Cuáles son las 5S?

Con clic sostenido arrastra cada ficha hacia el lugar que le corresponde para armar el gráfico de las 5S.

5s

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