Tecnología / Lección 4: Introducción a las presentaciones electrónicas
Las presentaciones electrónicas son productos informáticos que se basan en imágenes elaboradas en las computadoras y que se muestran mediante un proyector. Se realizan en programas que permiten crear de una manera rápida llamativa y profesional laminas o diapositivas digitales donde se pueden insertar textos, imágenes, gráficos, tablas y elementos multimedia como video, audio y animación.
Las presentaciones tienen como objetivo realizar exposiciones visuales ante un público numeroso. Como parte de una presentación, se incluyen también otros recursos que funcionan como apoyo de la exposición.
Algunos de los principales programas que existen para hacer presentaciones electrónicas son: Prezi, Knovio, Emaze, Powtoon, Hakiu Deck, Canva, Freelance, Astound, Corel Presentations, Open Office, Keynote, StarOffice Impress, Google Slides y PowerPoint, entre otros.
Las presentaciones de PowerPoint solían ser en blanco y negro, pero hoy en día son atractivas y envolventes. Microsoft ha introducido elementos que ayudan a los usuarios a contar una historia. PowerPoint es una herramienta que guía y asesora en lo que a composición, diseño y formato de las diapositivas se refiere por medio de su asistente para contenido. Este programa te permite mejorar las presentaciones con imágenes y efectos de sonido, complementar la información relevante con tablas y gráficos, escribir y editar datos con facilidad. Se puede además agregar información de otras fuentes.
¿Qué son las presentaciones electrónicas?
Tecnología / Lección 4: Introducción a las presentaciones electrónicas
En este curso específicamente nos referiremos a las presentaciones de Microsoft PowerPoint las cuales destacan por ser presentaciones llenas de dinamismo, color, movimiento y sonidos envolventes.
Al igual que los demás programas de Microsoft estudiados durante este curso, PowerPoint cuenta con unos elementos básicos en su ventana principal los cuales pueden verse en el siguiente video:
A continuación te presentamos la página principal de entorno de PowerPoint, donde se explica el funcionamiento de cada una de las partes que verás cuando crees una nueva presentación.
Entorno de Power Point
Dentro del ambiente de PowerPoint existe una gran cantidad de elementos que interactúan de manera efectiva para hacerlo una aplicación muy poderosa manteniendo la característica de facilidad de uso. Para aprovechar mejor las ventajas que ofrece la aplicación se deben conocer algunos elementos que destacan entre los demás por su uso frecuente al momento de elaborar presentaciones.
Recuerda que la ventana se puede personalizar para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.
La cinta de opciones está dividida en las fichas: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Transiciones, Animaciones, Presentación con Diapositivas, Revisar y Vista. Cada ficha tiene su respectiva banda de opciones.
A continuación, daremos un recorrido por cada una de las fichas para que las puedas conocer más a fondo. En aquellos aspectos en donde es similar a las fichas de Word no ahondaremos.
Tiene grupo de portapapeles, fuente y párrafo.
En el grupo Dibujo existen herramientas para: Insertar formas predeterminadas, organizar, agrupar y posicionar objetos, estilos rápidos de temas, relleno, contorno y efectos de formas.
El único elemento diferente frente a Word y Excel es el de “Insertar nueva diapositiva” donde se encuentran patrones prediseñados y opciones para duplicar diapositivas, esquemas o volver a utilizar diapositivas.
Cuenta con variados temas para el fondo de las diapositivas.
En esta ficha se encuentra la opción de modificar el tamaño de la diapositiva: Estándar (4:3), Panorámica (16:9) o personalizado. También existe la posibilidad de darle un formato propio al fondo.
En esta ficha es el lugar en donde se encuentra la forma en la que cambiará de una diapositiva a otra y permite tener una vista previa para observar cada opción. Aquí también se pueden colocar los sonidos para la transición, la duración de la transición y la forma en la que avanzará a la próxima diapositiva (si será necesario dar clic al mouse) y si se quiere un tiempo para que dicho avance se haga.
Aquí pueden encontrarse todas las posibles animaciones que se pueden hacer a una diapositiva tal y como puede apreciarse en la imagen.
Se cuenta con un botón para agregar animación en donde se tiene la opción de describir la trayectoria de la animación (Línea, arco, giros, formas, bucles), efectos de salida, de entrada y de énfasis al gusto de quien realiza la presentación.
Aquí se tiene la opción de ver la presentación: Desde el principio, desde la diapositiva actual, presentar en línea, de forma personalizada. Aquí se configura la presentación, ensayan los intervalos, se realizan grabaciones de la presentación y se ocultan diapositivas que no se quieren presentar.
Se cuenta con la opción de insertar entradas manuscritas para la revisión.
Se cuenta con opciones de vistas de presentación: Normal, en esquema, clasificador de diapositivas, página de notas y vista de lectura.
También se cuenta con vistas de patrón:
Si quieres que todas las diapositivas contengan las mismas fuentes e imágenes (como logotipos) puedes realizar cambios en un solo lugar, el patrón y estos cambios quedarán en todas las diapositivas.
Selecciona Insertar.
Para agregar una imagen:
Para agregar una forma, una imagen o un gráfico:
La transición de diapositivas es el efecto visual que se reproduce al pasar de una diapositiva a la siguiente durante una presentación. Puedes controlar la velocidad, agregar sonido y personalizar las propiedades de los efectos de transición.
Para quitar una transición, seleccione Transiciones > Ninguno.
La vista Moderador es una excelente forma de ver tu presentación con las notas del orador en un equipo (tu equipo portátil, por ejemplo), mientras que tu audiencia solo verá las diapositivas que aparezcan en la pantalla frente a ella (como una pantalla más grande en la que esté proyectando). En el grupo Iniciar presentación con diapositivas de la pestaña Presentación con diapositivas, haz clic en Desde el principio.
Usa los controles de la vista moderador:
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Power Point siempre ha sido un gran aliado y, tal vez, la herramienta más usada para transmitir nuestras ideas y objetivos. Aunque hoy existen más herramientas en la nube que permiten salir de ese lineal y tradicional programa que todos conocemos, debes tener en cuenta que la información queda expuesta a todo público así que te invitamos a elegir bien tu herramienta según la información que vayas a presentar. Las herramientas en la nube cuentan con cursos gratuitos y son muy fáciles de utilizar.
Te invitamos a estudiar con detenimiento El Manual de Presentaciones Institucionales de Frisby para que puedas cumplir con el propósito de hacer una presentación exitosa.
En este curso utilizaremos algunas de las recomendaciones planteadas en dicho documento para orientarte
PTCH - Manual presentaciones institucionales Frisby
Las diapositivas tienen un estilo y orden determinado de reproducción. De hecho, los elementos no aparecen de una vez, sino que lo hacen de forma dinámica y secuencial. El movimiento y los efectos multimedia capturan a las audiencias haciendo que una presentación PowerPoint sea perfecta para: Explicar un paso a paso, hacer exposiciones educativas, dar a conocer informes financieros y de gestión, crear una presentación de fotos para una celebración, exponer los resultados de una investigación de mercado.
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Exponer un tema frente a una audiencia representa todo un reto y se deben considerar varios puntos para que tu exposición no termine siendo como una canción de cuna que arrulle a todo tu público. Primero debes tener bien claro el tema que vas a abordar, los puntos principales de dicho tema, es importante mostrar seguridad y confianza, pero también es primordial tener un apoyo visual durante tu presentación.
A continuación, encontrarás algunas sugerencias sobre los pasos que puedes llevar a cabo para elaborar una presentación, sin embargo, recuerda que el referente principal es el Manual de Presentaciones Institucionales y que toda presentación tiene sus particularidades según el tema que esté abordándose.
Crear una presentación electrónica efectiva generalmente consiste en los mismos elementos importantes que son parte de cualquier presentación: portada, contenido, diapositivas, imágenes, videos, efectos visuales, y el acto de presentación.
El contenido generalmente es un resumen de la investigación que ha sido conducida independientemente de la creación de la presentación electrónica. Las consideraciones de derechos de autor aplican a las presentaciones electrónicas, así como lo hacen a cualquier forma de investigación y literatura. La técnica de guion gráfico asegura un mejor planeamiento y secuencia de la presentación electrónica. Se trata básicamente de contar una historia a través de imágenes y texto, por tanto, la narración ordenada de la historia que se desarrollará en la presentación.
Antes de crear una presentación se debe tener un conocimiento claro de la audiencia a la cual será presentada y el propósito general de la presentación. De esta manera se puede llegar a tener un mejor alcance del mensaje que se quiere transmitir.
Concibe la idea a exponer o el tema que se desarrollará en la presentación.
Debe ser una plantilla que ilustre de mejor manera la presentación. Agrega una portada en la primera diapositiva que indique el tema a desarrollar y la persona que lo elabora. Recuerda que el Manual de Presentaciones Institucionales sugiere hacer una franja ancha de un color secundario y debajo una franja en color primario donde se pueda poner el logo en la parte inferior derecha de la diapositiva.
Esto te permite visualizar la totalidad de la información y presentarla de una manera organizada.
Se breve sin perder la consistencia de lo que quieres decir. Vé al punto sin rodeos.
Con imágenes, esquemas o formas preestablecidas el contenido, sin abusar. También puedes insertar videos y archivos de audio.
Al final de la presentación agrega una diapositiva que indique los referentes que se utilizaron para elaborar el documento.
Adicional a estos pasos sugeridos como expositor puedes utilizar notas preparadas para expandirte en los puntos clave. De esta manera evitas leer el texto de las diapositivas y ahondas en los temas a los que quieres darle énfasis.
A la hora de hacer la presentación, recuerda que el contacto visual con la audiencia debería ser mantenido y el ritmo debería permitir preguntas de la audiencia.
Recuerda realizar una prueba a los equipos que piensas usar para proyectar antes de hacer la presentación. De esta manera se puede hacer cualquier ajuste antes de la presentación final.
Pasos para crear una presentación electrónica
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Para que puedas comunicar tus ideas de manera más impactante te presentamos unas sugerencias que puedes tener en cuenta a la hora de realizar presentaciones electrónicas.
Haz presentaciones sencillas. Sé concreto, si utilizas muchas diapositivas y tu presentación no tiene dinamismo las personas se aburrirán y no te pondrán atención haz pocas diapositivas y una presentación dinámica. Es bueno usar palabras que detonen ideas completas.
Cuando se trata de presentaciones para exponer proyectos es conveniente incluir una página principal con el nombre del proyecto, el nombre del autor y una tabla de contenido.
El texto debería incluir solamente los puntos más importantes del trabajo, agrupados de manera apropiada.
Idealmente se deberían utilizar frases identificadas por viñetas en vez de oraciones completas. Asimismo, es aconsejable evitar el uso de tablas de datos. Se debería seleccionar la información relevante y mostrarla en un formato gráfico si es posible.
También se debería limitar la cantidad de texto por diapositiva, un máximo de siete líneas generalmente es apropiado. El Manual de Frisby sugiere que no se tengan más de cuatro (4) viñetas o grupos de idea (bullet) por diapositiva, así mismo sugiere que cada viñeta no supere los dos renglones.
Se deben seleccionar los gráficos apropiados cuidadosamente para integrarlos con el texto. La diapositiva final debería dejar una fuerte impresión en la audiencia; lo más común es que sea un resumen de la información o un llamado a la acción.7
Finalmente, se deberían respetar las leyes de derecho de autor para todo el texto y gráficos que se utilicen. La presentación también debe incluir una bibliografía y créditos.
Se debería crear o seleccionar un formato para ser usado en todas las diapositivas acorde con el tema de la presentación. Se selecciona un fondo y colores del texto que provean un contraste para que la audiencia no tenga problemas al ver la presentación. Si utilizas un fondo oscuro procura que tu texto sea de color claro, así la gente no tendrá que forzar su vista para leer tus textos, Ejemplo: fondo negro y texto blanco. Evita los fondos con excesiva textura ya que disminuyen el contraste y la importancia del texto. Procura no usar colores fosforescentes estos cansan la vista.
En general, se deben usar varias técnicas, como un formato, colores, letras, viñetas, diagramación, gráficos, y efectos especiales para crear un sentido de unidad y continuidad a través de toda la presentación electrónica.
La incorporación de un estilo de fuente que sea claro de leer es indispensable. Usualmente, el tamaño de letra debería ser de al menos 24 puntos para que pueda ser leído por todas las personas en una habitación; muchas veces se aceptan tamaños de hasta 44 puntos. Si se quiere hacer énfasis, se deberían utilizar las itálicas o las negritas en vez de cambiar el tamaño de la letra. El Manual de Presentaciones Institucionales sugiere unos colores, tipos y tamaños de letra en especial. Lo ideal es que se encuentre entre 18 y 28 puntos. La fuente que elijas para tu presentación es de suma importancia no abuses de las letras “bonitas” o tipos Script que en ocasiones no se entienden.
La selección de gráficos debería ser cuidadosa para que pueda ser usada en moderación. La determinación del tamaño de los gráficos debe ser realizada con base en su visibilidad. Los gráficos deben ser integrados con el texto para un mayor beneficio de la presentación.
No se debe abusar de los efectos especiales; deberían ser usados escasamente. Hay que recordar que los efectos no deberían competir por atención con el contenido de la presentación como tal. Es recomendable agregar cualquier imagen, audio, o animación solo si aumenta o complementa el mensaje a transmitir. Da movilidad a los diagramas y gráficos presentándolos por etapas y la transición entre diapositivas puede incluir efectos visuales. No satures la presentación con efectos de sonidos y visuales, el exceso provoca la distracción de la audiencia.
El exceso de animaciones o transiciones muy vistosas lograra captar la atención, pero la desviara del tema, haciendo que el público ponga más atención a lo bonito de los movimientos que a lo que estás haciendo o diciendo. ¡No exageres!
Las imágenes atraen la mirada antes que los textos, agrega estos elementos con objetividad. Utiliza imágenes de alta calidad. las imágenes de alta calidad demuestran profesionalismo en tu trabajo, el tiempo de carga de una imagen se reduce a nada comparado con internet, no escatimes en buscar las imágenes perfectas, una imagen pixelada no es una buena idea.
Efectos visuales
El presentador debería estar de cara a la audiencia, preferiblemente parado enfrente de la habitación cerca de la pantalla. Se puede considerar el uso de un asistente para operar la computadora y avanzar las diapositivas. Se debe tener en cuenta que como en una presentación convencional, el volumen y la claridad son importantes.
Aprovecha el dinamismo que puedes crear al proyectar la presentación desde la computadora para: Animar el despliegue del texto presentando uno a uno los subtemas. Esto enfoca la atención, clarifica y enfatiza.
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