Seguimiento y control / Lección 3: Gestión de indicadores
El éxito de cualquier negocio reside en analizar los resultados obtenidos en las acciones realizadas velando por el cumplimiento de las metas propuestas.
Para ello, los indicadores de gestión son esenciales. Sólo así se logrará pulir la estrategia y optimizar los procesos para garantizar el éxito de tus acciones.
Los indicadores no dan respuestas, más bien plantean preguntas y dirigen la atención.
Un indicador nos da una señal de alarma para analizar que está sucediendo y sus causas para tomar acciones sobre ellas.
¡Enfoca tu análisis en soluciones en lugar de justificaciones!
Cada colaborador en su puesto de trabajo tiene influencia sobre ciertos indicadores de gestión y objetivos de negocio. Es importante que en conjunto con tu equipo de trabajo definas las acciones concretas que tomarán después de conocer el resultado de cada indicador de acuerdo al nivel que muestre.
Recuerda, si existe un problema, se deben tomar las medidas necesarias.
“Nadie sabe con qué sorpresa se topará el día de mañana. Ante esa incertidumbre natural solo existe una alternativa única: aprovechar el día de hoy para mejorar. Lo único seguro que tienes es la realidad de hoy. De modo que, si te encuentras en la cúspide, no bajes la guardia. Mira a tu alrededor, siempre hay algo que puede ser mejorado. Esa búsqueda perenne es lo único que puede conducirte a la excelencia empresarial”
En los siguientes temas, veremos una serie de acciones que te aconsejamos realizar para que los resultados en cada uno de los indicadores que ya conoces puedan ser maximizados.
Seguimiento y control / Lección 3: Gestión de indicadores
Para la organización es muy importante el tratamiento que se da a los activos. Todos los activos están debidamente identificados y por esto es fundamental la responsabilidad que tiene el administrador en realizar la gestión de recibirlos en el sistema SIPO.
¡Asegura que los movimientos de activos se realicen en tiempo real en el sistema!
Lo ideal para que puedas mantener una excelente gestión de este indicador es revisar el correo electrónico a diario gestionando las tareas que por este medio se te solicitan y estar pendiente de las alertas que genera el sistema al respecto. En el correo generalmente vienen las instrucciones de lo que debes hacer.
Realizar esta tarea no te demandará mayor cantidad de tiempo, pero si maximizará el indicador de tu restaurante. Recuerda que es importante que en coordinación con tu Jefe de Zona realicen auditorías de activos periódicamente.
Mantener este indicador monitoreado te permite entregar resultados óptimos frente a las auditorías del área de Control Interno.
Monitorear el porcentaje de activos
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Para que éste indicador se minimice se requiere la mayor concentración de tu parte al generar los informes de venta.
Recuerda que un informe de ventas debe ir soportado con todos los documentos que permitan a quien debe revisarlo corroborar la información suministrada.
Para la empresa desde el punto de vista legal es importante cumplir con la normatividad vigente en nuestro país por lo que tu apoyo en éste proceso es primordial.
Todo gasto que se pague en el restaurante debe tener su respectivo soporte contable y estos deben ser válidos frente a la normatividad. Si tienes dudas frente a éste aspecto consulta con el área de contabilidad para que te aclaren que documentos son válidos y se pueden anexar como soporte en tus informes de venta. De esta manera puedes definir unos criterios estándar para minimizar las anomalías.
Te recordamos la información que deben contener las facturas o cuentas de cobro:
Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.
Número consecutivo del documento.
Fecha de elaboración de la cuenta o factura.
Descripción de los bienes o servicios.
Valor total de la transacción. (Si es responsable de IVA éste debe estar discriminado).
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Las siguientes estrategias te serán útiles para tener un mayor control y seguimiento sobre el manejo de la caja:
Cuenta siempre el dinero al recibirlo y al devolverlo.
No dejes nunca la caja del restaurante en manos de personal no autorizado o no capacitado para su manejo.
Por ningún motivo prestes tu clave o la llave de la caja para que otra persona la utilice.
Si notas que tu caja presenta facilidades para violar su seguridad informa de manera inmediata al área de mantenimiento y haz seguimiento para que se supla esta falencia.
Tips para el manejo de caja
Recuerda que ser consciente significa “estar completamente despierto y atento, ver la realidad de forma más clara y entender cabalmente todas las consecuencias de nuestros actos a corto y largo plazo. Significa que nos percatamos de nuestro yo interior, de la realidad externa y del impacto que tenemos en el mundo”
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Antes de realizar una transacción con el datáfono verifica:
El funcionamiento de la conexión con el sistema.
La validez de la actualización del software del datáfono.
El estado de sus conexiones físicas (cableado).
El estado de la conexión de internet en el restaurante.
Cuando se trate de problemas de red, haz el seguimiento a la solución del inconveniente con el área encargada ya sea a nivel interno o externo.
¡Gestiona la solución a tus situaciones particulares!
Seguimiento y control / Lección 3: Gestión de indicadores
Está al pendiente de la operación ya que este tipo de situaciones pueden suceder en momentos de alto flujo ya sea en restaurante o a domicilio.
Haz seguimiento a los colaboradores responsables de la anulación para determinar en qué puedes ayudarlos a mejorar según sus causales particulares.
Algunas de las estrategias que puedes llevar a cabo con el fin de evitar al máximo la anulación de facturación son:
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Aunque hay algunos gastos que se encuentran autorizados para pago por la caja del restaurante, lo ideal como administrador es que gestiones al máximo que los pagos no se hagan de ésta forma sino a través de las oficinas administrativas de la compañía.
Lo anterior, busca proteger el ingreso de la empresa.
Planea con anticipación tu abastecimiento y los gastos que tiene el restaurante (servicios públicos, transportes, logística) con el fin de determinar con suficiente anterioridad cuáles de ellos se pueden gestionar a través de las oficinas administrativas.
Seguimiento y control / Lección 3: Gestión de indicadores
Recuerda que realizar un buen conteo y porcionado acorde con los protocolos es el factor de éxito para minimizar éste tipo de situaciones.
Elimina pequeñas bodegas en las áreas de combos y despachos con el fin de asegurar conteos eficientes.
Planea las actividades previas al inventario y valida que no haya pendientes de movimientos en el sistema.
Garantiza la existencia de grameras calibradas y utensilios de medida autorizados por la empresa.
Asegura que ningún producto salga del restaurante sin tu autorización y un documento de salida. Garantiza que se hizo la salida en SIPO.
Aprovecha las reuniones de grupo primario y las reuniones de apertura para mantener en alerta constante a tu equipo de colaboradores frente a la importancia del inventario y las estrategias para hacer un buen uso de los insumos y materia prima.
Esto te permite tener un mayor control y seguimiento constante disminuyendo las diferencias en conteo.
Consulta el valor de los dados de baja, dimensiónalo y dalo a conocer a tus colaboradores reforzando conceptos sobre el manejo de inventarios.
Esto no solo afecta directamente los sobrantes o faltantes de inventario sino la imagen de la compañía frente a la estandarización de sus productos y que el cliente pierda confianza en la marca y no regrese.
Mensualmente tu Jefe de zona recibe información sobre éste indicador, haz seguimiento a aquellos puntos más repetitivos en tu restaurante, busca las causas de los problemas y trázate metas que permitan llegar cada vez más cerca del resultado que busca la compañía.
Traza cronogramas con tu equipo de trabajo. Puedes utilizar estrategias tales como apadrinar las materias primas críticas de la operación en uno o varios colaboradores para con ello entre todos tener el inventario mucho más controlado. De ésta manera puedes hacer más eficiente la labor administrativa de tus colaboradores frente a la responsabilidad de inventario.
Recuerda que debes realizar los inventarios diarios antes de hacer la apertura.
Cuando encuentres desviaciones haz el seguimiento y realiza las observaciones de inmediato.
El éxito de mantener el inventario controlado es el seguimiento y control permanente.
¡Detecta con anticipación las tendencias y vuélvete un experto!
Buen uso de la materia prima
Seguimiento y control / Lección 3: Gestión de indicadores
Para evitar al máximo que puedan entregarte un billete falso, procura conocer las denominaciones y en caso de dudas cerciórate de su autenticidad de forma discreta.
¡Capacítate en seguridad bancaria!
Seguimiento y control / Lección 3: Gestión de indicadores
Si mantienes tu operación bajo seguimiento y control continuos las auditorías sorpresa no tendrán porqué tomarte desprevenido.
¡Recuerda que la calidad es algo primordial en nuestra compañía y ofrecer un producto con altos estándares es nuestra razón de ser!
Como Administrador tienes la responsabilidad de recibir las visitas de inspección de calidad, y construir y presentar los planes de mejoramiento si hay lugar a ellos asegurando su cumplimiento inmediato.
¡La calidad no es negociable!
Seguimiento y control / Lección 3: Gestión de indicadores
A menudo, relacionamos la calidad de un restaurante solamente por los aspectos como el sabor, el aroma o la textura de sus preparaciones, sin embargo, factores como la inocuidad de los alimentos también juegan un papel determinante en este ámbito.
En Frisby, periódicamente una empresa especializada se encarga de recabar datos para determinar si los restaurantes están bajo control microbiológico mediante el recuento o la ausencia y/o presencia de microorganismos (bacterias, virus, hongos, levaduras y parásitos).
Recuerda que tú eres el líder en la operación del restaurante y eres el primero que debe seguir al pie de la letra las recomendaciones frente a éste y los aspectos que maximizan los resultados en la operación.
“Es imposible tener una empresa consciente sin un liderazgo acorde. La motivación de los líderes conscientes es servir al propósito superior de la empresa y crear valor para todos”.
Seguimiento y control / Lección 3: Gestión de indicadores
Verifica y registra los formatos y planes de acción. Es de gran importancia llevar los registros actualizados ya que con ellos se ejecuta el plan de mejoramiento actual, se convierte en la herramienta más importante para el técnico que presta el servicio de control de plagas, el Administrador y el área de calidad. Es la herramienta para evaluar la evolución del MIP.
La administración, manipulación y aplicación de los productos debe hacerse bajo condiciones controladas conforme a los estándares de uso y a las hojas de seguridad y únicamente por el técnico prestador del servicio.
Informa oportunamente a tus colaboradores de la jornada de control y de los cuidados que se deben seguir por parte de los manipuladores.
Recibe y da curso a las recomendaciones del técnico gestionando lo relevante con las instancias superiores si es del caso.
El plan de acción que traces frente a posibles hallazgos debe ser de inmediata aplicación (no más de dos días).
Control de plagas
Seguimiento y control / Lección 3: Gestión de indicadores
El informe de P y G del restaurante (Estado de resultados Financieros) discrimina los costos y gastos por cada cuenta. Es importante que hagas un zoom a cada una de ellas y generes estrategias que estén a tu alcance para optimizar los recursos.
A continuación, te presentamos algunos de estos ítems y la forma en que como Administrador puedes maximizar los resultados:
Infórmate sobre los productos o bebidas más vendidos y más rentables en el restaurante
Enfócate en ofrecerlos.
Comparte esta información con todos tus colaboradores.
Guíate por los estándares de presupuesto de ventas en tu restaurante y pídeles a tus colaboradores trabajar en pro a que éste objetivo se supere.
¡ Compara constantemente tus resultados !
Aplica la metodología 3KM y genera un plan de mejora continuo. Analiza las posibles fuentes de ingreso, quienes son tus competidores, las actividades que se van a realizar y una matriz de DOFA de tu restaurante y zona de influencia.
Promueve las “Ventas heroicas”. “Una venta heroica se trata de comprender plenamente lo que quiere y necesita un cliente y hacer algo que sea beneficioso tanto para él como para la empresa”.
(Capitalismo Consciente. John Mackey. Raj Sisodia. Pág. 129)Motiva permanentemente a tus colaboradores para que sean los mejores anfitriones.
Realiza el pre-alistamiento con conocimiento. De tu pronóstico depende el éxito en la minimización de costos innecesarios. Conoce la mezcla de producto y hazla más eficiente.
De ser necesario busca ayuda en tu Jefe de zona y practica en la elaboración de pronósticos de venta frente a los datos que te proporciona el sistema, esto mejora la forma en que tomas tus decisiones y te ayuda a hacer cada vez más cercano tu pronóstico a la realidad.
Aprende los métodos que te permiten hacer un uso eficiente de materias primas que generan rendimiento en la operación tales como harina, aceite, gaseosas y francesa.
Consulta los procedimientos de manejo de estas materias primas y dalos a conocer a tus colaboradores.
¡Pide ayuda! Si no sabes cómo optimizar tus costos o cómo realizar un procedimiento en especial.
¡No dudes en pedir ayuda para que aprendas a hacerlo!
A continuación, te presentamos sugerencias sobre algunos tipos de gasto para que puedas reflexionar e imaginar posibles acciones de mejora:
Uno de los rubros que más pesan en tu presupuesto es el costo laboral, y es por eso necesitas saber cuánto se gasta exactamente en esta necesidad en particular.
¡Imagina cual es la mejor manera de maximizar la satisfacción del cliente a la par con la maximización de tus resultados!
Reducir y/o controlar tus costos laborales, no solo se trata optimizar tu aforo, se trata de realizar una buena gestión de las personas ya que uno de los costos laborales que suele ocasionar mayores tropiezos en el sector de la restauración es la rotación de personal.
Preocúpate por tu personal y sé el líder que ellos necesitan.
¡Capacítate y crece con ellos día a día!
“No existe una fuente de energía creativa más poderosa que un ser humano activo y con poder”.
El área logística hace el envío de suministros basado en el gasto promedio, sin embargo, si frente a tu operación ya sea por optimización de espacios o por un mayor ahorro en el consumo consideras que dichas cifras deben disminuirse avisa a las áreas encargadas.
Revisa continuamente el detallado de los gastos en tu restaurante y haz un zoom en aquellos que imagines que puedes controlar de manera directa. Te sugerimos algunas estrategias:
Verifica que se cumple con el programa trazado y que en caso de realizar algún mantenimiento ya sea preventivo o correctivo las máquinas quedan en perfecto estado de funcionamiento. Así mismo, verifica que los cobros que realizan los proveedores externos sobre éste ítem son los adecuados frente a las garantías que ofrecen (Ejemplo: Que una garantía para un mantenimiento o reparación no la cobren dos veces).
Pide solo aquello que consideres necesario para la operación, busca los elementos con los que cuentas y determina si debes o no hacer un pedido frente a éste ítem.
Seguimiento y control / Lección 3: Gestión de indicadores
¡La percepción que los clientes tienen sobre el restaurante vale oro!
Nuestro propósito es siempre brindarle al cliente la mejor experiencia con nuestros productos…
Puedes obtener retroalimentación de los clientes de diferentes maneras:
¡Obsérvalos y míralos a los ojos!
¡Utiliza las opiniones de tus clientes para mejorar!
En Frisby, mensualmente invitamos a nuestros clientes a calificarnos y esto nos ayuda a seguir mejorando y cumplir con sus expectativas. La atención ofrecida por nuestros colaboradores es la clave para completar la experiencia que queremos entregar.
Presta especial cuidado a los siguientes aspectos que son fundamentales para tener las mejores calificaciones en la libreta:
Asegura la amabilidad en todos los procesos del restaurante
Verifica constantemente que se brinda asesoría al cliente frente a su necesidad
Valida que el cliente conozca el tiempo real que se demorará su pedido
Asegura la entrega de elementos especiales
Supervisa siempre el estado general del restaurante y la presentación de tus colaboradores
Verifica que el producto cumpla con todos los estándares de calidad
Durante la operación verifica que se cumple con los pilares de la Excelencia Operacional
Cómo tener buenas calificaciones
Recuerda pedir retroalimentación constante a tu Jefe de Zona sobre los resultados de tu libreta y genera planes de acción inmediatos.
¡Los Clientes Fanáticos hacen parte de nuestra ruta estratégica y para lograr excelentes resultados necesitamos saber interpretar su percepción y expectativas!
Seguimiento y control / Lección 3: Gestión de indicadores
No temas compararte con otros restaurantes similares. Las áreas administrativas que hacen el análisis de éste indicador pueden ayudarte con datos en caso que los necesites.
¡Aprende de las buenas prácticas!
Revisa constantemente la operación.
¡Explota al máximo tus habilidades de supervisión eficaz!
Seguimiento y control / Lección 3: Gestión de indicadores
Una de las cuestiones más básicas de la restauración es el control de inventarios. Pese a esto es una falla recurrente que suele generar grandes sumas en pérdidas en forma regular en el sector.
Del control de inventarios dependen dos aspectos fundamentales:
En primer lugar, para quién hace el pedido quien previamente deberá revisar los inventarios para evitar incurrir en errores y sobre stock.
Si no tenemos un inventario actualizado corremos peligros de poseer en nuestros almacenes o cuartos fríos materia prima en mal estado o innecesaria.
Además, podemos estar incurriendo en faltantes de materia prima que en una siguiente instancia serán menos platos vendidos y mala reputación para nuestro restaurante ya que deberemos excusarnos por no poder darle al cliente lo que él quiere.
Algunas de las causas para incumplir con el indicador de días de inventario son:
Para tener en cuenta:
Para conocer la forma de consultar la información necesaria sobre los inventarios en el sistema de información SIPO WEB puedes remitirte al Manual de la UCI
Algunas de las causas para incumplir con el indicador de obsequios son:
Si, aunque apliques las sugerencias que te damos continúas teniendo dificultades para el manejo eficiente y productivo de tu inventario solicita al equipo administrativo seguimientos periódicos.
¡Puedes pedir apoyo!
Recuerda que el éxito del control de inventarios es el diligenciamiento correcto y sincero de las cifras al realizarlo. La sinceridad y profesionalismo en éste aspecto te permiten conocer tus victorias y tus oportunidades de mejora.
En conclusión, para lograr resultados excepcionales en todos los indicadores que monitorean la operación en el restaurante es necesario el trabajo en equipo.
“La confianza, la cohesión y el rendimiento mejoran en una estructura organizativa de equipos pequeños. Cada uno de los miembros es de vital importancia para el equipo. Y el éxito del equipo depende de las contribuciones de todos”
“Los negocios no se basan para nada en la explotación y la coacción, sino en la cooperación y el intercambio voluntario”.
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