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Seguimiento y control / Lección 2: Indicadores de la operación 

Indicadores de la operación del restaurante

Teniendo en cuenta que la falta de medidas acertadas para los colaboradores es un obstáculo significativo en el mejoramiento de los procesos en la empresa y que suministrar retroalimentación sobre el resultado de los mismos es parte esencial de cualquier proceso de mejora, a continuación, te presentamos los indicadores que permiten monitorear la operación del restaurante con el fin que como Administrador los des a conocer a tus colaboradores para que ellos como parte integral y ejecutores de los procesos puedan contribuir en la maximización de los resultados positivos.

Porcentaje de activos con más de cinco días en tránsito

  • Este indicador busca que el inventario de activos de los restaurantes se encuentre siempre actualizado por lo que fija como meta que su tránsito (recepción en el sistema SIPO para que el activo quede a nombre del receptor) no supere los cinco días calendario.
  • En este indicador se analiza el porcentaje de incumplimiento de los días meta en tránsito y la participación que tiene cada restaurante y regional en dicho incumplimiento. Así mismo se hace un zoom para cada regional y el detalle de los activos que están haciendo que el indicador no sea óptimo.
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Seguimiento y control / Lección 2: Indicadores de la operación

Anomalías contables por cada cien informes de ventas

Este indicador busca disminuir las irregularidades en los informes de ventas al mínimo posible. A manera de ejemplo, Las anomalías pueden llegar a presentarse entre algunas razones debido a:

  • Recibos de caja mal diligenciados y/o sin firmar.
  • Soportes de gastos no adjuntos a los informes de ventas.
  • Consumo de alimentos de los colaboradores sin soporte o mal diligenciados.
  • No adjuntar el comprobante de informe diario al informe de ventas.
  • Soporte anexo al informe no válido.
  • Informes de ventas sin soporte de consignación.
  • No enviar el informe de ventas.

En este indicador se analiza el porcentaje de participación de las anomalías por regional y restaurante haciendo un zoom en el tipo de irregularidades presentadas, su cantidad en el mes de medición y el acumulado del año en cantidad.

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Anomalías contables

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Seguimiento y control / Lección 2: Indicadores de la operación

Comprobantes de préstamos sobre salario aprobados por faltante real

  • Este indicador tiene como objetivo minimizar los descuadres en los cierres de caja diarios generando cierres más efectivos y organizados. Se busca un cierre que tienda a cero descuadres.
  • En este indicador se analiza el porcentaje de participación por regional y restaurante, haciendo un comparativo en pesos ($) frente al acumulado del año. Así mismo se analiza el desagregado de los colaboradores responsables por número de comprobantes y valor acumulado en pesos ($).

Para el cálculo del indicador se tienen en cuenta la cantidad de comprobantes generados en el mes comparado con los informes de ventas del restaurante.  La idea es que la cantidad de descuadres sea mínima.

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Transacciones con datáfono desenganchado

El datáfono se encuentra enganchado cuando hay una conexión entre el equipo y el sistema SIPO. El indicador busca que la información de toda transacción que se realice con tarjeta sea tomada por el sistema de manera automática y evitar los registros de forma manual.

En este indicador se analiza el porcentaje de transacciones desenganchadas y su participación por regional y restaurante buscando que sea cada vez menor comparado con el número de transacciones, así mismo, los motivos del desenganche y un desagregado por cada restaurante con las transacciones manuales del mes y su acumulado del año.  

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Facturas anuladas

  • Este indicador tiene como objetivo minimizar la cantidad de facturación anulada en el restaurante, generando un mayor control fiscal y aseguramiento del proceso de venta.
  • En este indicador, se analiza el porcentaje de facturas anuladas frente al total de transacciones efectivas del mes. Así mismo, se analiza la participación por regional y restaurante y la cantidad por tipo de venta y causal de anulación.
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Seguimiento y control / Lección 2: Indicadores de la operación

Gastos pagados por restaurante

Son aquellos gastos que por su naturaleza están autorizados para pago con el dinero de la caja del restaurante.

  • El indicador busca proteger el ingreso reduciendo el pago de gastos por el restaurante, siendo más asertivos en el abastecimiento y la planeación de gastos.

  • Para este indicador se analiza la participación de los gastos pagados por el restaurante frente a las ventas realizadas y la participación por regional y restaurante.

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Variación del costo de ventas por diferencias de inventario y dados de baja

Este indicador busca una administración más eficiente de la reposición de materias primas, su conservación y uso a través de:

  • La minimización de las pérdidas generadas por faltantes.
  • La reducción de los desajustes e inconsistencias generadas por los sobrantes.
  • La minimización de las pérdidas generadas por los dados de baja.

Estas variables influyen directamente en el costo de ventas.

  • Aquí se analiza para cada regional y restaurante la variación que se presente frente a la meta máxima planteada.
  • Se tiene además un desagregado de los restaurantes con porcentaje de gestión desfavorable y su variación, y los restaurantes que ingresaron a la UCI durante el período de análisis.
  • El análisis se desagrega en los ítems de: sobrantes, faltantes y bajas.

Para tener en cuenta

La UCI es la Unidad de Cuidados Intensivos y para la compañía se trata de declarar que un restaurante se encuentra en estado crítico en sus indicadores de inventarios.

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Novedades en recogidas BRINKS

Las novedades en la Brinks se refieren a aquellos faltantes y sobrantes reportados en las certificaciones Brinks, además de los errores de diligenciamiento en las planillas y las paradas fallidas cuya falta es del colaborador.

  • Este indicador busca asegurar la correcta consignación y custodia del dinero producto de las ventas, garantizando la información real y precisa para la conciliación bancaria frente a la caja.

  • En este indicador se analiza el porcentaje de participación por regional y restaurante, así como las cantidades por mes y acumuladas del año frente a novedades y el tipo de novedad. Se lleva además un registro por restaurante y regional sobre las novedades y fecha en que se incurrió en dicha novedad.

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Auto inspección de calidad

Este indicador muestra el grado de cumplimiento de los procedimientos en cada restaurante y tiene el objetivo de asegurar la calidad y estandarización de los productos.

  • Las auto inspecciones de calidad son auditorías sorpresa que realiza el área encargada cada mes en todos los restaurantes con el fin de validar que se cumple con los criterios y protocolos de estandarización y calidad en la elaboración de los productos.

  • En estas visitas, se realizan también las actualizaciones en la preparación y se acompaña todo el proceso de elaboración de productos hasta el cliente final.

  • Durante estas visitas se genera una calificación que determina el grado de cumplimiento del indicador y caracteriza al restaurante auditado en un nivel que va de acuerdo al resultado.

Rangos de evaluación

CRÍTICO
Sello rojo

0% - 79%

ALERTA
Sello amarillo

80% - 89%

BUENO
Sello verde

90% - 94%

EXCELENTE
Sello azul

95% - 100%

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Autoinspección de calidad

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Control microbiológico

El control microbiológico nos permite conocer el número total de microorganismos presentes en el alimento. Este número no guarda relación con el de microorganismos patógenos por lo que no puede usarse como índice de su presencia y sólo debe considerarse un indicador de las características higiénicas generales del alimento.

El análisis microbiológico de los alimentos no se hace de carácter preventivo, sino que permite valorar la carga microbiana mediante la inspección. Por esto mismo, no se puede aumentar la calidad microbiana de los alimentos mediante esta inspección, sino que lo que se hace es determinar cuáles son los puntos de riesgo de contaminación de dicho alimento.

Así mismo, se realiza la toma de muestras y el análisis microbiológico de los productos finales para su comprobación. Es necesario seguir un esquema de toma de muestras para obtener resultados representativos.

Los resultados se comparan con los valores microbiológicos de referencia, que son los valores obtenidos cuando la producción del alimento se ha ajustado a la Buenas Prácticas de Manufactura (BPM).

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Control de plagas

En este indicador se analiza el cumplimiento en el cronograma de control de plagas y los hallazgos identificados en dicho control con el fin de otorgar una calificación.

El manejo integrado de plagas (MIP) es un programa que se complementa con otros para garantizar la inocuidad de los alimentos y representa solo una acción preventiva y ocasionalmente debe ser una acción correctiva.

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Estado de resultados (P y G)

Este informe permite conocer cada ítem que compone el estado de resultados del restaurante; así mismo, presenta el detalle de cada uno con el fin de facilitar su análisis y gestión:

  • Ventas
  • Costos
  • Gastos

En el análisis de la mano de obra se cuenta con un desagregado del número de transacciones por persona por restaurante y regional.

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Libreta de calificaciones

Con la libreta de calificaciones se busca monitorear la satisfacción (experiencia) del cliente con el servicio en el restaurante y a domicilio. Lo anterior, con el fin de detectar las oportunidades de mejora que contribuyan a mantener la fidelidad del cliente.

En esta medición se evalúan:

Cada una de las respuestas se analiza y es una fuente de información valiosa para el desarrollo de la marca.

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Mismos metros

Fuente: www.freepik.com

Este indicador mide el crecimiento que tuvo el restaurante en general en un período determinado frente a:

  • Número de transacciones
  • Ventas
  • Cuenta promedio

La forma en que es calculado es la siguiente:

PORCENTAJE DE CRECIMIENTO (%)

=

(Periodo actual / Periodo anterior) – 1 

VALOR CRECIMIENTO

=

Periodo actual – periodo anterior

Estos valores son medidos en cada uno de los tipos de venta habilitados en el restaurante con el fin de evaluar:

  • En donde se pueden estar generando pérdidas de clientes (transacciones).
  • Posibles debilidades en asesoría (cuenta promedio).
  • Disminución en ventas.
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Inventarios

Fuente: www.freepik.com

Este indicador realiza un análisis más amplio de la administración del inventario no solo desde la variación en el costo de ventas sino sobre aspectos más generales tales como:

  • Los días de inventario.
  • El porcentaje de obsequios entregados por restaurante.
  • Con respecto a los días de inventario estos equivalen al número de días que en promedio cada producto permanece en inventario. Su estimación resulta necesaria debido a que permite una correcta asignación de compra, mientras menos tiempo pasa cada producto en inventario menor será el costo de almacenamiento.
    Los días de inventario están definidos según el tipo de restaurante y la frecuencia de entrega de pedidos (abastecimiento) y esto genera una calificación de acuerdo al siguiente cuadro:
Fuente: Manual de la UCI: Curso de Control interno - Administrador - Lección 1: Inventarios
  • En cuanto a los obsequios se trata de productos que son entregados al cliente y no hacen parte de una estructura para ser descargados del inventario. La empresa ha determinado una lista de productos que están definidos como obsequios:
ELEM_ELEMENTO ELEM_DESCRIPCION
02910 ADEREZO GOURMET
00405 AJI PICANTE
00038 AZUCAR
00310 BOLSA DE PAPEL MEDIANA
00311 BOLSA DE PAPEL PEQUENA
00299 BOLSA 10 * 12
00323 CAJA POLLO N. 1
00324 CAJA POLLO N. 2
00325 CAJA POLLO N. 3
00327 CANASTILLA 1/2 DESECHABLE
00328 CANASTILLA 1/4 DESECHABLE
00089 CREMA DE LECHE
00333 CUCHARA DESECHABLE
03565 CUCHARA MALTEADA
03442 ENDULZANTE NATURAL STEVIA
03910 GUACAMOLE
05348 KIT CUBIERTO NO1. UNIFICADO
05349 KIT CUBIERTOS No. 2 UNIFICADO
05342 LECHE UNIFICADO
00154 LIMONES
00176 MIEL DE ABEJAS COJIN
03566 PITILLO GRUESO FRISBY
04508 PITILLOS FLEXIBLES
03488 PLATO NEGRO 18 CM
00249 SAL EN SOBRE
05585 SALSA BLISTER 2 OZ MIEL MOSTAZA
05586 SALSA BLISTER 2 OZ MIL ISLAS
00262 SALSA DE TOMATE EN COJIN
05301 SALSA DE VEGETALES
05341 SALSAS ALITAS UNIFICADO
05353 SALSAS BLISTER FRISNACKS UNIFICADO
00364 TAPA VASITO MIEL
00378 VASITO MIELERO
00381 VASO 12 ONZAS GASEOSA DESECHABLE
00383 VASO 16 ONZAS DISEÑO FRISBY

Para tener en cuenta

Como puedes ver, los indicadores de gestión del restaurante están estrechamente conectados, no obstante, es importante enfocarse en cada uno de ellos de manera individual.

¡Evalúa constantemente tus resultados para que puedas ir hacia la dirección correcta!

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