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Presupuesto y manejo de gastos / Lección 3: Análisis costos mano de obra

Análisis costos mano de obra

La parte inferior del PYG es informativa, en estos cuadros están ventas por transacciones y personas, esto hace parte del nuevo seguimiento que el área de Costos solicita realizar.

REAL ACUM. %VTAS ACUM. PPTO ACUM. %VTAS ACUM. VAR$ ACUM. CUMPLI. ACUM. CUENTA
NOV.
DE 2018		 REAL MES %VTAS MES PPTO MES %VTAS MES VAR$ MES CUMPLI. MES
441.065 16,84% 402.477 14,72% 38.588 109,59% Gastos
Mano de Obra		 48.361 17,55% 39.432 14,72% 8.929 122,65%
65.481 2,50% 69.332 2,54% (3.851)
 94,45% Energía 6.435 2,34% 6.603 2,35% 132 102,10%
5.333 0,20% 6.371 0,23% (1.038) 83,70% Gas 563 0,20% 579 0,22% (16) 97,20%
5.957 0,23% 6.762 0,25% (805) 88,10% Acueducto 655 0,24% 615 0,23% 40 106,55%
6.581 0,25% 5.605 0,21% 976 117,41% Telefonos 785 0,24% 510 0,19% 275 154,06%
65.202 2,49% 78.709 2,88% (13.507) 82,84% Call center 6.946 2,52% 7.714 2,88% (768) 90,05%
14.233 0,54% 16.916 0,62% (2.683) 84,14% Aseo y
vigilancia 		1.060 0,38% 1.538 0,57% (478) 68,93%
36.626 1,40% 35.532 1,30% 1.094 103,08% Suministros 3.566 1,29% 3.230 1,21% 336 110,40%
2.335 0,09% 2.407 0,09% (72) 97,02% Papeleria 327 0,12% 239 0,09% 88 137,08%
1.435 0,05% 1.943 0,07% (508) 73,87% Cafeteria 105 0,04% 177 0,07% (72) 59,46%
31.043 1,19% 29.408 1,08% 1.635 105,56% Taxis y
transportes		 3.734 1,36% 2.673 1,00% 1.061 139,67%
46.551 1,78% 44.874 1,64% 1.677 103,74% Logisticos 5.074 1,84% 5.058 1,89% 16 100,31%
26.140 1,00% 30.781 1,13% (4.641) 84,92% Otros
ivas oper 		2.852 1,04% 3.194 1,19% (342)
 89,29%
4.577 0,17% 4.657 0,17% (80) 98,28% Brinks 418 0,15% 451 0,17% (33) 92,73%
- 0,00% - 0,00% 0 0,00% Regalias - 0,00% - 0,00% 0 0,00%
7 0,00% - 0,00% 7 100,00% Gastos de viaje - 0,00% - 0,00% 0 0,00%
14.162 0,54% 12.120 0,44% 2.042 116,85% Otros
operativos 		1.332 0,48% 1,039 0,39% 293 128,25%
325.663 12,44% 345.415 12,64% (19.752) 94,28% Gastos
Operativos 		33.852 12,29% 33.318 12,44% 534 101,60%
137.892 5,27% 133.347 4,88% 4.545 103.41% Arrendamientos local 13.004 4,72% 12.294 4,59% 710 105,77%
- 0,00% - 0,00% 0 0,00% Administración - 0,00% - 0,00% 0 0,00%
15.520 0,59% 16,650 0,61% (1.130) 93,21% Manten
preventivos		 1.353 0,49% 1.514 0,56% (161) 89,39%
19.305 0,74% 14.493 0,53% 4.812 133,20% Manten
correctivos		 2.331 0,85% 1.383 0,52% 948 168,53%
9.004 0,34% 13.643 0,50% (4.639) 66,00% Manten
locativos 		728 0,26% 1.240 0,46% (512) 58,70%
1.812 0,07% 3.844 0,14% (2.032)
 47,13% Manten
parques y
avisos		 147 0,05% - 0,00% 147 100,00%
35.812 1,37% 35.737 1,31% 75 100,21% Seguros e
impuestos		 3.287 1,19% 3.260 1,22% 27 100,81%
219.345 8,38% 217.715 7,96 1630 100,75% Otros
gastos
operativos		 20.850 7,57% 19.692 7,35% 1.158 105,88%
986.073 37,66% 965.607 35,32% 20.466 102,12% Total
gastos		 103.063 37,41% 92.442 34,51% 10.621 111,49%
567.225 21,66% 648.558 23,73% (81.333) 87,46% Utilidad
Operativa		 56.213 20,40% 64.423 24,05% (8.210) 87,26%
MES Mes 2017 Dif
# de Transacciones 9.086 8.208 878
# de Personas Rest 27 25 2
Trans Prom * perso 336 333 2
Mts 2 268 268 -
Vtas * Mts 2 $1.027.966 $937.076 $90.890
Transacc * Mts 2 34 31 3
MES Mes 2016
Partic
Domicilios 		43,62% 39,95%
Transacc
Domicilios 		3.519 3.932
Vrs en $ MES %
Invent $17.960.376 6,5%
D de baja $184.980 0,1%
Diferenc $2.989.389 1,1%
lanzador

Analizando el costo de mano de obra

Domicilios

MES Mes 2016
Participación Domicilios 43,62% 39,95%
Transacción Domicilios 3.519 3.932

En este cuadro se puede observar la participación de domicilios y transacción de domicilios en las ventas para mirar cómo está la participación del Call center por transacción que hace por cada domicilio.

Ejemplo

Si el Restaurante vende 200 millones de pesos y la participación es del del 50% significa que de los 200 millones 100 millones son a domicilio y de esos 100 millones se debe revisar cuánto pesa el Call center.

En el siguiente cuadro se puede observar el número de transacciones. Por ejemplo, este este restaurante hizo 9086 transacciones de las cuales 3519 fueron a domicilio.

MES Mes 2017 Dif
# de Transacciones 9.086 8.208 878
# de Personas Rest 27 25 2
Trans Prom * perso 336 333 2
Mts 2 268 268 -
Vtas * Mts 2 $1.027.966 $937.076 $90.890
Transacc * Mts 2 34 31 3
MES Mes 2016
Participación Domicilios 43,62% 39,95%
Transacción Domicilios 3.519 3.932

Costo de venta

Si el Restaurante no tiene faltantes ni dados de baja grandes, el costo de ventas está bien.

Vrs en $ MES %
Inventario $17.960.376 6,5%
Dados de baja $184.980 0,1%
Diferencia $2.989.389 1,1%

El problema por lo general no son los dados de baja sino los faltantes.

Si está por encima de lo presupuestado, se debe revisar:

  • Dados de baja
  • Diferencia de inventario

Si a pesar de eso el restaurante está bien y está por encimaen el costo de Venta, se debe analizar: ¿Qué está pasando en la mezcla de ventas?, ¿Que está cambiandoen los productos que se venden? 

Porque un Restaurante puede estar en 46%, si es un restaurante que tiene tardes felices altas, se debe observar que el valor real este alrededor de ese valor, no se pasa del 46 al 50 o del 40 al 45 a no ser que el Restaurante no venda tardes felices y las empezó a vender O aumento su venta mucho.

Todo esto se puede analizar en un informe de mano de obra que se el área de Costos le envía a los Jefes de Zona y Directores Regionales cada mes. En este informe se debe analizar como son los resultados en ese mes y en el acumulado. Se recomienda revisar tanto en el mes como en el acumulado Para revisar que eventos especificos

Por decir algo este restaurante el año pasado tenía una mano de obra del 13.7% acumulado al mes y ahora la tiene del 14.41%. Como se puede observare en este Restaurante la mano de obra está costando 0.71% más. En ese punto se debe analizar: ¿Por qué está costando más?, ¿Se esta  vendiendo menos?, Hace parte de esa mano de obra, la que actualmente es fija, en este momento está pesando más, entonces qué se puede hacer, de pronto se está pagando horas extras, se debe entrar y revisar las horas extras, se revisa si tiene tiempos parciales. ¿Cuántos tiempos parciales están trabajando? ¿Si los temporales están trabajando más horas?

Al revisar se puede observar que no está pagando ni horas extras, ni tiempos parciales, sino que se debe a la baja de ventas.

En esos casos se debe revisar que cuando se retire un colaborador no reemplazarlo por otro de tiempo completo sino por uno de tiempos parciales.  Siempre se debe buscar  reestructurar de una manera que el Restaurante pueda ser eficiente con los colaboradores que se tiene y asi aprovechar la rotación natural que existe en Frisby.

Este informe sólo llega hasta los Jefes de Zona, ellos deben entrar a analizar y en coordinación con el Administrador hacer los movimientos necesarios y de mayor utilidad y rentabilidad que más le favorezcan al Restaurante.

Este informe se utiliza para comparar los resultados obtenidos en el Restaurante con el año anterior y con otros años. Se puede observar el comportamiento de la utilidad operativa si ha decrecido o va creciendo, ofreciendo elementos de juicio para tomar los correctivos y solucionar los problemas que se vayan presentando. Con todos estos elementos de juicio el jefe de zona debe sentarse con el administrador y observar Cuánto pesa la mano de obra.

En los restaurantes tipo ventana las transacciones promedio que se hacen son de 600 por persona, pero hay muchos Restaurante que hacen 700 por 800 por persona.

El informe siempre se debe analizar y dar respuesta a las siguientes inquietudes: ¿Como esta con respecto el año pasado?, ¿Como esta respecto a los Restaurantes similares? ¿Cómo están en el número de transacciones? ¿Cómo se está frente al presupuesto? ¿Los que son eficientes como lo hacen?

El promedio de los Restaurantes de calle es del 17.3%, se les solicita que este por debajo de ese promedio, se puede observar que hay unos Restaurantes que son más pequeñitos. Por ejemplo, un Restaurante que este en el 24%, se verifica: ¿Cuántas transacciones está haciendo? ¿Cuántas personas tiene? ¿Cómo puede ser mas eficiente?

Este restaurante debería tener más de 5.5 personas de la barra hacia adentro, se debe revisar los promedios en que cerró el año pasado para estar por encima de este valor. El promedio es de 15.7% para los Restaurantes de Calle sin domicilio.

a información existe y se les entrega a los Jefes de Zona, la cual debería analizar con el correspondiente Administrador de cada restaurante, qué ocurre con la información de la UCI.

Como se ha indicado con anterioridad esta información no le llega al Administrador sino al Jefe de Zona, pero el Administrador debe revisar y saber analizar la información, debe estar revisando y solicitando al Jefe de Zona. Para ser más eficiente.

La información existe y se les entrega a los Jefes de Zona, la cual debería analizar con el correspondiente Administrador de cada restaurante, qué ocurre con la información de la UCI.

Como se ha indicado con anterioridad esta información no le llega al Administrador sino al Jefe de Zona, pero el Administrador debe revisar y saber analizar la información, debe estar revisando y solicitando al Jefe de Zona. Para ser más eficiente.

Importante

Cuando el Administrador observe que la mano de obra está por encima del presupuesto, debe revisar que está pasando operativamente, qué puede hacer por su Restaurante, es su responsabilidad, debe conversar y analizar con su Jefe de Zona para saber ¿Cómo esta?, ¿Con quién se puede comparar? ¿Qué decisiones deben tomar?

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