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Presupuesto y manejo de gastos / Lección 1: Análisis del PYG del restaurante

Análisis del PYG

El análisis del PyG del Restaurante permite analizar los resultados financieros obtenidos en un determinado periodo, se puede observar la utilidad o pérdida operativa que se genera, así como la que se espera obtener.

Antes de realizar el análisis del P&G es importante conocer la estructura del informe, el cual cuenta con dos cuerpos: información del mes y la información acumulada. En la información del mes como en la acumulada siempre se debe analizar la variación que existe entre el presupuesto y el valor real.

Estado de perdidas y ganancias por restaurante

REAL ACUM. %VTAS ACUM. PPTO ACUM. %VTAS ACUM. VAR$ ACUM. CUMPLI. ACUM. CUENTA NOV. DE 2018 REAL MES %VTAS MES PPTO MES %VTAS MES VAR$ MES CUMPLI. MES
2.618.513 - 2.733.636 - (115.123) 95,79% Ventas 275.495 - 267.903 - 7.591 102,83%
1.065.215 40.68% 1.119.471 40.95% (54.256) 95,15% Costo de ventas 116.219 42,19% 111.039 41,45% 5.180 104,67%
1.553.298 59,32% 1.614.166 59,05% (60.867) 96,23% Utilidad Bruta 159.276 57,81% 156.865 58,55% 2.411 101,54%
229.139 8,75% 224.014 8,19% 5.119 102,29% Sueldo vacaciones 23.123 8,39% 20.474 7,64% 2.649 112,94%
58.194 2,22% 51.148 1,87% 7.046 113,78% Mobra Supernumerarios 8.666 3,15% 6.294 2,35% 2.372 137,69%
8.119 0,31% 10.830 0,40% (2.71) 74,97% Dotación Uniformes 613 0,22% 2.077 0,78% (1.464) 29,52%
22.675 0,87% 18.905 0,69% 3.770 119,94% Subvención Vehiculos 3.248 1,18% 1.179 0,64% 1.529 188,98%
22.098 0,84% - 0,00% 22.098 100,00% Temporales 1.923 0,70% - 0,00% 1.923 100,00%
100.486 3,85% 97.581 3,57% 3.265 103,35% Otros Mano de obra 10.788 3,92% 8.868 3,31% 1.920 121,65%
441.065 16,84% 402.477 14,72% 38.588 109,59% Gastos Mano de Obra 48.361 17,55% 39.432 14,72% 8.929 122,65%
65.481 2,50% 69.332 2,54% (3.851) 94,45% Energía 6.435 2,34% 6.303 2,35% 132 102,10%
5.333 0,20% 6.371 0,23% (1.038) 83,70% Gas 563 0,20% 579 0,22% (16) 97,20%
5.957 0,23% 6.762 0,25% (805) 88,10% Acueducto 655 0,24% 615 0,23% 40 106,55%
6.581 0,25% 5.605 0,21% 976 117,41% Telefonos 785 0,28% 510 0,19% 275 154,06%
65.202 2,49% 78.708 2,88% (13.507) 82,84% Call center 6.946 2,52% 7.714 2,88% (768) 90,05%
14.233 0,54% 16,916 0,62% (2.683) 84,14% Aseo y vigilancia 1.060 0,38% 1.538 0,57% (478) 68,93%
36.626 1,40% 35.532 1,30% 1.094 103,08% Suministros 3.566 1,29% 3.230 1,21% 336 110,40%
2.335 0,09% 2.407 0,09% (72) 97,02% Papeleria 327 0,12% 239 0,09% 88 137,08%
1.435 0,05% 1.943 0,07% (508) 73,87% Cafeteria 105 0,04% 177 0,07% (72) 59,46%
31.043 1,19% 29.408 1,08% 1.635 105,56% Taxis y transportes
 3.734 1,36% 2.673 1,00% 1.061 139,67%
46.551 1,78% 44.874 1,64% 1.677 103,74% Logisticos 5.074 1,84% 5.058 1,89% 16 100,31%
26.140
 1,00% 30.781 1,13% (4.641) 84,92% Otros ivas oper 2.852 1,04% 3.194 1,19% (342) 89,29%
4.577 0,17% 4.657 0,17% (80) 98,28% Brinks 418 0,15% 451 0,17% (33) 92,73%
- 0,00% - 0,00% 0 0,00% Regalias - 0,00% - 0,00% 0 0,00%
7 0,00% - o,oo% 7 100,00% Gastos de viaje - 0,00% - 0,00% 0 0,00%
14.162 0,54% 12.120 0,44% 2.042 116,85% Otros operativos 1.332 0,48% 1.039 0,39% 293 128,25%
325.663 12,44% 345.415 12,64% (19.752) 94,28% Gastos operativos 33.852 12,29% 33.318 12,44% 534 101,60%
137.892 5,27% 133.347 4,88% 4.545 103,41% Arrendamiento local 13.004 4.72% 12.294 4,59% 710 105,77%
- 0,00% - 0,00% 0 0,00% Administración - 0,00% - 0,00 0 0,00%
15.520 0,59% 16.650 0,61% (1.130) 93,21% Manten preventivos 1.353 0,49% 1.514 0,56% (161) 89,39%
19.305 0,74% 14.493 0,53% 4.812 133,20% Manten correctivos 2.331 0,85% 1.383 0,52% 948 168,53%
9.004 0,34% 13.643 0,50% (4.639) 66,00% Manten locativos 728 0,26% 1.240 0,46% (512) 58,70%
1.812 0,07% 3.844 0,14% (2.032) 47,13% Manten parques y avisos 147 0,05% - 0,00% 147 100,00%
35.812 1,37% 35.737 1,31% 75 100,21% Seguros e impuestos 3.287 1,19% 3.260 1,22% 27 100,81%
219.345 8,38% 217.715 7,96% 1.630 100,75% Otros gastos operativos 20.850 7,57% 19,692 7,35% 1.158 105,88%
986.073 8,38% 965.607 35,32% 20.486 102,12% Total gastos 103.063 37,41% 92.442 34,51% 10.621 111,49%
567.225 21,66% 648.558 23,73% (81.333) 87,46% Utilidad  Operativa 56.213 20,40% 64.423 24,05% (8.210) 87,26%

El primer bloque de información es el de Venta, Costo de Ventas y Utilidad Bruta.

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Presupuesto y manejo de gastos / Lección 1: Análisis del PYG del restaurante

Ventas

En el informe se debe revisar si el Restaurante está cumpliendo en ventas, para ello se debe revisar la columna de Cumplimiento si el valor esta por encima del 100% quiere decir que el valor Real de Ventas es mayor que el Presupuesto, si es el caso contrario las ventas están por debajo del valor del Presupuesto.

CUENTA NOVIEMBRE DE 2018 REAL MES %VTAS MES PPTO MES %VTAS MES VAR$ MES CUMPLI. MES
Ventas 275.495 - 267.903 - 7.591 102,83%
Costo de ventas
 116.219 42,19% 111.039 41,45% 5.180 104,67%
Utilidad Bruta 159.276 57,81% 156.865 58,55% 2.411 101,54%

El informe viene con variación de las ventas en pesos y con variación porcentual.

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Costo de venta

En el costo de ventas de Frisby hay que tener presente que sólo involucra:

Para saber si el Restaurante está cumpliendo en Costo de Venta con el presupuesto, se le debe dar mucha importancia en revisar la parte porcentual.

CUENTA NOVIEMBRE DE 2018 REAL MES %VTAS MES PPTO MES %VTAS MES VAR$ MES CUMPLI. MES
CUENTA REAL %VTAS PPTO %VTAS VAR$ CUMPLIMIENTO
Ventas 275.495 - 267.903 - 7.591 102,83%
Costo de ventas
 116.219 42,19% 111.039 41,45% 5.180 104,67%
Utilidad Bruta 159.276 57,81% 156.865 58,55% 2.411 101,54%
  • Revisar el porcentaje.
  • Si el restaurante está cumpliendo en las ventas significa que también voy a tener el costo de venta por encima ya que es directamente proporcional a las ventas.

Ejemplo

Por ejemplo, si el porcentaje de ventas presupuestado es del 46% por ejemplo y el real es del 45% significa que el Restaurante esta mejor en el resultado real. Es decir, si presupuestalmente de cada $100 que vendía $46 se iban para el costo de venta y la realidad es que de cada $100 que se esa vendiendo $45 son para pagar a los proveedores de materia prima ósea que se esta optimizando los recursos en el restaurante.

Para tener en cuenta

En el costo de venta es muy importante dado la proporción que tiene frente a las ventas.

Necesariamente que el Costo de Venta este por debajo en el valor real frente al presupuesto no significa que esté bien, primero se debe analizar frente al presupuesto y después hay que analizar la información de:

  • Datos de baja
  • Diferencia de inventario
  • Obsequios
  • Trazabilidad

Un restaurante puede tener un costo de venta de 45% cuando el promedio de la empresa es de 40% y no necesariamente está mal, puede ser por la mezcla de ventas, los restaurantes que están en la calle. Por lo general, las tardes felices tienen una participación alta en el costo, esto hace que se tenga un costo de venta más alto, pero eso no quiere decir que el restaurante está mal manejado.

En ese sentido cuando se va a comparar el costo de venta siempre se debe revisar como esta frente a él mismo o a restaurantes que sean parecidos, porque la proporción de tardes felices hay varios productos que tienen un costo de ventas superior al promedio, pero el que más impacta son las tardes felices.

Así mismo un Restaurante que tenga un costo de venta de 38%, no necesariamente esta bien, ya que pueden presentar incremento en los datos de baja o le falta producto.

En Frisby, el Costo de Venta es todo lo que se entrega al cliente y también es conocido como Costo por Estructura, la cual se define como la receta del producto que contiene elementos como:

  • Pollo
  • Harina
  • Mezcla Pollo
  • Miel de abeja
  • Plato
  • Caja

NO hacen parte del Costo por estructura,  las servilletas, la bolsa manija y bandejero.

Todo esto hace parte del costo de venta de los restaurantes, cuando se tienen restaurantes que están bien manejados y hay diferencias en el costo de ventas lo que puede estar influyendo es la mezcla de ventas.

La mezcla de ventas hace referencia a la composición de venta de cada producto, por ejemplo, el Pollo vende el 25% y el Frisnack 15%.

¿Qué se puede hacer para mejorar la mezcla de venta del Restaurante?

Ofrecer acompañantes, los cuales tienen muy buen margen. Por ejemplo, las tardes felices tienen mayores costos, los acompañantes tiene menor costo y un buen margen de contribución, entonces cuando nuestros clientes compran un pollo y se le ofrece sopa, ensaladas o postres, se esta aumentando la transacción y mejorando el margen para que las tardes felices no afecten.

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Qué es el costo de venta

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Utilidad Bruta

VENTAS

–

COSTO DE VENTAS

=

UTILIDAD
BRUTA

Es el dinero que le queda al restaurante para pagar el resto de los gastos como:  administración, publicidad,  impuestos y además generar una utilidad. También es importante cuando se está cumpliendo en ventas, revisar si se está cumpliendo  en la utilidad bruta.

Ejemplo

Si el restaurante no está cumpliendo en ventas, pero la utilidad bruta en plata es mayor, significa que el costo de ventas fue mucho mejor o más eficiente.

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Mano de obra

En el segundo bloque del PyG, se puede observar toda la información relacionada con la mano de obra que labora en el Restaurante, el primer ítem se llama sueldos y vacaciones, en esta cuenta se carga todo el gasto de sueldos los colaboradores propios del restaurante, como el Administrador, Asistente de Administración y todo el Personal de la Operación.

Además, en esta cuenta se provisiona las vacaciones de forma tal que no afecte el P&G del Restaurante, en el mes pueden salir 3 o 4 colaboradores a vacaciones y esto afectaría el resultado, estos pagos se realizan al instante que salen a vacaciones con el dinero que se había provisionado. Se debe tener en cuenta que las prestaciones sociales se cargan a otro Mano de obra.

CUENTA NOVIEMBRE DE 2018 REAL MES %VTAS MES PPTO MES %VTAS MES VAR$ MES CUMPLI. MES
Sueldo vacaciones 23.123 8,39% 20.474 7,64% 2.649 112,94%
Mano obra Supernumerarios 8.666 3,15% 6.294 2,35% 2.372 137,69%
Dotación Uniformes 613 0,22% 2.077 0,78% (1.464) 29,52%
Subvención Vehiculos 3.248 1,18% 1.719 0,64% 1.529 188,98%
Temporales 1.923 0,70% - 0,00% 1.923 100,00%
Otros Mano de obra 10.788 3,92% 8,868 3,31% 1.920 121,65%
Gastos Mano de Obra 48.361 17,55% 39.432 14,72% 8.929 122,65%

Las provisiones también se aplican para las prestaciones sociales (primas, cesantías, intereses a las cesantías, Salud la pensión y Comfamiliar).  Las primas de servicios se pagan en junio y diciembre, pero al PyG no se lleva directamente en estos mesesporque estaría castigando el PyG de esos 2 mesespor un pago que se gano por estar todo el año.

Provisionar Gastos: Desde Contabilidad, lo que se hace con las provisiones, es llevar una doceava parte de las prestaciones sociales mes a mes, para no castigar y afectar el PyG e influir en el resultado del mes que se paga. Esto significa que en el mes que se paga se hace el desembolso de la plata, pero la prima cada mes que el colaborador va trabajando se va ganando un porcentaje de ella, ese porcentaje es el que se va llevando al PyG.

Dotación

Otra cuenta es la dotación que se suministra a los colaboradores, la cual se difiere en tres meses, no se carga en el mes que se entrega para no afectar el informe del restaurante.

Temporales

En la cuenta de temporales, se lleva el pago de los colaboradores contratadosexternos, por lo general son los domicilios que son contratados directamente por un tercero. El numero de horas trabajadas por externos debe registrarse para llevar un buen control.

CUENTA NOVIEMBRE DE 2018 REAL MES %VTAS MES PPTO MES %VTAS MES VAR$ MES CUMPLI. MES
Sueldo vacaciones 23.123 8,39% 20.474 7,64% 2.649 112,94%
Mano obra Supernumerarios 8.666 3,15% 6.294 2,35% 2.372 137,69%
Dotación Uniformes 613 0,22% 2.077 0,78% (1.464) 29,52%
Subvención Vehiculos 3.248 1,18% 1.719 0,64% 1.529 188,98%
Temporales 1.923 0,70% - 0,00% 1.923 100,00%
Otros Mano de obra 10.788 3,92% 8,868 3,31% 1.920 121,65%
Gastos Mano de Obra 48.361 17,55% 39.432 14,72% 8.929 122,65%
  • Porcentaje mano de obra.

Para tener en cuenta

Es importante que el administrador tenga conocimiento cuanto está costando la mano de obra adicional o temporal. Por ejemplo, si aparece un millón de pesos; que el administrador conozca cuanto le está costando ese colaborador.

El porcentaje ideal de la mano de obra depende del restaurante y las características de este, en los diferentes Restaurantes de Frisby la mano de obra va desde el 8% hasta el 18%. El Administrador debe revisar que ese porcentaje este dentro los limites que se estén manejando. Por ejemplo, si es del 12% que se mueva en ese rango.

Si lo presupuestado está en $ 10.000.000, el Administrador debe revisar que no se pase de estos valores. En el caso de que el Restaurante está vendiendo más de lo presupuestado, deben revisar muy bien que el Restaurante tenga la capacidad de vender con el personal asignado al Restaurante. 

Si las ventas superan el 10% o 15% tocará en los tiempos parciales que trabajen un poco más o generar horas extras, pero esas decisiones van condicionadas a los cumplimientos de venta.

Si un restaurante no está cumpliendo en ventas y la mano de obra está por encima no deberá generar horas extras, las horas extras deben ser causadas por unos cumplimientos, Ventas u oficios adicionales que se deben  hacer, en las condiciones normales no debería pagarse.

Frisby tiene determinado unos promedios y porcentajes de mano de obra, no necesariamente quiere decir que si el Restaurante está en ese promedio o porcentaje está bien. Por ejemplo, los restaurantes tipo calle con domicilio, el promedio que tuvo en el 2018 del 17.3%, lo ideal es estar en el 15%, pero se puede decir que está dentro del promedio, estar en el 25% hay que entrar a revisar que ocurre con esos Restaurantes.

Restaurantes tipo calle con domicilio, tienen un mano de obra por ventas del 17.3%, este el porcentaje idela o siempre estar por debajo. Se trata de mantener esta eficiencia y no subirla, más bien bajarla. Por ejemplo, Si mi mano de obra está en el 15%, La idea es mantenerlo o tratar de bajar ese 15%. Lo cual significa que si la mano de obra está por encima del 15% se está perdiendo eficiencia. Puede ser que las ventas hayan bajado entonces se debe revisar que se puede hacer, tener presente que la mano de obra la maneja el administrador, pero las ventas dependen del mercado. Para ello se debe conocer el sector y aplicar las técnicas de 3KM para incrementar las ventas, se debe observar que paso alrededor si abrieron un nuevo local o que está pasando en la zona.

Para mejorar la eficiencia se recomienda trabajar solo las horas estipuladas, no trabajar horas extras, manejar el tema de las vacaciones; en los restaurantes pequeños donde tienen 6 empleados el mínimo para trabajar son 5.5 personas, si se tienen más personas se debe analizar que se puede hacer. Hay restaurantes que están por encima del promedio.

Por ejemplo, un Restaurante como Villa verde el año pasado la mano de obra pesaba el 20% y este año pesa el 18%, está por encima del porcentaje, pero está ganando eficiencia, el tema de ellos es por las condiciones del tamaño del Restaurante.

Los restaurantes que están por encima del promedio, algunos pueden bajar y otros que por su condición deben quedar por encima de ese promedio. Por la situación específica del Restaurante, el administrador debe revisar que tipo de Restaurante es el que está administrando. Dentro de la gestión que debe realizar los Administradores en los restaurantes es revisar la información del P&G y compararla, debe conocer los resultados del año pasado.

El porcentaje de la mano de obra se calcula de la siguiente manera:

Para este caso, las ventas totales fueron $ 275.495 y la mano de obra $ 48.361.

CUENTA NOVIEMBRE DE 2018 REAL MES %VTAS MES PPTO MES %VTAS MES VAR$ MES CUMPLI. MES
Ventas 275.495 - 267.903 - 7.591 102,83%
Costos de ventas 116.219 42,19% 111.039 41,45% 5.180 104,67%
Utilidad  Bruta 159.276 57,81% 156.865 58,55 2.411 101,54%
Sueldo vacaciones 23.123 8,39% 20.474 7,64% 2.649 112,94%
Mano obra Supernumerarios 8.666 3,15% 6.294 2,35% 2.372 137,69%
Dotación Uniformes 613 0,22% 2.077 0,78% (1.464) 29,52%
Subvención Vehículos 3.248 1,18%
 1.719 0,64% 1.529 188,98%
Temporales 1.923 0,70% - 0,00% 1.923 100,00%
Otras Mano de obra 10.788 3,92% 8.868 3,31% 1.920 121,65%
Gastos Mano de Obra 48.361 17,55% 39.432 14,72% 8.929 122,65%

Este cálculo lo que quiere decir es que, de cada 100 pesos vendidos, el Restaurante está gastando $17,55 para pagar la mano de obra del restaurante.

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Cómo calcular el porcentaje de Mano de obra

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Presupuesto y manejo de gastos / Lección 1: Análisis del PYG del restaurante

Mano de obra supernumeraria

Un nuevo dato que aparece en el PyG es la Mano de Obra Supernumeraria, la cual se está incluyendo en el PyG desde hace 3 años. Se debe tener presente que los supernumerarios son los colaboradores que van a cubrir las vacaciones, incapacidades o refuerzan la mano de obra cuando se requiera.

CUENTA NOVIEMBRE 2018 REAL MES %VTAS MES PPTO MES %VTAS MES VAR$ MES CUMPLI. MES
Sueldo vacaciones 23.123 8,39% 20.474 7,64% 2.649 112,94%
Mobra Supernumerarios 8.666 3,15% 6.294 2,35% 2.372 137,69%
Dotación Uniformes 613 0,22% 2.077 0,78% (1.464) 29,52%
Subvención Vehiculos 3.248 1,18% 1.719 0,64% 1.529 188,98%
Temporales 1.923 0,70% - 0,00% 1.923 100,00%
Otros Manobra 10.788 3,92% 8,868 3,31% 1.920 121,65%
Gastos Mano de Obra 48.361 17,55% 39.432 14,72% 8.929 122,65%

En el informe este rubro se carga de la siguiente manera: se toma el total de mano de obra que se paga por los supernumerarios de la ciudad, ese valor total se distribuye de acuerdo con el número de horas que trabajó ese colaborador supernumerario en el restaurante.  

Importante

Este dato es lo más real posible porque es de acuerdo con el número de horas trabajadas en el restaurante específico y al cargo ejercido.

Ejemplo

Si hay unas vacaciones de un Administrador, el supernumerario queda cargado con ese rubro de Administrador.

En el informe es muy importante analizar tanto la información del mes como el acumulado.  Tener presente que el mes es lo que sucedió en los últimos 30 días, en el acumulado se debe analizar si ocurrió algo específico que afecte los resultados esperados.

REAL ACUM. %VTAS ACUM. PPTO ACUM. %VTAS ACUM. VAR$ ACUM. CUMPLI. ACUM. CUENTA NOVIEMBRE DE 2018 REAL MES %VTAS MES PPTO MES %VTAS MES VAR$ MES CUMPLI. MES
2.618.513 - 2.733.636 - (115.1239 95,79% Ventas 275.495 - 267.903 - 7.591 102,83%
1.065.215 40.68% 1.119.471 40,95% (54.256) 95,15% Costo de ventas 116.219 42,19% 111.039 41,45% 5.180 104,67%
1.553.298 59,32% 1.614.166 59,05% (60.867) 96,23% Utilidad Bruta 159.276 57,81% 156.865 58,55% 2.411 101,54%
229.133 8,75% 224.014 8,19% 5.119 102,29% Sueldo vacaciones 23.123 8,39% 20.474 7,64% 2.649 112,94%
58.194 2,22% 51.148 1,87% 7.046 113,78% Mobra Supernumerarios 8.666 3,15% 6.294 2,35% 2.372 137,69%
8.119 0,31% 10.830 0,40% (2.711) 74,97% Dotación Uniformes 613 0,22% 2.077 0,78% (1.464) 29,52%
22.675 0,87% 18.905 0,69% 3.770 119,94% Subvención vehículos 3.248 1,18% 1.719 0,64% 1.529 188,98%
22.098 0,84% - 0,00% 22.098 100,00% Temporales 1.923 0,70% - 0,00% 1.923 100,00%
100.846 3,85% 97.581 3,57% 3.265 103,35% Otros Manobra 10.788 3,92% 8.868 3,31% 1.920 121,65%
441.065 16,84% 402.477 14,72% 38.588 109,59% Gastos Mano de Obra 48.361 17,55% 39.432 14,72% 8.929 122,65%
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Presupuesto y manejo de gastos / Lección 1: Análisis del PYG del restaurante

Gastos operativos

En los gastos operativos se debe tener cuidado con el manejo de las cuentas como:

CUENTA REAL MES %VTAS MES PPTO MES %VTAS MES VAR$ MES CUMPLI. MES
Energia 6.435 2,34% 6.303 2,35% 132 102,10%
Gas 563 0,20% 579 0,22% (16) 97,20%
Acueducto 655 0,24% 615 0,23% 40 106,55%
Telefonos 785 0,28% 510 0,19% 275 154,06%
Call center 6.946 2,52% 7.714 2,88% (768) 90,05%
Aseo y vigilancia 1.060 0,38% 1.538 0,57% (478) 68,93%
Suministros 3.566 1,29% 3.230 1,21% 336 110,40%
Papeleria 327 0,12% 239 0,09% 88 137,08%
Cafeteria 105 0,04% 177 0,07% (72) 59,46%
Taxis y transportes 3.734 1,36% 2.673 1,00% 1.061 139,67%
Logisticos 5.074 1,84% 5.058 1,89% 16 100,31%
Otros ivas oper 2.852 1,04% 3.194 1,19% (342) 89.29%
Brinks 418 0,15% 451 0,17% (33) 92,73%
Regalias - 0,00% - 0,00% 0 0,00%
Gastos de viaje - 0,00% - 0,00% 0 0,00%
Otros operativos 1.332 0,48% 1.039 0,39% 293 128,25%
Gastos Operativos 33.853 12,29% 33.318 12,44% 534 101,60%

Las cuentas mas representativas de este ítem son:

Servicios Publicos

En los servicios públicos es muy importante que el Administrador verifique que la factura llegue al Restaurante, revisar los promedios de consumo por si hay alguna incongruencia con los con los consumos anteriores y de esta manera tomar los correctivos necesarios o hacer los reclamos pertinentes y luego radicar la factura. En Frisby se tiene un programa donde se grafica todos los consumos mes de energía y agua de los Restaurantes.

Por ejemplo, puede suceder que se facture mal algún servicio público y con la revisión se puede evitar que se pierda plata.

Call Center

Es proporcional a las ventas por domicilio, entre más ventas a domicilio el Restaurante va a usar más Call center. Esta cuenta se utiliza en los Restaurantes con domicilios, estos rubros son los que más pesan.

En los Restaurantes que tienen domicilios y Call center existe un cuadro dónde va la proporción de lo que participa cada uno.

Suministros

El suministro es diferente al costo de venta porque con el costo de venta se hace inventario al fin de mes y lo que quede se descuenta del costo total. Elementos de aseo, guantes, bolsas de basura, jabones. También se incluyen en suministros las servilletas, los pitillos plásticos, guantes y bandejeros. Se debe tener cuidado en el pedido, solicitar sólo lo necesario. De igual forma estar muy pendiente del inventario que hay en el momento del pedido.

Antes estos rubros estaban en el costo de venta, pero se trasladaron  para suministros porque estaban presentando diferencias.

Es muy importante pedir los suministros para el mes y no pedir para varios meses, porque quedarían cargados en ese mes que hizo el pedido y se van al gasto de una vez. Cuando se reciba el pedido de suministros se debe validar que entreguen realmente lo que se solicitó al proveedor y no lo que este quiera entregar, para que el Restaurante no se llene de un inventario que se va a demorar en salir y afecte los gastos.

Papelería

La papelería se debe solicitar a la medida, en ocasiones se solicitan elementos de más o que no se utilizan. Por ejemplo, pedir una cantidad exagerada de lapiceros, resaltadores o pedir una calculadora cuando se necesite.

Es importante que los pedidos de papelería se realicen para el mes y no para dos o tres meses, ya que estos rubros quedan cargados en el mes que hizo el pedido y la empresa puede hacer los pedidos más acordes con el gasto real en los Restaurantes y así no llenarse de un inventario, logrando utilizar estos recursos para pagar otras cuentas.

Transporte

Existen algunos restaurantes que tienen autorizado pagar transportes en la noche o en algunas ocasiones en el mes para llegar al Restaurante o a la vivienda del colaborador, de acuerdo con las condiciones de operación de cada Restaurante.

Es importante que este gasto realmente se esté utilizando, como se hace recibo de caja se puede prestar para hacer un uso indebido de él.

Gastos de viaje

Este gasto no debe aparecer en el PYG en los Restaurantes, solo excepto cuando viajan para cubrir aperturas no presupuestadas o arreglos por daños en el Restaurante. De lo contrario este rubro en el informe debe aparecer en cero.

Importante

La mayoría de los suministros son variables, es decir que deben ir proporcional a las ventas de cada Restaurante.

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Presupuesto y manejo de gastos / Lección 1: Análisis del PYG del restaurante

Otros gastos operativos

De este bloque hace parte algunas cuentas muy importantes como:

CUENTA REAL MES %VTAS MES PPTO MES %VTAS MES VAR$ MES CUMPLI. MES
Arrendamientos local
 13.004 4,72% 12.294 4,59% 710 105,77%
Administración - 0,00% - 0,00% 0 0,00%
Manten preventivos 1.353 0,49% 1.514 0,56% (161) 89,39%
Manten correctivos 2.331 0,85% 1.383 0,52% 948 168,53%
Manten locativos 728 0,26% 1.240 0,46% (512) 58,70%
Manten parques y avisos 147 0,05% - 0,00% 147 100,00%
Seguros e impuestos 3.287 1,19% 3.260 1,22% 27 100,81%
Otros Gastos Operativos 20.850 7,57% 19,692 7,35% 1.158 105,88%

Las cuentas más representativas de este ítem son:

Arrendamiento

En esta cuenta el administrador no tiene ninguna injerencia.

Seguros e impuestos

El rubro más grande de esta cuenta es el impuesto de industria y Comercio, este se paga sobre un porcentaje de las ventas.

El seguro es un negocio que hacen desde el área financiera. El administrador no tiene manejo y no puede inferir en esta cuenta.

Mantenimiento

La mayoría de lo rubros generados por esta cuenta son manejados por el área de Ingeniería y son los encargados de enviarla a Contabilidad. El Administrador del Restaurante debe estar pendiente de firmar y estar de acuerdo con los arreglos que relaciona el proveedor en la orden de trabajo, se debe firmar a conformidad con los arreglos realizados. De igual forma debe revisar los repuestos instalados.

Importante

Es importante tener en cuenta que cuando hacen mantenimiento a una máquina y al día siguiente está falla, el proveedor no debe pasar otra factura por este mismo mantenimiento ya que debe existir la garantía sobre el servicio prestado. Al igual se debe estar muy pendiente cuando realizan cambios de repuestos, se debe verificar que en realidad si se realicen el cambio de los repuestos indicados.

Se debe conocer las máquinas y lo que les pasa para tener buena eficiencia de las mismas.

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Presupuesto y manejo de gastos / Lección 1: Análisis del PYG del restaurante

Utilidad Operativa

Ese es el total de gastos ya tenemos Mano de Obra, Gastos Operativos y los Otros Operativos, sumando estos tres ítems se obtiene el total de gastos, luego se determina la calcula la Utilidad Operativa.

CUENTA REAL MES %VTAS MES PPTO MES %VTAS MES VAR$ MES CUMPLI. MES
Total Gastos
 103.063 37,41% 92.442 34,51% 10.621 111,49%
Utilidad operativa 56.213 20,40% 64.423 24,05% (8.210) 87,26%

Cuando se analice el PyG siempre se debe revisar si el Restaurante está cumpliendo el presupuesto, de igual forma se debe revisar los valores acumulados.

REAL ACUM. %VTAS ACUM. PPTO ACUM. %VTAS ACUM. VAR$ ACUM. CUMPLI. ACUM. CUENTA NOVIEMBRE DE 2018 REAL MES %VTAS MES PPTO MES %VTAS MES VAR$ MES CUMPLI. MES
567.225 21,66% 648.558 23,73% (81.333) 87,46% Utilidad  Operativa 56.213 20,40% 64.423 24,05% (8.210) 87,26%

Objetivo

Lograr que el restaurante este logrando los resultados por encima de lo que esta presupuestado.

Lo otro que se debe analizar es el porcentaje de utilidad operativa sobre las ventas, se revisa como le fue al restaurante con respecto a la utilidad operativa que tenía. El porcentaje permite observar la eficiencia que tiene el Restaurante frente a lo vendido.

Ejemplo

El Restaurante XX debía dejar una Utilidad Operativa de 20.44% y dejó 17.67%, lo que quiere decir, es que este restaurante en vez de dejar $20 de utilidad por cada $ 100 dejó $17 de utilidad por cada $100, por tal motivo toca revisar qué pasó y reajustar para llegar al porcentaje pedido.

Se debe revisar los gastos variables y observar los rubros donde se debe tomar medidas y corregir para poder llegar a los requerimientos que solicita la empresa.

Para tener en cuenta

El objetivo para incrementar las ventas es mirar qué puedo ofrecer de más. Por ejemplo, las sopas, los postres y las ensaladas.

Se debe comparar la Utilidad Operativa con los resultados del año anterior y poder contrastar si el Restaurante va creciendo si hay mayor eficiencia o decreciente y tomar los correctivos que sean necesarios para igualar o para superar las ventas del mes, así como del acumulado del año.

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