Fundamentos de los cargos / Lección 2: Rutina del cargo

Rutina del cargo

El Administrador debe desarrollar las siguientes actividades que le permitirán desempeñar de manera óptima su cargo.

Prealistamiento

Las actividades de Prealistamiento que debe desarrollar el Administrador dentro de su rutina, son las siguientes:

Realiza el chequeo externo de seguridad al restaurante y apertura de puertas.

Desactiva las alarmas, según procedimiento Manejo de alarmas.

Utiliza de forma adecuada la dotación.

IMPORTANTE: Realizar la desinfección de manos.

Verifica temperatura de equipos de frío y registra en agenda administrativa.

Maneja de forma adecuada las claves del sistema, para ingresar a restaurante.

Encienda el computador, lee y contesta correos, verifica fecha y hora del mismo e ingresa al sistema.

Maneja y usa adecuadamente el sistema y cada una de sus aplicaciones.

Diligencia todos los formatos de los chequeos de procesos, procedimientos e instructivos de la agenda administrativa.

Consulta información histórica de ventas.

Valida el surtido de la zona de obsequios del restaurante.

Valida la calidad de la Mezclapollo antes de iniciar procesos de preparación.

Realiza la validación de las aspersiones aéreas y lavado de manos, de acuerdo con el manual de saneamiento.

Registra existencias en formato de pedido de materia prima y en formato material de empaque y suministros.

Lleva a cabo los tipos de pedidos (normal y extra) y las especificaciones para hacer el pedido de materias primas, material de empaque, suministros, papelería, utensilios, aceite, verduras y químicos, digita y envía por el sistema.

Nota: Cuando el administrador es nuevo durante la primera semana el Jefe de Zona realiza seguimiento para analizar como hace los pedidos.

Solicita materias primas a proveedores vía telefónica o directa de acuerdo con las especificaciones establecidas (Cuando surte proveedor).

Realiza recepción del pedido de materia prima y suministros, verifica conteo y la conformidad de estas contra especificaciones de materias primas, verifica información de la lista de salida traslados y del documento de garantía de lotes, firma y entrega documentos al conductor: Salida traslado, salida de canastillas, remisiones, devoluciones de productos, realiza el cruce en el sistema, según instructivo de Inventarios y realiza comunicación con bodega cuando se presenta diferencias.

Realiza el registro y control en la recepción de materia prima de proveedor cuando se recibe gaseosa, arepas, helado, papa francesa, verduras, hielo y maíz según especificaciones e instructivos de calidad e inventarios y validación de facturas recibidas.

Realiza devolución de materias primas y facturas cuando se presenta alguna no conformidad con los proveedores. Informa la no conformidad al área de Aseguramiento de Calidad y las devoluciones al área de Compras.

Realiza inventario físico general del mes, según instructivo de Inventarios; lleva a cabo las explicaciones de inventarios mensual y sus fechas.

Realiza el gráfico de ventas y su correspondiente análisis, comparándolo con el presupuesto.

Verifica el funcionamiento de los equipos de calor y temperatura antes de la apertura.

Realiza la cancelación de facturas de servicios públicos, de industria y comercio, bomberos, Sayco- Acinpro, impuestos de renovación de cámara según instructivo de Contabilidad.

Monitorea anualmente los documentos legales del restaurante (Licencias Sanitarias, Certificado de vertimiento, Sayco y Acinpro, entre otras, según instructivo Trámite de Documentos Legales).

Envía correspondencia a la oficina principal y regional, de acuerdo a las indicaciones de Radicación y Correspondencia

Verifica y hace seguimiento a la máquina de heladería, que contenga producto para la venta del día y a validar el overrun antes de la apertura (En los restaurantes donde aplique).

Realiza el chequeo de cajones domicilio.

Realiza el chequeo de cajones domicilio.

Prealistamiento

Prealistamiento

Manejo de personal

Las actividades de Manejo de Personal que debe desarrollar el Administrador dentro de su rutina son las siguientes:

Maneja y realiza programación de horarios en el sistema. Ingresa aforo diario, revisa y corrige, realiza solicitud o reportes de novedades a nómina.

Realiza y verifica turnos y tareas según instructivo aforo de plantas.

Coordina el entrenamiento del personal nuevo o antiguo cuando pasa de un cargo a otro.

Realiza seguimiento a la dotación que llega para el personal, según instructivo de Gestión del Talento Humano.

Realiza informe de novedades (Licencias, retiros, incapacidades, etc.), según instrucciones de Administración de Personal.

Realiza seguimiento a los horarios de trabajo, reporta a nómina de acuerdo con las tirillas e imprime en las fechas estipuladas.

Tramita las tirillas de asistencia y turnos de los colaboradores cuando gestión del talento humano lo autorice después del 15 y 31 de cada mes, según instrucciones de Administración de Personal.

Aplica procesos disciplinarios en los casos que se requiera, realiza actas de cargos y descargos.

Programa la participación del equipo en los procesos de desarrollo humano (Biodanza, talleres del ser) y capacitaciones técnicas.

Realiza la evaluación de las competencias a los colaboradores del Restaurante.

Manejo de personal

Caja

Las actividades que debe desarrollar el Administrador en la caja son las siguientes:

Verifica información y documentación del día anterior del informe de ventas.

Maneja la caja fuerte del restaurante, según instructivo de Manejo de cajas fuertes y cofres de seguridad y manejo de fondos fijos en restaurante.

Realiza el arqueo diario de los fondos fijos y verifica contra arqueo de la noche anterior y registra en agenda administrativa y en el sistema.

Realiza apertura del restaurante y de caja en el sistema. Debe conocer el procedimiento cuando se presenta inconsistencia al hacerlo.

Realiza las entregas parciales a Brinks en el sistema.

IMPORTANTE: Conocer y aplicar las especificaciones para el manejo Brinks, libros que se utilizan, forma de diligenciar el sobre a consignar, según instructivo Manejo de efectivo en restaurante.

Si el restaurante consigna en banco o almacenes de cadena éxito, realiza el proceso de consignación.

Si el restaurante consigna en cofre de seguridad, realiza prealistamiento de todos los documentos y entrega de dinero a la transportadora de valores.

Suministra el cambio al Asistente de Administración, según instructivo Manejo de fondos fijos en restaurante.

Diligencia el registro y lleva control de cuadre de caja de los Asistentes de administración, según instructivo Manejo de fondos fijos en restaurante.

Si el administrador hace caja.

Verifica el correcto funcionamiento de los equipos de comunicación (Micrófono y turnador) y conexión de datafono (Valida si datafono esta enganchado-Test de datafono).

Revisa que tenga en la caja suficientes cartas menú en buen estado y de buena presentación.

Recibe base y realiza arqueo en agenda administrativa y en el sistema.

Gestiona consecución de dinero para cambio y separa bases de las cajas.

Aplica el procedimiento de la venta remota, según lo establecido por la empresa.

Realiza la venta de acompañantes de acuerdo con las metas propuestas.

Verifica las condiciones de operación de los equipos y del sistema y en caso de daño como reportar a los encargados.

Realiza registro y control de renovación, cambio y manejo de aceites para las maquinas freidoras, según instructivo de Aseguramiento de calidad.

Verifica estado y limpieza de freidoras, instala válvula de peso muerto, enciende equipos de fritura, nivel del aceite, toma temperatura y registra en agenda administrativa, determina color del aceite verificando medición del día anterior en agenda.

Realiza la devolución de productos no aptos para vender, según instructivo de Aseguramiento de calidad.

Realiza la degustación de productos y verifica que el personal la efectúe, diligenciando el registro antes de la apertura del restaurante, según instructivo de Aseguramiento de calidad.

Programa la cantidad de producto a prealistar informar a los colaboradores del restaurante y verifica el prealistamiento.

Realiza lista de chequeo de la agenda antes de la apertura y verifica todos los prealistamientos.

Restaurantes con servicio a domicilio.

Enciende el computador de domicilio, verifica el estado, enciende impresora y verifica que tenga rollo y cinta.

Entrega dinero base y realiza registro a los domiciliarios, según procedimiento Manejo y entrega dinero de base.

Informa al Call center los productos agotados o que requiere impulsar en venta.

Realiza seguimiento a la venta de domicilio y analiza de acuerdo con el presupuesto del día.

Conoce como cambiar los medios de pago de las facturas a domicilio.

Reasigna pedidos de los domicilios.

Reporta a jefe de zona cuando la promesa de entrega de domicilio se incrementa.

Una vez valida la ejecución de todo lo anterior realiza la reunión de apertura y abre el restaurante.

Actividades en la caja

Procesos producto

Las actividades que debe desarrollar el Administrador en procesos de producto son las siguientes:

El Administrador debe haberse entrenado en cada cargo operativo del Restaurante, se verifica que se haya cumplido y certificado con las guías de entrenamiento en cada cargo.

Realiza seguimiento a la venta, evaluando que se ha vendido y cuanta cantidad prealistar (estar pendiente de solicitar o realizar los surtidos de productos del área combos despacho como: plátano, nuggets, filetes parrilla, tornados, ensaladas primavera, ensalada de repollo, ensalada de papa, ensalada del campo, papas a la francesa, maíz, arroz, sopas y frijol).

Verifica que se cumplan los procesos en el restaurante, según protocolos de producto.

Verifica el pollo durante horas de poco movimiento.

Cuando exista un reporte por presunta ETA, separa y almacena las muestras de productos del mismo lote reportado.

Procesos de producto

Procesos de atención al cliente

Las actividades que debe desarrollar el Administrador en los procesos de atención al cliente son las siguientes:

Si el administrador hace caja.

Aplica el guion de servicio durante la prestación del servicio.

Realiza la factura contingente de venta, según instructivo de contabilidad.

Aplica el procedimiento para servicio:
a la mesa, semiautoservicio, autoservicio y drive true.

Factura cuenta y entrega factura al cliente, y/o vendedor de salón se la entrega al cliente con su respectiva devuelta.

Garantiza los tiempos de entrega de acuerdo con el tipo de servicio: Mesa, llevar y a domicilio.

Valida el servicio a la mesa con el vendedor de salón.

Maneja y sabe verificar las modalidades de pagos: tarjetas débito y crédito, Tarjetas Sodexo y Big Pass, Bonos, entre otros.

Registra los bonos, cupones, regalos y descuentos en el sistema.

Realiza anulación de facturas según instructivo de anulación de facturas.

Realiza el seguimiento al servicio a domicilio y al cumplimiento de la promesa de servicio, según guía de servicio a domicilio.

Atiende a los clientes, está pendiente de sus necesidades, indaga la satisfacción, soluciona inquietudes y reclamos de los mismos.

Realiza seguimiento a la venta general del restaurante y analiza el presupuesto de venta al día.

Realiza la consignación de los dineros de las ventas del medio día y de la tarde, si lo hace en banco o almacenes de cadena éxito.

Analiza el promedio de facturas por vendedor y asigna cuota de acompañantes a cada uno.

Ejecuta y hace seguimiento a programas de mercadeo.

Realiza ventas de fiestas si el restaurante tiene parque infantil y verifica que todo este acuerdo a lo establecido.

Supervisa la aplicación de las guías de servicio según tipo de restaurante.

Administra las estrategias infantiles para su restaurante.

Observa y asegura la calidad de productos.

Realiza cambios autorizados de producto.

Verifica la existencia y vida útil de producto en gabinete (Choque térmico y dados de baja).

Hace seguimiento al reposo y pulido de las máquinas y registra en agenda.

Programa y valida porcionado de producto, de acuerdo con histórico de ventas.

Procesos de cierre

Las actividades que debe desarrollar el Administrador en el proceso de cierre son las siguientes:

Aplica el procedimiento de cierre del Restaurante.

Registra en el sistema los gastos y realiza entregas parciales para pagar esos gastos.

Registra movimientos de cierre en el sistema (transacciones 14,7,8,04,51).

Realiza el proceso de los faltantes en la caja y manejo de préstamo sobre salario.

IMPORTANTE: Si se presenta sobrante o faltante que tenga solución, llamar al Jefe de Zona para hacerlo inmediatamente.

Aplica las autorizaciones que le da el Jefe de Zona para solucionar inconsistencias en entregas parciales, cuadres de caja e informes de ventas.

Realiza recolección de dinero de ventas del día y la consignación en el sistema. Si el restaurante tiene cofre Brinks, consigna dinero en cofre, de lo contrario deposita dinero en caja fuerte, registra en el sistema y consigna al día siguiente.

Restaurantes con servicio a domicilio.

Realiza cuadre de domicilios, revisa el efectivo y valida que todos queden debidamente rectificados y firmados.

Realiza informe de ventas con los respectivos soportes.

Antes de sacar el infoventas, verifica estado y validación de: Activos fijos (entradas y traslados), anulación de facturas, registro de gastos, cambios de aforo, fondo fijo y consignaciones.

Realiza cuadre, cierre de caja y cierre del restaurante en el sistema, transmite información, apaga equipo y coloca forros de protección.

Realiza y/o verifica el conteo físico diario de los productos.

Al cierre del mes verifica y modifica las diferencias del día, antes del cierre del periodo.

Verifica estado de los equipos y su temperatura y los equipos de calor apagados, orden y aseo en general del restaurante.

Revisa bolsos y paquetes al cierre (para restaurantes sin Auxiliar de Seguridad).

Activa alarma del restaurante, antes de cerrarlo y verifica la seguridad externa del mismo.

Procesos de cierre

Modelo de experiencia

Las actividades que debe desarrollar el Administrador en el modelo de experiencia son las siguientes:

Desarrolla la estrategia de Marca y realiza la revisión de la cada uno de los puntos (Imagen, Producto, atención y velocidad).

Conoce las bases del Modelo, la esencia del negocio y los indicadores.

Aplica la ruta de la venta.

Conoce en detalle los componentes del menú.

Aplica el guion para realizar la atención del cliente en la toma del pedido.

Maneja el manual de venta sugestiva y el ofrecimiento de los productos.

Maneja adecuadamente el manual de Objeciones.

Ingresa a página Frisbykids, registra y realiza reposición.

Opera el programa de lealtad de Frisby (puntos Colombia).

Maneja los medios de pago y el registro de las alianzas.

Manipula adecuadamente la Tablet toma pedido.

Modelo de experiencia

Otras actividades

Otras actividades que debe desarrollar el Administrador son las siguientes:

Cumple con los indicadores de gestión del Restaurante.

Programa y realiza las reuniones de grupo primario.

Maneja cartera y clientes crédito, en los Restaurantes donde aplica.

Maneja la documentación del restaurante: protocolos de producto, memofichas, documentos calidad, documentos de servicio, procedimientos administrativos y documentación legal del Restaurante.

Realiza el análisis del P&G del restaurante.

Maneja las hojas de vida de los colaboradores del restaurante y archiva las copias de las guías de entrenamiento en las mismas.

Realiza reimpresión de facturas, cuando el cliente lo solicita.

Conoce y realiza cada uno de los tipos de recibo de caja en el sistema.

Maneja adecuadamente el vale equivalente cuando se requiere.

Utiliza en determinados momentos las consultas disponibles en el sistema.

Solicita la calibración de equipos y realizar requerimientos a mantenimiento.

Programa las actividades de aseos para cada uno de los colaboradores y verifica su cumplimiento.

Maneja los activos del restaurante, realiza movimientos y recepción de los mismos.

Realiza los planes de mejoramiento como resultado de las auditorias recibidas, su gestión y seguimiento a su cumplimiento.

Actualiza los activos fijos y garantiza que tengan placa, de acuerdo con responsable o titular del Restaurante.

Realiza el chequeo de motos y revisión de documentos para domicilios.

Seguridad y salud en el trabajo

Las actividades que debe desarrollar el Administrador en Seguridad y Salud en el Trabajo son las siguientes:

Conoce el procedimiento y las actividades donde se deben utilizar los implementos de seguridad industrial y las medidas de seguridad a seguir por parte de los colaboradores.