Los informes deben estar Organizados en legajador o empacados en una bolsa por cada mes, adjuntar copia consignación.
Control Interno / Lección 4: Documentos legales
Manejo y custodia de los documentos legales
Para un adecuado manejo de los documentos soporte del cumplimiento de cada uno de los requisitos legales exigidos por los entes gubernamentales, se tiene establecido que en cada Restaurante, debe tenerse debidamente archivado y con fechas de renovación vigente cada uno de los documentos que se generan.
En cada Restaurante, debe tenerse el documento original y cada que se dé una apertura, renovación o cierre, enviar al Área de Jurídica fotocopia del documento generado para que sea archivado y se pueda controlar su vencimiento.
Importante
En caso del cierre del Restaurante, la carpeta de documentos legales deberá ser enviada al Área de Jurídica.
En el manejo de los documentos legales se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Mantener carpeta actualizada y ordenada sin documentos de otras áreas.
- Carpeta en lugar de fácil acceso.
- Todo el personal debe conocerla.
- Comunicar a Auditoría cualquier anomalía encontrada.
Archivo fiscal
Este archivo debe contener los informes de ventas diarios (Manuales o POS) de los últimos 10 meses.
Control documentos legales
Los documentos que se debe tener en cada Restaurante, debidamente actualizados y legajados, son los siguientes:
Control de documentos legales
Control de documentos legales
La carpeta se debe mantener en un sitio seguro, pero de fácil acceso para cuando sean solicitados por las autoridades competentes.
La relación de documentos corresponde a los que se solicitan en todos los Restaurantes, puede presentarse casos en los que haya documentos que no se solicitan en determinadas ciudades.
El control de los documentos se realiza en el siguiente formato:
| Documento | Fecha límite de pago / renovación | Revisión de tenencia | Observaciones | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 0 | OK: Bien - N: Mal - NA: No Aplica | ||
| Renovación Cámara de Comercio del año en curso | Antes del 30 de marzo de cada año | |||||||||||
| Matrícula Industria y Comercio | El pago depende de las fechas de estipuladas por cada Municipio | |||||||||||
| Certificado Seguridad (Bomberos) | El pago depende de las fechas de estipuladas por cada Municipio | |||||||||||
| Certificado SAYCO - ACINPRO o paz y salvo | El pago antes del 25 de febrero de cada año | |||||||||||
| Concepto favorable de Sanidad | Al efectuar la revisión se da la nueva fecha de visita | |||||||||||
| Permiso Uso de Suelos | Permanente | |||||||||||
| Resolución DIAN Vigente Facturación Manual | A partir de la fecha de autorización 2 años | |||||||||||
| Resolución DIAN Vigente por cada Máquina Registradora | A partir de la fecha de autorización 2 años | |||||||||||
| Archivo Fiscal | Informes de venta de los últimos 2 meses | |||||||||||
Control de documentos
Control de documentos
