Control Interno / Lección 3: Manejo de activos fijos

Manejo de activos fijos

Definición de activo

La responsabilidad del manejo y custodia de los activos del Restaurante está a cargo del administrador, el cual debe asegurar su integridad, velar por el cuidado y buen uso de los mismos. Además, debe ingresar periódicamente al programa de activos fijos para validarlos e informar de alguna novedad o inconsistencia.

Cada vez que se produzca un cambio de responsable del restaurante, quien recibe debe exigir una validación física de los activos.

Toda adquisición de activos fijos debe tramitarse por el departamento de Compras.

Prohibido

Realizar traslados de activos sin el correspondiente movimiento por el sistema.

El Asistente de Administración debe colaborar y apoyar al administrador en el manejo y custodia de los activos y debe velar por el buen uso y funcionamiento que se le realice a cada uno dentro de las actividades diarias del restaurante. En caso de que por alguna eventualidad los activos se requieran trasladar a otro sitio, se debe informar al administrador el movimiento de los activos para solicitar la autorización respectiva.

Importante

El responsable de cada activo estará en la obligación de velar por el cuidado y buen manejo a todos los activos bajo su custodia.

Al retiro de colaboradores Control interno es responsable de validar y firmar el paz y salvo en cuanto a los activos fijos. A causa de traslados o retiro definitivo se debe hacer inventario por parte del responsable y el jefe de zona.

Traslado de activos

Para controlar el traslado de los activos fijos entre los diversos centros de costo (centros de tenencia), se asigna un responsable para cada uno de ellos, quien es encargado de custodiar el activo e informar cualquier novedad sobre el mismo.

Los movimientos de activos en la operación de un restaurante se pueden dar por diferentes circunstancias como:

Apertura de restaurante

Se trasladan los equipos nuevos o usados para abrir un restaurante.

Cambio de equipo

Los jefes de zona, ingeniería, o el jefe de mantenimiento disponen realizar cambios de equipos por condiciones técnicas u operativas.

Cierre del restaurante

Clausura la operación del restaurante y los equipos se envían a Pereira, se trasladan a otros restaurantes, o se programan para otra apertura.

Desincorporación

Se retira el colaborador de la compañía y se trasladan a otro responsable.

Equipo nuevo

El jefe de zona o ingeniería de acuerdo con una necesidad deciden realizar la solicitud de un equipo nuevo para el restaurante.

Por mantenimiento

Se requiere realizar mantenimiento al equipo al retirarlo del restaurante se debe realizar el movimiento en el sistema al responsable del mantenimiento.

Préstamo

Se presenta una situación donde un restaurante requiera el préstamo de un equipo.

Remodelación

Cuando se realiza la remodelación de un restaurante se retiran todos los equipos de este, y se envían para una bodega o a las oficinas principales.

Venta

Cuando se define que el equipo ha cumplido un ciclo de vida o no se requiere en la operación.

Motivo del traslado

Traslado de activos fijos por SIPO

El seguimiento y control de los activos se realizan mediante el módulo del Sistema Integrador de Procesos Organizacionales (SIPO). Se debe realizar el traslado por el sistema SIPO como se indica a continuación:

1

Ingresa al módulo de Sipo en el sistema.

2

Ingresa al icono Traslado de activos fijos.

3

Ingresa a la pestaña Traslado de Activos Fijos y dar click en CREAR:

4

Llena los campos requeridos:

Centro de Costos Origen: Ejemplo F01.
Colaborador origen: Nombre del administrador del restaurante ORIGEN.

Motivo traslado:

Fecha.
Centro de Costos Origen: Ejemplo F07.
Colaborador origen: Nombre del administrador del restaurante DESTINO.

Luego selecciona el activo a trasladar: Activa el √ al lado izquierdo de la placa. Da click en GUARDAR.

5

Posteriormente el responsable de hacer el traslado debe llamar a la persona a quien hizo el traslado para que reciba el activo por el módulo.

En el mismo módulo de traslados de activos fijos, ingresa a la pestaña Recepción de Activos Fijos.
Selecciona los activos a recibir después de ser validada sus placas físicamente.
Le da Recibir.

Importante

Los activos deben ser recibidos máximo 3 días después que el activo llega físicamente el centro de costos destino. En caso de que el administrador titular no se encuentre se debe realizar la gestión con el Jefe de Zona y el área de Control Interno.

6

Fin del procedimiento de traslados.