Tabla de contenidos

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Control Interno / Lección 2: Manual de la UCI

Antecedentes

La UCI nace ante una necesidad de empresa de controlar los indicadores de inventarios expresados en los faltantes y bajas de productos, lo que para una clínica se le llama la unidad de cuidados intensivos (UCI) para la compañía es declarar que un restaurante se encuentra estado crítico en sus indicadores de inventarios.

Un restaurante se declara en la UCI siempre y cuando:

1

Si el Faltante + Bajas es mayor que el Sobrante aumenta el costo de venta.

2

UCI

Faltantes + Bajas = # > Sobrantes = Restaurante con Indicador en Rojo 

3

Si el Sobrante es mayor que los Faltantes + Bajas se favorece el costo de venta.

4

UCI

Faltantes + Bajas = # < Sobrantes = Restaurante con Indicador en Verde 

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Indicadores de inventarios

Los indicadores de inventarios con sus respectivos presupuestos de medición que se manejan en Frisby se describen a continuación:

  • Variables de medición: Costo de inventario relacionado con el nivel de ventas.
  • Días de inventarios: Según tipo de restaurante y frecuencia de pedidos. Validar en tabla anexa.
  • Bajas: 0,20% Máximo.
  • Dif. Sobrantes: 1,20% Mínimo
  • Dif. Faltantes: 0,72% Máximo
  • Obsequios Clientes: 0,40% Máximo. Se favorece el costo de venta.

     

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Indicador de días de inventarios

Los días de inventarios equivalen al número de días que en promedio cada producto permanece en inventarios. Su estimación resulta necesaria debido a que permite una correcta asignación de compra, mientras menos tiempo pasa cada producto en inventario menor es el costo de almacenamiento.

Fórmula para calcular el porcentaje indicador de Días de Inventarios.

Se define los días de inventarios según:

  • Tipo de restaurantes.
  • Frecuencia de entrega de pedidos (abastecimiento).
Restaurante Calificación
Excelente Alerta A mejorar
Se surten solo una vez a la semana 8.5-9.0 9,1-10 > 10,1
Se surten dos veces a la semana 5.0-5.5 5,6-6,5 >6,6
F27-m04 (stock especial de pollo en f27 y almacenamiento por capacidad de g32 y g20) 4.0-4.5 4,6-5,5 >5,6
Los demás (se surten 3 veces a la semana por la bodega que los atiende) 3.5-4.0 4,1-5,0 >5,1
Parques (ukumary y parque del café) En temporadas altas rige con el indicador de 3,5-4,0 y para temporadas bajas con el de los restaurantes que se surten 1 vez a la semana
Total, restaurantes 4,5-5,0 5,1-6,0 >6,1
Total, bodegas 6,5-8,0 8,1-9 >9,1
Total, empresa <13 13,2-15 >15,2
Bodegas: pereira, medellin, cali, bogotá 5,5-6,5 6,6-7,5 >7,6
Bodega barranquilla 8,5-10 10,1-11,5 >11,6

Causas de incumplimiento al indicador días de inventarios

Las causas que ocasionan incumplimiento al indicador días de inventarios son las siguientes:

  1. El restaurante no maneja stock de mínimos y máximos de materia prima y material de empaque según la estacionalidad.
  2. Falta de aseguramiento en el conteo y digitación del inventario diario y mensual.
  3. Mal ingreso de las cantidades en facturas de proveedores.
  4. Falta de organización de las diferentes referencias en la Bodega, o almacenamiento en varios lugares del restaurante.
  5. Exceso de productos en bodegas.

Acciones para cumplir con el indicador

1.

Conocimiento pleno del sistema de información SIPO WEB como herramienta de consulta.

2.

Conocimiento de los embalajes y nombre de los empaques de los diferentes productos.

3.

Definir el stock de productos. (Definir las cantidades de producto necesario para garantizar abastecimiento de acuerdo con los volúmenes de ventas).

Consumo de estructura por inventarios

El paso a paso para consultar el consumo de estructura por inventarios se describe a continuación:

1

Usuario y contraseña.

2

Ingresamos a web.

3

Ingresamos a ventas.

4

Ingresamos a consumos de estructuras por inventarios.

5

El sistema nos permite ingresar a esta pantalla, donde se coloca el periodo que necesitamos consultar y le damos aceptar.

6

 Reporte que el sistema nos muestra.

Análisis de la información

  • Esta herramienta nos permite conocer el consumo de un producto en un periodo de tiempo determinado.
  • Nos muestra el consumo de un producto por ventas históricas en días y ventas horas.
  1. Periodo base: Determine un periodo similar sobre el cual se quiere comparar para proyectar su venta.
  2. Stock de seguridad: debe ser de un día más de inventario para garantizar las ventas.
  3. Incremento en ventas: Según tendencia actual en el comportamiento de las ventas.
  4. Estacionalidad:

    • Tener en cuenta fechas especiales, (semana santa, mes de los niños, día de la mujer, día de la secretaria, día de la madre, día del padre, vacaciones de mitad de año, elecciones, amor y amistad, Halloween, navidad).
    • Eventos de la ciudad que afectan las ventas, ferias, desfiles, eventos deportivos, pruebas ICFES. Conciertos. Fiestas regionales.
    • Activaciones de mercadeo, (Kit de Herramientas, lanzamiento de productos).

4.

VERIFICAR STOCKS X BODEGA, Es otra herramienta de consulta que el sistema SIPO ofrece para el seguimiento y control de la eficacia de su stock. 

Verificar stocks por bodega

El paso a paso para verificar stocks por bodega se describe a continuación:

1

Usuario y contraseña.

2

3

Ingresamos a verificar stocks x bodega.

4

Consumo Promedio

Elementos: Costo
Periodo: Fecha que vamos a analizar
Traer

5

Reporte que el sistema nos muestra.

Análisis de la información

  • Saldo inicial: Inventario con el cual se inicia el mes.
  • Saldo actual: Inventario con el que contamos a la fecha del reporte.
  • Consumo Promedio: El sistema nos determina un consumo promedio por producto de acuerdo con las ventas del periodo analizado, se recomienda como mínimo establecer periodos de 10 días consecutivos.
  • Días de inventario: El sistema nos muestra los días de inventarios que tenemos de cada producto.

5.

Tenga impreso listado con el stock de producto, el cual debe quedar visible como material de consulta para los colaboradores que realizan el pedido.

6.

Verificar las existencias de inventarios en bodegas antes de realizar el respectivo pedido.

7.

Cuando los embalajes son altos y el restaurante tiene un nivel de ventas bajo, se recomienda realizar movimientos de empaques con otros restaurantes.

8.

Garantizar bodegas, limpias, identificadas y organizadas, con el fin de asegurar los conteos efectivos.

9.

Asegurar la correcta digitación del pedido en la herramienta Sipo (verificar las cantidades solicitadas para minimizar errores).

10.

Verificar las cantidades solicitas vs las cantidades recibidas en la recepción de los pedidos.

11.

Registrar en el sistema los movimientos de producto terminado, materias primas y material de empaques, que hacen parte de la operación (obsequios, bajas, salidas y entradas traslados).

12.

Asegurar el cumplimiento de los procesos y procedimientos definidos por la compañía para la preparación y manipulación de los alimentos (protocolos y fichas técnicas) para evitar pérdidas y desperdicios de producto.

13.

Eliminar pequeñas bodegas en las aéreas de combos y despachos con el fin de asegurar conteos eficientes.

14.

Actualizar periódicamente el stock de acuerdo con las condiciones particulares de cada restaurante.

15.

Asegurar el correcto conteo y garantizar la correcta digitación del inventario diario y mensual.

16.

Garantizar el ingreso de las facturas de proveedor con las cantidades relacionadas según documento y validar el movimiento en el sistema.

17.

Fraccionar los embalajes que faciliten los conteos según las necesidades de los restaurantes.

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Formula indicador de días de inventarios

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Indicador de bajas

Proceso mediante el cual se decide eliminar un producto y/o materia prima tanto físico como de los registros de inventarios, el cual no se encuentra en condiciones óptimas para el consumo. (Descompuesto, mal presentado, contaminado por caída al suelo, vencimiento del tiempo de vida útil, mal almacenamiento de acuerdo con su naturaleza). 

Fórmula para calcular el porcentaje indicador de Bajas.

Causas de incumplimiento al indicador de bajas

  1. Excederse en los Pre-alistamientos de productos y materias primas de acuerdo con el nivel de ventas en cada momento del día y cada día de la semana.
  2. No controlar fritura de pollo a la hora del cierre.
  3. Incumplimiento de los procesos y procedimientos definidos por la compañía para la preparación y manipulación de los alimentos (protocolos y fichas técnicas) para evitar pérdidas y desperdicios de producto.
  4. El incumplimiento a la presentación final de los productos y especificaciones de este.
  5. No verificar las cantidades solicitadas vs las cantidades recibidas en la recepción de los pedidos.
  6. Rotación inadecuada de los productos. (PV, PS).
  7. No gestionar a tiempo los productos y/o materias primas próximas a cumplir su fecha de vencimiento.
  8. Inadecuada comunicación para solicitud de productos entre fuerza de ventas y áreas de despacho (condiciones especiales).
  9. Falta de cuidado en la manipulación de los productos que ocasionan caídas al suelo.

Acciones de mejora para el incumplimiento

1.

Asegurar el cumplimiento de los procesos y procedimientos definidos por la compañía para la preparación y manipulación de los alimentos (protocolos y fichas técnicas) para evitar pérdidas y desperdicios de producto.

2.

Asegurar la planeación diaria de pre-alistamiento de producto.

El paso a paso para realizar la planeación de los Prealistamientos de productos se describe a continuación:

1

Usuario y contraseña.

2

Ingresamos a web.

3

Ingresamos a ventas.

4

Ingresamos a ventas por hora.

5

Colocamos la fecha, la cual vamos a analizar y le damos aceptar.

6

Reporte que el sistema nos muestra.

Análisis de la información

  • Fecha o periodo para analizar: El día que se analiza debe ser un día muy parecido en ventas de una semana anterior en condiciones similares.

  • El reporte nos muestra la venta de producto hora por hora.

  • La consulta de la información debe ser a diario, función del líder encargado de la apertura del restaurante para garantizar el pre-alistamiento de productos.

  • El pre-alistamiento de productos se puede ir ajustando de acuerdo con el nivel de ventas que mantiene el restaurante, los datos bases son una guía para el cálculo detallado.

  • Productos a tener en cuenta para los Pre-alistamientos:

Producto
Papa cocida
Pollo
Sopa del día Vegetales
Papa
Consomé
Frijol 140gr
200gr
Arroz
Plátanos
Ensalada de papa 150gr en bolsa
150gr en compotero
Ensalada de repollo 100gr en bolsa
150gr en compotero
459gr familiar
Nuggets
Tornados
Mazorcas
Salsa stroganoff
Ensalsada primavera

3.

Impulsar productos por Telefrisby y venta sugestiva en la caja registradora. (por baja rotación, productos próximos a vencer, altos inventarios y/ o altos Pre-alistamientos).

4.

Garantizar traslados de productos por baja rotación, productos próximos a vencer, y altos inventarios entre restaurantes.

5.

Manejo adecuado de la retención de tiempos en gabinete. (Protocolos de productos).

6.

Consultar a diario el valor de los dados de baja, costearlo y darlo a conocer a los colaboradores, reforzando en los equipos de trabajo conceptos de manejo de inventarios, dados de baja, compartir cifras, valores, costos e indicadores, en las preaperturas y grupos primarios con el fin de involucrar al equipo en el programa y cumplimiento de logros y generación de planes de mejoramiento.

7.

Asegurar el correcto control del stock de productos en bodega. (Pedidos).

8.

Desarrollar trabajo conjunto con la fuerza de venta de Telefrisby para minimizar cancelación de pedidos y por ende dar dados de baja de producto preparado.

9.

Realizar todos los días los fallos de calidad que se generen en la operación; cumplimento con los requisitos de información solicitados por calidad:

Para productos secos (harina, papas, breding, aceite, empaques, etc)

  • Nombre del producto
  • Proveedor
  • Lote
  • Fecha de vencimiento
  • Numero de remisión
  • Cantidad recibida
  • Cantidad de la novedad
  • Fecha de recepción

Para productos refrigerados y/o congelados:

  • Nombre del producto
  • Proveedor
  • Lote
  • Fecha de vencimiento
  • Numero de remisión
  • Cantidad recibida
  • Cantidad de la novedad
  • Fecha de recepción
  • Motivo
  • Temperatura de recepción
  • Temperatura cuarto frío de los días en que estuvo el producto en el cuarto frío
  • Temperatura del vehículo

10.

Realizar seguimiento a rotación de producto, validando fechas de vencimiento tanto en los productos existentes en el restaurante como en la recepción (pedidos de bodega y proveedores). Aplicar procedimiento para manejo de producto condicionado.

11.

Asegurar el correcto funcionamiento de los equipos. (frio y calor).

12.

Llevar registro diario de bajas en cuaderno auxiliar asignado para este fin. (ver instructivo manejo indicadores regional occidente).

13.

Implementar programa de apadrinamiento de productos, materias primas y empaques con los colaboradores del restaurante. Ejemplo: Alexander Esparza, padrino de: APANADO ALITAS y BREDIN.

Funciones:

  • Realiza inventario a diario de los productos.
  • Asegura Stock mínimos y máximos
  • Asegura conservación y almacenamiento según su naturaleza
  • Generar plan de acción frente a un hallazgo de no conforme y socializar su implementación con el equipo.
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Formula indicador de Bajas

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Indicador de faltante

Se considera faltante toda aquella diferencia negativa entre el inventario físico y el inventario del sistema de un producto o materia prima.

Ejemplo:

Bodega F01
Fecha 30/04/2016
Elemento 05300
Descripción Apanado grill
1er conteo 5,90
2do conteo 5,90
U.M kg
Saldo sist. 10,54
Diferencia 4,64

Fórmula para calcular el porcentaje indicador del Faltante.

Causas de incumplimiento al indicador de faltantes

  1. Incumplimiento de los procesos y procedimientos definidos por la compañía para la preparación, manipulación y presentación final de los productos, excediendo gramajes según estructuras. (protocolos y fichas técnicas).

  2. Falta de verificación en las cantidades recibidas físicamente frente al documento o remisión.

  3. Desconocimiento de los embalajes, los nombres de material de empaques y estructuras.

  4. Mal ingreso de las cantidades en facturas de proveedores.

Acciones de mejora para el cumplimiento del indicador

  • Conocimiento pleno del sistema de información SIPO WEB como herramienta de consulta.

  • Conocimiento de los embalajes de los diferentes productos.

  • Garantizar procesos y procedimientos por parte de los colaboradores en cuanto a la aplicación de las estructuras de producto, realizar cronograma de estudio semanal.

  • Asegurar la planeación diaria de pre-alistamiento de producto, para las diferentes horas del día.

  • Garantizar bodegas limpias y organizadas, identificadas con rótulos, con el fin de asegurar los conteos efectivos.

  • Asegurar el correcto conteo y garantizar la correcta digitación del inventario diario y mensual.

  • Verificar las cantidades solicitas vs las cantidades recibidas en la recepción de los pedidos y en los traslados entre restaurantes.

  • Realizar las salidas de productos al final del día, que hacen parte de la operación, bajas, salidas y entradas traslados, obsequios), apoyarse en la información que se lleva en el cuaderno auxiliar con el fin de asegurar el cierre diario de inventarios.

  • Asegurar el correcto manejo de productos como; aceite, harina, magnesol, francesa.

  • Planear actividades previas al inventario final, (conteos, organización de sub-bodegas, organización de formatos, programación de personal idóneo que apoyara dicho inventario), validando que no haya pendientes movimientos de inventarios por realizar.

  • Garantizar existencia de grameras calibradas, como elementos de medición en las diferentes áreas y utensilios de medida autorizados por la empresa.

  • Asegurar la facturación de productos de paquetes especiales el mismo día de su entrega.

  • Hacer seguimiento diario a los productos que están generando mayor indicador de faltantes.

  • Seguimiento semanal al inventario realizado, el cual se llevará control en formato.

  • Realizar conteos aleatorios de paquetes de nuguets y tornados para garantizar unidades según su embalaje y reportar fallos de calidad de ser necesario.

  • Asegurar por parte del administrador que ningún producto salga del restaurante sin autorización y/o con documento de salida.

  • Garantizar por parte del administrador la revisión cuidadosa de los bolsos y paquetes de los colaboradores a la hora de la salida de su turno de trabajo.

  • Validar periódicamente las estructuras de los productos para detectar y reportar al área correspondiente las posibles desviaciones.

  • Garantizar el ingreso de las facturas de proveedor con las cantidades relacionadas según documento y validar el movimiento en el sistema.

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Formula indicador de Faltante

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Control Interno / Lección 2: Manual de la UCI

Indicador de sobrante

Se considera sobrante toda aquella diferencia positiva entre el inventario físico y el inventario del sistema, la empresa ha determinado este indicador dadas las características que tiene algunos productos que al final de realizado el proceso de preparación deja un rendimiento.

Ejemplo:

Bodega F01
Fecha 30/04/2016
Elemento 00006
Descripción Aceite
1er conteo 305,76
2do conteo 305,76
U.M kg
Saldo sist. 214,07
Diferencia 91,69

Fórmula para calcular el porcentaje indicador de Sobrante.

Causas de incumplimiento al indicador de sobrantes

  1. Los productos que generan rendimiento no están siendo bien manejados de acuerdo con los procedimientos (Harina, aceite, Gaseosa y francesa).

  2. Entrega de producto incompleto o menos cantidad a los clientes.

  3. Mal ingreso de las cantidades en facturas de proveedores.

Acciones de mejora para el cumplimiento del indicador

  • Servir la gaseosa asegurando que lleve el hielo a 1/4 del vaso.

  • Garantizar el proceso del programa de renovación de aceite según lo establecido para cada restaurante, (Manual uso del Magnesol, Manual manejo del aceite FRISBY).

  • Garantizar el nivel de aceite establecido en las maquinas fritadoras.

  • Controlar las temperaturas de las máquinas y mantenerlas cerradas en horas de bajo movimiento.

  • Cumplir con los procesos de apanado según lo establecido para garantizar rendimiento de la harina, breding, y mezcla pollo, (Se anexa Manual proceso del pollo apanado).

  • Garantizar el ingreso de las facturas de proveedor con las cantidades relacionadas según documento y validar el movimiento en el sistema.

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Formula indicador de Sobrante

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Control Interno / Lección 2: Manual de la UCI

Indicador de obsequios

Productos que son entregados al cliente y no hacen parte de una estructura para ser descargados en el inventario. La empresa ha determinado una lista de productos que están definidos como obsequios.

Fórmula para calcular el porcentaje indicador de Obsequios.

Causas del incumplimiento al indicador de obsequios

  1. No se lleva control, ni registro diario de los obsequios entregados.

  2. El indicador no hace referencia a la realidad de obsequios por restaurantes según sus propias condiciones. (centros comerciales y parques).

  3. No se entregan los obsequios de acuerdo con la tabla establecida.

Acciones de mejora para el cumplimiento del indicador

  • Definir e identificar en el área de despacho un espacio para el manejo de obsequios autorizados, marcando los recipientes cambro con el nombre del producto acompañado de la palabra “obsequio”.

  • De acuerdo con el día en que se surtan los recipientes Cambro de los obsequios, dar salida por el sistema al número de referencias sacadas de la bodega.

  • Generar plan padrino para el manejo de los obsequios y control de los recipientes Cambro.

  • Realizar diariamente la transacción de obsequios.

  • Garantizar el conocimiento de los productos autorizados por parte de los colaboradores.

  • Asegurar el conocimiento y aplicación del Manual de Manejo de Objeciones.

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Formula indicador de Obsequios

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