Control Interno / Lección 1: Inventarios
Hace referencia a estado de cuidado al que ingresa un restaurante en virtud de que sus faltantes y dados de baja, son significativos y están afectando su costo de venta. Si un restaurante ingresa a la UCI, requiere una vigilancia, atención continua y específica de los inventarios.
Condiciones generales UCI
Las acciones por seguir para el control de diferencias faltantes y dados de baja en los restaurantes ingresados a la UCI son las siguientes:
Asegurar que se factura por el respectivo código de venta: mesa, llevar o domicilio.
Planificar bien los pedidos a Ransa y otros proveedores. Evitar el error de mantener los mismos históricos de ventas de años anteriores muy a pesar de la variación en sus ventas, con lo cual se generan vencimientos de productos y dados de baja.
Controlar el prealistamiento. El administrador o Asistente de Administración es el único que da instrucciones claras, precisas y exactas sobre las cantidades a prealistar según la venta proyectada.
El administrador y/o Asistente de Administración participa directamente en los conteos de inventario (diario, semanal y fin de mes). Se presentan con frecuencia malos conteos o bien el conteo fue bien hecho pero el registro de la cantidad queda malo.
El administrador y/o Asistente de Administración debe ajustar con alguna periodicidad sus horarios para hacer apertura durante varias semanas y garantizar los conteos. Aún si tiene personal administrativo a cargo para entrenamiento, no debe delegar el conteo en ningún momento.
El administrador y/o Asistente de Administración monitorea al personal de producción sobre el correcto manejo del aceite en máquinas. Solo el administrador autoriza el cambio de aceite.
El jefe de zona controla que todos los dados de baja se realicen solo bajo su autorización. En la medida de las posibilidades debe hacer presencia o de ser posible exigir la conservación transitoria del producto mientras puede acercarse a hacer la verificación.
El administrador y/o Asistente de Administración supervisa con frecuencia que el auxiliar de seguridad revise cuidadosamente los bolsos y paquetes de los colaboradores a la hora de salida. El auxiliar de seguridad será muy estricto en la revisión de paquetes y bolsos.
El administrador y/o Asistente de Administración supervisa el ingreso de productos (entregados directamente por proveedores, recibidos del operador y de otros restaurantes). Cuenta cuidadosamente y mantiene la bodega bajo llave si lo considera pertinente.
Se deben comprar cubiertos no desechables para el personal operativo para evitar el uso de Kit, para su consumo personal, igual vasos y se hace énfasis en el uso de la vajilla.
En restaurantes que tienen un faltante de harina significativo, mejorar el cernido, supervisar constantemente el procedimiento. Mantener el sistema de inyección de aire.
El administrador y/o Asistente de Administración debe hacer uso del formato para llevar diferencias mes a mes y elaborar el respectivo plan de mejoramiento para compartir con los equipos. El jefe de zona debe verificar este plan.
El administrador y/o Asistente de Administración realiza seguimiento diario sobre las diferencias faltantes y dados de baja físicos en el restaurante. Al elaborar el documento del dado de baja en el sistema, lo deben hacer con testigo (firma del colaborador).
Acciones de control para evitar faltantes y dados de baja
En cuanto al faltante de helado, se debe asignar una persona como padrino de este producto. Su función es garantizar las mediciones antes de su preparación, revisar que los helados siempre estén tapados y “peinados”, y garantizar temperatura del equipo y que la puerta del mismo permanezca cerrada.
En cuanto a la gaseosa las acciones son: Garantizar cantidad de hielo, asegurar y hacer seguimiento de que todos tomen solo la bebida que está autorizada. Verificar ingreso de gaseosa por parte del proveedor, pesaje del producto al momento de la recepción. Garantizar calibración del dispensador y báscula.
En el grupo primario del mes, un tema obligatorio es el manejo de las diferencias faltantes y dados de baja con sus acciones y generar conciencia en el manejo adecuado.
Se debe delegar un padrino encargado de rotar el aceite para cebar las máquinas y es quien cambia los aceites. También se encarga del cernido de harina y el ripio que se da de baja.
Se retroalimenta al personal en porcionado de producto.
Todas las diferencias presentadas en los conteos semanales que deben ser explicadas por el administrador titular, por escrito y en forma clara y concreta, con el fin de tomar medidas correctivas.
Control Interno / Lección 1: Inventarios
Los pasos que se deben seguir para la recepción, rotación y conteo de inventarios en los restaurantes son los siguientes:
Recepción del pedido
Para realizar el almacenamiento del producto se tiene en cuenta la rotación y sus fechas de vencimiento. Quedando primero los que tienen menos vida útil y deben ser los primeros en ser utilizados.
Verificar las fechas de vencimiento y realizar la semaforización así: Verde para los productos que su fecha de vencimiento esta para 5 días o más; Amarillo para los productos que su vencimiento esta para 3 o 4 días y Naranja para los productos que su vencimiento sea 1 da 2 días.
Es importante tener en cuenta que no todo producto que llegue en el pedido se semaforiza con el rótulo verde, pues es posible que lleguen a recibir producto condicionado.
Los rótulos se deben cambiar según cambien los vencimientos, ya sea de verde a amarillo o de amarillo a naranja.
A partir de esta nueva metodología ya no es necesario utilizar la Agenda de Trazabilidad. Se debe realizar el siguiente proceso:
1. Imprima la Tirilla de Conteo Diario por SIPO (Ingresa a SIPO, Web, menú, inventario, conteo físico, elige el día del inventario y selecciona imprimir). Normalmente siempre se contarán los productos: Aceite, Harina, Pollo y Derivados, sin embargo, antes de iniciar el conteo valide que elementos o productos adicionales pueden aparecer para control de inventario. Es posible que desde Logística se haya incluido un producto para que sea contado como control o para seguimiento.
2. Tome la planilla de conteo diario y registre las cantidades físicas encontradas haciendo el recorrido por las diferentes secciones donde se almacena el producto.
3. Con los datos de la planilla digite en el programa SIPO las cantidades contadas e imprima la tirilla de resultado la cual le indica sus faltantes, sobrantes y/o productos sin diferencia. Verificar el conteo y hacer seguimiento a las diferencias.
4. El administrador puede hacer conteos aleatorios a otros productos que no se incluyen en el inventario diario con el fin de garantizar el buen manejo del inventario. Sin embargo, debe ser una decisión opcional y que no se convierta en un nuevo conteo de todos los productos.
5. Los documentos de recepción de producto y los inventarios diarios se archivan en la misma carpeta en orden cronológico.
6. El inventario mensual se realizará con el conteo de todos los productos (Se incluyen los del inventario diario y los demás productos que se tienen en el Restaurante). Se debe dar explicación a las diferencias que se lleguen a presentar y hacer seguimiento para que no se presenten de nuevo.
Siempre se debe garantizar la realización del inventario diario de esta manera.
El administrador es responsable de hacer seguimiento a la rotación del producto y validar el uso adecuado de los rótulos.
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