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Contabilidad / Lección 5: Soportes e información de ventas​

Fondo fijo

Para un buen manejo de este dinero el Administrador, debe hacer revisiones periódicas al Fondo Fijo, validando que este completo, que no se tengan gastos sin grabar por ningún motivo. En caso de presentarse alguna inconsistencia se debe tramitar con Contabilidad o control interno si es el caso.

Importante

Cuando se presentan variaciones de incremento o disminución, se debe notificar a Contabilidad y Control Interno. Este trámite lo realiza el Jefe de Zona pero el Administrador debe estar pendiente que se realice.

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Documento equivalente

El documento equivalente a la factura es un formato interno que se utiliza como soporte para reemplazar la factura de venta. La numeración de este documento es administrada por el área contable de Frisby.

El documento se utiliza para las operaciones económicas realizadas con las personas del régimen simplificado, las cuales no están obligados a facturar. Este puede ser diligenciado por el vendedor del producto o servicio, o elaborado por el administrador o asistente de administración, que hubiese atendido la novedad.

Al cierre del restaurante o antes de enviar los informes de venta a las oficinas principales, el administrador debe validar los gastos con los respectivos soportes e identificar cuales pertenecen al régimen simplificado y si se requieren que se diligencien o soporten con un documento equivalente, si se presentan dudas validar con Contabilidad antes del envió. Si no alcanzan pueden legalizar enviando el Documento Equivalente acompañado de un comunicado interno informando que legaliza soporte del gasto del día X.

Para tener en cuenta

El NO envió de este Soporte hace que el Gasto no se pueda aceptar como gasto y se deba clasificar como faltante en el informe de ventas por no legalización del Documento afectando el PYG del Restaurante.

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Documento equivalente

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Retención en la fuente

Al momento de generar un Gasto, se debe tener presente si este es generado por una compra o un servicio para revisar en la tabla de Retención en la fuente vigente el porcentaje a retener y así poder pagar al proveedor el valor real.

Recomendación

Grabar el gasto antes de realizar el pago, el sistema calcula las retenciones del caso y así se podrá realizar el Pago que realmente corresponda, en caso de presentar dudas comunicarse al área contable.

El NO calculo y descuento de esta Retención Genera un Faltante en el informe de ventas el cual deberá asumir la persona responsable del informe o tramitar con quien grabo el gasto.

Las bases y el porcentaje por retener se actualizan cada año, en la siguiente tabla se puede observar las bases mínimas y los valores de retención en la fuente que aplican para el año 2020:

Tabla retención en la fuente 2020

Conceptos Base uvt Base en pesos ($) Tarifa
Compras generales (declarantes) 27 $ 961.000 2,50%
Compras generales (no declarantes) 27 $ 961.000 3,50%
Servicios generales (declarantes) 4 $ 142.000 4,00%
Servicios generales (no declarantes) 4 $ 142.000 6,00%
Servicios de transporte de carga 4 $ 142.000 1,00%
Arrendamiento de bienes muebles > 0 100% 4,00%
Arrendamiento de bienes inmuebles (declarantes) 27 $ 961.000 3,50%
Arrendamiento de bienes inmuebles (no declarantes) 27 $ 961.000 3,50%

NOTA: En la tabla se mencionan los conceptos que más se utilizan en la operación de los restaurantes Frisby.

En los siguientes ejemplos se puede observar cómo se aplica la retención en la fuente cuando se realiza una compra o servicio en los restaurantes Frisby:

Ejemplo 1

El Restaurante XX contrata un servicio con el proveedor llaves la colmena para realizar un cambio de combinación de chapas. El servicio tiene un costo de $ 250.000, el proveedor pertenece al Régimen Simplificado ¿Cuál es el valor neto por pagar, después de aplicar la retención en la fuente?

Solución

Concepto % Valor
Valor de la compra - $ 250.000
- Retención en la fuente 6 $ 15.000
Valor neto por pagar - $ 235.000

En ocasiones cuando se diligencia el documento equivalente se comenten diferentes errores, es muy común colocar los valores del servicio o de la retención mal, como en este caso que en subtotal colocaron el valor a pagar después de la retención, en esa casilla se debe colocar el valor del servicio ya que al restarle la retefuente nos da el valor total a pagar. A continuación, se puede observar el error cometido en el documento equivalente:

Ejemplo 2

El restaurante compra al proveedor XXX 10 litros de Jabón desengrasante a $ 105.000 cada uno, se debe tener en cuenta que el proveedor pertenece al régimen común y no es autoretenedor. ¿Cuál es el valor neto por pagar, después de aplicar la retención en la fuente?

Solución

10 litros de Jabón desengrasante

10 x $ 105.000

$ 1.050.000

  • Compra $ 1.050.000
  • IVA 19 % $ 199.500
  • Valor Total $ 1.249.500

Análisis

  • El valor de la retención se realiza al valor de la compra antes de IVA, para este caso la retención se aplica sobre $ 1.050.000.
  • El proveedor o agente pasivo pertenece al régimen común y es declarante de renta.
  • El valor de la compra supera la base mínima de $ 961.000 para declarantes y el porcentaje a retener es de 2,5% (según tabla de retención en la fuente para el año 2020).
Concepto % Valor
Valor de la compra - $ 1.050.000
- Retención en la fuente 2,5 $ 26.250
+ IVA 19 $ 199.500
Valor neto por pagar - $ 1.223.250

Retención en la fuente por ventas

A partir del año 2020, en las operaciones que se realicen con clientes ninguno podrá efectuar Retención en la fuente por sus compras. momento de ellos efectuar el pago nos pueden aplicar retención en la fuente.

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Reteiva

Es muy eventual que se presente el caso en Restaurantes, sin Embargo, corresponde al 15% del valor del Iva y se aplica al Régimen Común que no sean Grandes Contribuyentes.

En caso de presentarse, una manera de identificar es leer los datos en la factura para saber si indican esta condición o grabar el gasto antes de realizar el pago, el sistema calcula las retenciones del caso y así se podrá realizar el pago que realmente corresponda, en caso de presentar dudas comunicarse al área contable.

Ejemplo 1

En el año 2019, para la operación del restaurante se realizaron se contrata el servicio con el proveedor Servireparaciones para el lavado y limpieza de dos tanques de almacenamiento de agua ¿Cuál es el valor neto por pagar, después de aplicar la retención en la fuente y Reteiva?

Solución

  • Servicio $ 272.000
  • IVA 19 % $ 51.718
  • Valor Total $ 323.918

Análisis

  • El proveedor o agente pasivo pertenece al régimen común y es declarante de renta, se le debe aplicar retención en la fuente y reteiva.
  • En el año 2019, el valor del servicio la base mínima es de $ 137.000 para declarantes y el porcentaje a retener es de 4% de retención en la fuente y 15% de reteiva (según tabla de retención en la fuente para el año 2019).
  • La retención en la fuente se realiza al valor de la compra antes de IVA, para este caso la retención se aplica sobre $ 272.200 y de reteiva al valor del IVA de $ 51.718.
Concepto % Valor
Valor de la compra - $ 272.200
- Retención en la fuente 4 $ 10.888
+ IVA 19 $ 51.718
- Reteiva 15 $ 7.758
Valor neto por pagar - $ 305.272

A continuación, podrán observar los valores al momento de grabar este gasto por el sistema.

Cuando se realice este tipo de operaciones se recomienda validar los valores, ya que se pueden presentar errores como en el siguiente ejemplo:

Ejemplo 2

En el Restaurante XX fue necesario contratar el servicio de parqueadero para ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes, el servicio para el mes de enero del 2020 es de $ 289.800. ¿Cuál es el valor neto por pagar, después de aplicar la retención en la fuente y Reteiva?

Solución

  • Servicio $ 243.529
  • IVA 19 % $ 46.271
  • Valor Total $ 289.800

Análisis

  • El proveedor o agente pasivo pertenece al régimen común y es declarante de renta, se le debe aplicar retención en la fuente y reteiva.
  • El valor del servicio la base mínima es de $ 142.000 para declarantes y el porcentaje a retener es de 4% de retención en la fuente y 15% de reteiva (según tabla de retención en la fuente para el año 2019).
  • La retención en la fuente se realiza al valor de la compra antes de IVA, para este caso la retención se aplica sobre $ 243.529 y de reteiva al valor del IVA de $ 46.271.
Concepto % Valor
Valor de la compra - $ 243.529
- Retención en la fuente 4 $ 9.741
+ IVA 19 $ 46.271
- Reteiva 15 $ 6.941
Valor neto por pagar - $ 273.118

A continuación, podrán observar los valores al momento de grabar este gasto por el sistema.

Como se puede ver en este caso el sistema calculo mal este impuesto, ya que el área de sistemas no ha actualizado las retenciones para el año 2020. Por tal motivo, es importante validar las dos formas cuando se tengan dudas sobre los valores.

Para tener en cuenta

En lo posible evitar realizar este tipo de gastos por el Restaurante, se recomienda recurrir a los proveedores autorizados y con los cuales se tienen una negociación establecida.

Si se presenta dudas comunicarse con contabilidad.

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Informe de ventas

El informe de ventas es un documento resumen que soporta la operación de ventas diarias de cada Restaurante, al igual que los gastos e impuestos generados y causados por el mismo.

Este documento se convierte en la prueba Fiscal que soporta las operaciones de cada restaurante.

El administrador es responsable de enviar Oportunamente los Informes de venta, este envió debe ser oportuno, periódico, completo y de forma ordenada.

Importante

Al terminar el mes se debe tener presente que al segundo día hábil del mes siguiente los informes de venta y facturas del mes anterior ya deben estar en las oficinas principales.

En caso de presentar dificultades deben recurrir al medio de envío más ágil e informar a contabilidad para evitar los reprocesos.

También es muy importante dar respuesta oportuna a los emails donde se pregunta por informes de venta o facturas de Proveedores, así como hacer la revisión antes de enviar las facturas para asegurar los ingresos al inventario y el envío de todas las facturas de proveedores materias primas, suministros, arrendamientos, administraciones, parqueaderos y demás facturas de costos y gastos.

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