Contabilidad / Lección 4: Ventas y medios de pago
Son ventas a crédito con un cupo aprobado y autorizado por la Gerencia Financiera, a algunos clientes que hacen la solicitud y cumplen los requisitos exigidos por la empresa.
En el momento de la venta el sistema imprime tres facturas la Original y dos copias, la original es para el cliente, las dos copias deben tener firma y sello de recibido, una la deben adjuntar en el informe de ventas y la otra queda como soporte en el restaurante.
El Administrador debe hacer seguimiento al pago y cada quince días debe generar estado de cuenta para cada cliente que maneje, el primer día de cada mes se genera del 16 al 30-31 del mes anterior y el Dieciséis de cada mes la cuenta del 1 al 15 del mes en curso.
Es importante tener en cuenta que si un Cliente realizo compra en dos restaurantes las copias deben quedar en cada informe donde se realizó la compra y se generó la factura.
Suele pasar que uno de los Restaurantes envía las copias al otro y hace el envió a Contabilidad a través de comunicado interno, sin reportar la venta en el informe de ventas. Este tipo de procesos generan reprocesos ya que en ninguno de los informes de ventas estaban relacionados los soportes físicos.
Es necesario que los soportes queden en los informes de venta del restaurante que realizó la venta para evitar los reprocesos e inconvenientes posteriores, ya que sin estos soportes no se puede realizar los cobros, la conciliación de cuentas y reclamaciones a los clientes en caso de que se presenten.
Al realizar este tipo de ventas es indispensable que se tengan mucho cuidado con los códigos asignados, en caso de no tener claridad sobre estos códigos, se procede a llamar al Telefrisby para conocer valor, origen y códigos; o si es necesario comunicarse con el Restaurante Origen para validar la información. En caso de que no lo realicen al momento de registrar la venta se debe informar con comunicado interno en el informe de ventas.
Cuando se realicen este tipo de ventas se debe adjuntar copia de factura o un comunicado indicando el nombre de la persona de quien autoriza y a qué centro de costos se debe cargar.
Sobre los tipos de venta
Contabilidad / Lección 4: Ventas y medios de pago
Los medios de pago utilizados en Frisby son los mismos que hemos visto en los cursos Control Interno II, Tecnología II y Contabilidad I.
Las características propias de cada medio de pago son definidas por el área de control interno. El Administrador debe validar que los medios de pago estén vigentes y que el procedimiento con cada uno se aplique adecuadamente.
Al momento de aplicar el pago con los diferentes medios autorizados en Frisby, se debe colocar especial atención con los siguientes aspectos:
El administrador debe reportar a contabilidad cuando realicen préstamos de datafono a otros restaurantes indicando la fecha de préstamo y la de devolución o si es de manera permanente.
El no reportar estos prestamos puede generar inconvenientes para la empresa.
Se presenta una solicitud de Redeban,
Incocrédito y demás entidades de control
financiero requiriendo el envío de soportes
físicos de Boucher.
La persona
encargada procede a buscar el soporte físico
en el restaurante, de acuerdo con la fecha
de generación, este no lo encuentra siendo
imposible en muchos casos dar respuesta a
este requerimiento debido a que no se cuenta
con el soporte físico.
Al cabo del tiempo se detecta que el datafono fue prestado a otro restaurante.
Al momento de aplicar pago con tarjetas SODEXO o BIG PASS, es importante elegir la Opción Correcta, esta operación se puede validar con el cierre de datafono y en el comprobante de informe diario, en caso de no hacerlo se debe enviar comunicado al área contable.
Este tipo de tarjetas se deben habilitar en el momento que se realice la venta de la tarjeta, se deben adjuntar los soportes (Bouchers) en el informe de ventas.
Un jefe de zona hace negociación con un cliente para la venta de estos bonos, lo que hacen es que los habilitan en el Restaurante XX, cuando hacen las habilitaciones no envían los soportes o los habilitan con el datafono desenganchado e ingresan los valores como redes y no seleccionan la opción de Bonos regalo.
En el momento de la conciliación se presenta la diferencia y se hace dispendioso la consecución de la información.
En estos casos se debe habilitar los bonos, adjuntar los soportes y en caso de que sean vendidos a crédito adjuntar copia de la cuenta de cobro al informe de ventas, si ya se cuenta con la consignación adjuntar copia de la misma, e indicar en el faltante préstamo que corresponde a venta de bonos credencial regalo a Empresa XX.
Cuando un cliente llega a realizar una compra de producto y el medio de pago es con tarjeta credencial regalo deben elegir la opción de Tarjeta Credencial Regalo, muchas veces lo ingresan como una red y al conciliar se presentan diferencias, esto también lo pueden validar con el cierre de datafono y en el comprobante de informe diario, en caso de no hacerlo se debe enviar comunicado al área contable.
Control de medios de pago
Cargando