Contabilidad / Lección 2: Facturación
La factura es un documento comercial que registra la información de una venta o una prestación de un servicio. La factura es un documento o prueba física de que una operación se ha realizado entre dos partes, de forma legal y satisfactoria.
En nuestro país, todo negocio o establecimiento debe entregar a su comprador una factura de venta que soporte la transacción de los bienes o servicios prestados, cumpliendo así con las exigencias de la DIAN.
La DIAN autoriza cuatro tipos de factura que tienen requisitos específicos para ser expedidas.
El tipo de factura que se debe entregar a los clientes se emite según las necesidades del negocio o establecimiento y las responsabilidades tributarias que se tengan. A continuación, se describen algunos tipos de factura y sus características:
La factura es un documento comercial que registra la información de una venta o una prestación de un servicio. La factura es un documento o prueba física de que una operación se ha realizado entre dos partes, de forma legal y satisfactoria.
En nuestro país, todo negocio o establecimiento debe entregar a su comprador una factura de venta que soporte la transacción de los bienes o servicios prestados, cumpliendo así con las exigencias de la DIAN.
Las facturas generadas por un sistema POS pueden o no llevar escrito el nombre del comprador, depende del establecimiento como configura esta información.
A continuación, se muestra un ejemplo de una factura impresa por un sistema POS. La normatividad exige que para este tipo de facturas se debe cumplir los siguientes requisitos:
Las facturas en papel, son plantillas básicas
donde escribe los datos de la empresa, el
cliente, los productos y los impuestos, si
es el caso.
Se utilizan frecuentemente en
negocios pequeños o tiendas.
Son formatos que se generan a través de programas instalados o aplicaciones como Microsoft Excel.
Las facturas tanto en papel como en computador deben cumplir con los requisitos estipulados por el Estatuto Tributario:
Con la implementación de la factura electrónica en todo el país, este tipo de facturas dejarán de ser aceptadas por la DIAN, es decir, algunas empresas tendrán que expedir factura electrónica de venta de manera obligatoria.
La factura electrónica tiene la misma validez que una factura impresa o hecha en papel, sin embargo, cuando se emite una factura electrónica se debe contar con un software de facturación.
Al ser un documento electrónico debe generarse en un formato denominado XML y enviarse a la DIAN para que la entidad valide que cumpla con todos los requisitos.
Como la factura se genera desde un software, esta herramienta permite ingresar diferentes elementos que garantizan la seguridad de la información:
Lenguaje estándar en el que están escritas las facturas electrónicas.
Código Único de Facturación Electrónica y permite identificar cualquier factura de manera inequívoca.
Es el código de barras bidimensional para almacenar información.
Garantiza que la información de la factura es verídica y legal.
Las facturas electrónicas deben cumplir con una serie de requisitos según la normatividad exigida por la DIAN.
La diferencia entre cada factura radica básicamente en los requisitos que exige la DIAN para una y otra.
Se debe emplear herramientas tecnológicas para garantizar la estandarización de la información, la seguridad y cumplir con los mecanismos técnicos que exige la DIAN.
Tiene unas condiciones específicas para expedirse y están consignadas en el Estatuto Tributario.
Ahorro en costos de impresión y entrega porque se envía las facturas al correo electrónico del cliente.
Contribuye con el medio ambiente porque se evita imprimir en papel las facturas a los clientes.
Eliminación del riesgo de pérdida de las facturas generadas porque quedan almacenadas en el Software.
Mejoramiento en la eficiencia de las operaciones porque el software facilita el proceso de facturación.
La factura sea física o electrónica, es un documento que tiene valor probatorio y se considera, a efectos del Código de Comercio, un título valor.
Contabilidad / Lección 2: Facturación
Para efectos tributarios, la expedición de factura consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
Como se ha visto en el capítulo anterior, en Colombia se aceptan cuatro tipos de facturas, es indispensable que el Administrador valide que las facturas de las compras o servicios que se realicen con terceras, cumplan con los requisitos exigidos para cada tipo de facturación como se indicó anteriormente.
Validar que las facturas de compras o prestación de servicios de terceros cumplan los requerimientos para que los gastos puedan ser deducibles en la declaración de renta.
Requisitos de factura de venta
Contabilidad / Lección 2: Facturación
Como se ha indicado la factura electrónica es una factura, que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe en formato electrónico .
Las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
Cuando nuestros clientes nos soliciten la factura electrónica, se debe realizar el siguiente procedimiento:
Inicialmente se le debe consultar al cliente si con anterioridad Frisby S.A le ha generado facturas electrónicas.
Al momento de facturar en la caja, se debe de generar el documento equivalente POS a nombre de la persona natural o de la persona jurídica (empresa) que desea sea emitida la factura electrónica con su respectivo NIT o número de identificación.
Envía la solicitud al correo electrónico emisionfe@frisby.com.co, debe indicar la siguiente información:
Se le debe indicar a nuestro cliente que al correo electrónico se hace envío de la factura electrónica en un tiempo máximo de 2 (dos) días hábiles.
Solicita a nuestro cliente que diligencie completamente con letra legible el formato “Datos para la creación de terceros, emisión de factura electrónica en coexistencia al POS”.
Se debe asegurar el correcto diligenciamiento del formato.
Una vez diligenciado, valide que la letra sea legible y que contenga la firma que autoriza el tratamiento de los datos.
Después de que el
cliente haya
diligenciado el
formato por primera
vez, ya no es
necesario que lo
siga
diligenciando.
Se
envía correo
electrónico a
emisionfe@frisby.com.co
realizando la
solicitud.
Realiza solicitud a contabilidad, enviando foto del formato al WhatsApp (número 3137586031).
Para finalizar el proceso, se envía correo electrónico a emisionfe@frisby.com.co, indicando el nombre del solicitante, correo electrónico, número del documento POS y el valor.
Nuestro cliente recibirá vía correo electrónico la factura electrónica.
Siempre se le entregará el documento POS a nuestro cliente, la factura electrónica es COEXISTENCIA, es un documento adicional, que solo se entrega cuando el cliente la solicita.
Tener en cuenta que todo el proceso de facturación electrónica se detalla completamente en el módulo Contabilidad I, allí se indica claramente como es el proceso cuando el cliente se retira del Restaurante y no realiza la solicitud o cuando la realiza con los domicilios u otros colaboradores.
Si nuestros clientes le solicitan esta información al Domicilio, Enrutador, Despacho o Auxiliar de Salón, ellos deben indicarle el correo al cual se deben dirigir o remitir al Administrador o Asistente de Administración del Restaurante para que le suministren adecuadamente la información requerida.
Para complementar la información le recomendamos visualizar el video de Facturación Electrónica.
Proceso de facturación electrónica
Cuando se realizan compras al régimen común y están obligados a facturar electrónicamente, ese será el único soporte valido para legalizar el gasto y/o compra.
El Administrador debe hacer el seguimiento de reclamar el soporte en la fecha que indican para la entrega.
Se puede grabar el gasto con el soporte que entregan. Provisionalmente y una vez reclamen la factura electrónica enviarla con comunicado interno para legalizar.
Se recomienda exigir la factura electrónica en todas las compras al régimen común, grandes contribuyentes, bien sea que ya la estén expidiendo o no y registrar observación alguna en el soporte que reciban. El correo para recibir las facturas electrónicas es recepcionfe@frisby.com.co.
Contabilidad / Lección 2: Facturación
La facturación contingente de venta es una forma de facturar los productos vendidos que se utiliza UNICAMENTE cuando no se puede realizar Facturación P.O.S., por fallas de energía, internet y técnicas del Equipo de Cómputo.
La factura contingente de venta es un formato de papelería manual equivalente a la facturación P.O.S., autorizada por la DIAN, dispuesta e individualizada para cada restaurante FRISBY, CINNABON Y WINGZ
Una contingencia de venta se presenta al momento de generarse una falla eléctrica, técnica u otra que no sea previsible en el Restaurante. Para atender esta falla y no afectar la operación del Restaurante se debe realizar el siguiente proceso:
Una vez suceda la contingencia se debe informar al departamento de sistemas.
Tener a la mano el talonario de facturas manuales de contingencia, revisar que se inicie desde el número consecutivo correspondiente.
El comunicado se diligencia una vez se presenta la contingencia de facturación manual, el cual se debe enviar a Contabilidad al cierre del evento. NO SE PUEDE esperar al envió de la papelería, pues este proceso se debe reportar a la DIAN en un término de 48 horas.
Es muy importante colocar la hora de inicio de la contingencia, así como la hora en que finalizó.
Cada una a una las facturas manuales que se generen en el momento de la contingencia, se deben diligenciar con letra legible. La original es para el cliente, una copia para el restaurante y la segunda copia se debe anexar al informe de ventas que se envía a contabilidad.
Es muy importante que el Impuesto de cada factura se calcule correctamente.
La factura no puede quedar con tachones o enmendaduras.
Finalizada la contingencia se debe suspender la elaboración de facturas manuales y retomar con la facturación en sistema POS.
Al finalizar la contingencia se debe diligenciar la totalidad del formato Comunicado de Contingencia y notificar al área contable, enviando vía escáner o WhatsApp (número 313 7586031) fotos legibles del correspondiente comunicado de CONTINGENCIA y cada una de las facturas que se hubiesen realizado para así reportar a la DIAN en el tiempo establecido.
Tener en cuenta todo el proceso de facturación contingente de venta se detalla completamente en el módulo Contabilidad I. Para complementar la información le recomendamos visualizar el video de Facturación Contingente de venta.
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