Contabilidad / Lección 1: Anomalías contables
En el desarrollo del módulo de Contabilidad I, se entregaron conceptos básicos de contabilidad que impactan en el restaurante, como:
La integración y medición de estos conceptos se denomina CONTABILIDAD, la cual nos permite conocer la realidad económica de la empresa, para la toma de decisiones a nivel económico y financiero.
La Anomalía se define como un desvió de una norma o práctica, una incompatibilidad o diferencia con el resultado esperado.
Se define como el incumplimiento de las normas y requisitos para soportar legalmente un ingreso, costo o un gasto contablemente.
Las anomalías contables se informan una vez se realice el cierre del mes anterior y se envían a la gerencia de Restaurantes, directores regionales y jefes de zona.
Se deben legalizar los soportes (Facturas, Recibos de caja o equivalentes), una vez envían el informe se tiene 8 días para legalizar.
¿Qué son las anomalías contables?
Contabilidad / Lección 1: Anomalías contables
Revisando muy bien los soportes de los gastos antes de enviar los informes de venta, llamando periódicamente a contabilidad para preguntarlas y legalizar antes del cierre de mes, tomar acciones correctivas que minimicen los reprocesos.
Para evitar anomalías contables se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones
Revisar los documentos (Facturas, Recibos de caja o equivalentes) antes de enviar los informes de venta y/o facturas.
Asegurar envió oportuno de las facturas recibidas en los restaurantes por los conceptos de administración, arrendamiento, servicios públicos, impuestos, compra de materia prima, suministros y demás que se puedan presentar.
En caso de presentar dudas comunicarse antes de hacer los pagos o envió de soportes.
Consultar con frecuencia al encargado de dar el soporte contable, puede ser telefónicamente por email o vía WhatsApp.
Legalizar las anomalías reportadas.
Tomar acciones correctivas para minimizar los reprocesos.
Informar las dudas e inquietudes.
¿Cómo evitar anomalías contables?
Contabilidad / Lección 1: Anomalías contables
Compras en almacenes de cadena
Cuando se compren productos en almacenes de cadena que manejen programas de acumulación de puntos, no está autorizado que los colaboradores puedan suministrar su número de cedula para acumular puntos, ya que la factura sale a nombre de un tercero diferente a Frisby S.A. y este gasto no puede ser deducible, se debe dar el NIT de Frisby o no suministrar información personal.
Se recomienda revisar la factura antes de salir del almacén, que la factura cumpla los requisitos y no esté a nombre de un tercero. Ejemplo: el cajero del Éxito.
Facturas régimen simplificado
Al momento de comprar un producto o servicio con empresas o personas se debe validar con el RUT el Tipo de Régimen al cual pertenece, el proveedor es de Régimen Simplificado deben elaborar documento equivalente y en caso tal que el proveedor entregue factura, tirilla o soporte de la compra se adjuntar al documento equivalente.
Por lo general el NIT del régimen simplificado inicia como un numero de cedula y los de régimen común inician con 800 o 900. (Con algunas excepciones por ejemplo las panaderías son de régimen común y su NIT inicia con cedula).
Ejemplo: 891.408.584 (NIT de Frisby que es régimen Común).
Contratación servicios con terceros
Cuando se contraten servicios con terceros. Por ejemplo: un arreglo locativo, no atendido por el área de mantenimiento. Se debe tener en cuenta lo siguiente:
Grabación de gastos
Cuando se grabe un gasto de un tercero que no está creado en el sistema, se debe solicitar copia del RUT al tercero, enviar vía scanner o foto legible al WhatsApp de Contabilidad (313 7586031) y solicitar la creación del tercero para que se pueda grabar el gasto.
Para evitar anomalías contables se deben revisar los siguientes procedimientos:
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