Para tener en cuenta
¡Leer, conocer y aplicar los procesos, procedimientos y reglamentos de la compañía me hace un ¡colaborador fiel!
Administración de personal / Lección 5: Procesos Disciplinarios
Procesos disciplinarios
El sistema laboral Colombiano se compone por el siguiente orden de aplicación:
- Constitución nacional.
- Código sustantivo del trabajo.
- Reglamento interno de trabajo.
- Reglamento de higiene y seguridad industrial.
- Políticas, normas y procedimientos corporativos.
- Documento de guía de faltas y sanciones.
El proceso disciplinario es un conjunto de acciones orientadas a investigar y en algunos casos a sancionar determinados comportamientos o conductas del colaborador que conlleven incumplimiento de deberes, violación de prohibiciones y abuso en el ejercicio de derechos y funciones. Ver contenido adicional.
Se puede sancionar disciplinariamente a los colaboradores que incumplan con los deberes generales, obligaciones y prohibiciones que para ellos estén contempladas en el Régimen Laboral, en el Reglamento Interno de Trabajo y en el respectivo contrato de trabajo.
Un proceso disciplinario es la consecuencia de no cumplir con las normas que tiene la empresa. Se trata de la no dimensión por parte del colaborador de los riesgos en que pone a la compañía por no cumplir con los procesos y responsabilidades a cargo. ¡Valide siempre que todo colaborador a cargo conozca los reglamentos!
Las normas que tiene la compañía fueron pensadas para que todos estemos a salvo
¡No las use como amenaza!, al contrario, empodere a sus colaboradores para que las lean, las conozcan y las apropien desde el respeto hacia la empresa.
El proceso disciplinario tiene como finalidad el ejercicio del derecho de defensa que es un derecho de orden constitucional. Se aplica al colaborador cuando se está en presencia de una presunta falta disciplinaria, estipulada como tal en el Reglamento Interno de Trabajo y que de encontrarse probada deba ser sancionada.
En cada restaurante se cuenta con el documento guía de sanciones disciplinarias el cual es una herramienta que permite unificar criterios en la aplicación de las sanciones y/o para la cancelación de los contratos de trabajo.
Como su nombre lo indica es una guía porque es imposible prever la totalidad de las situaciones que pueden configurar la falta y generar la necesidad de imponer una sanción disciplinaria. Una misma conducta puede ser leve en unos casos, pero grave en otros, dependiente del contexto.
Ejemplo:
Contestar una llamada telefónica sin autorización no tendrá la misma gravedad si se hace en el área del salón en un momento en que hay poca afluencia de clientes, que si se hace al mismo tiempo que se manipula un elemento cortante en producción en un momento de intensa afluencia de pedidos; por supuesto es mucho más grave el segundo ejemplo y por lo tanto amerita una sanción más drástica.
En un proceso disciplinario:
Cuando sucede el supuesto hecho irregular el administrador debe efectuar la valoración inicial y el o los responsables con el fin de verificar la competencia y la procedencia de la acción e identificar o individualizar su autor.
El único colaborador autorizado para hacer procesos disciplinarios en la estructura operativa del restaurante es el Administrador y como responsable debe:
Investigar y reunir pruebas para esclarecer
- Los motivos determinantes.
- Las circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometió (Qué – Cómo – Cuándo – Dónde).
- El perjuicio causado con la falta.
- La responsabilidad disciplinaria del disciplinado.
- Se trata de buscar la verdad real de manera imparcial a través de pruebas objetivas como inspecciones, documentos, videos o cualquier medio que permita certificar el suceso.
Revisar las políticas, normas y procedimientos
- El administrador debe tener claro que norma o procedimiento se pudo haber violentado con el fin de discernir si los argumentos que pueda dar el colaborador serían procedentes.
- El administrador debe conocer las normas y políticas de la empresa claramente para tener argumentos en la audiencia de descargos.
Comprobar la responsabilidad del colaborador
- De manera imparcial y frente a las pruebas reunidas el administrador debe verificar la responsabilidad del colaborador a la luz de sus funciones y responsabilidades a cargo.
- El administrador debe tener clara la conducta que originó el proceso y la responsabilidad que el colaborador tiene sobre esta conducta.
Realizar el acta de cargos y descargos
- Previamente debe hacer citación en formato dispuesto para ello.
- El acta debe ser por escrito en formato de la empresa.
- Concreta y clara.
- Oportuna.
- No debe mezclar dos motivos o sucesos diferentes al tema del acta o hecho.
Consecuencia hoja de vida
- Todo proceso disciplinario debe quedar documentado para enviar a talento humano y dejar copia en la hoja de vida del colaborador.
Determinar tipo de acción disciplinaria
- Llamado de atención verbal.
- Llamado de atención por escrito.
- Sanción.
- Suspensión.
- Cancelación contrato.
Para realizar un proceso disciplinario se deben cumplir los siguientes pasos:
1
Citar por escrito al colaborador indicando fecha, hora, lugar y motivo de la diligencia de descargos. Existe un formato para ello.
En la citación se habla de presunción ¡No se toman decisiones!
2
Garantizar al colaborador durante todo el proceso disciplinario, su derecho de defensa, el principio de la legalidad de la falta, principio de publicidad, contradicción y controversia de las pruebas, principio de doble instancia, presunción de inocencia, principio de imparcialidad, prohibición de la doble incriminación, principio de cosa juzgada.
3
Registrar las respuestas del colaborador en cuestionario de Acta de cargos y descargos, el acta debe ser firmada por las partes intervinientes, (En caso de que el colaborador se niegue a firmar el acta de descargos, se dejara constancia de la situación, ante la presencia de dos testigos).
El acta tiene una función formativa.
No se pueden imponer sanciones sin acta de descargos
4
Luego de practicada la diligencia de descargos con el lleno de todos los requisitos mencionados, el comité disciplinario de la empresa se debe reunir para definir cuál es la acción que se va a tomar con base a los argumentos expresados por el colaborador en sus descargos.
Pasos de un proceso disciplinario
Para tener en cuenta
No todo proceso disciplinario tiene como consecuencia una sanción. La audiencia de descargos busca precisamente determinar los hechos y establecer si se incurrió o no en una falta disciplinaria.
En algunos casos el administrador no puede tomar la decisión de la sanción solo y debe ir al comité disciplinario por ejemplo en casos donde:
- Se puso en riesgo la calidad del producto.
- Se presentan descuadres por sumas de dinero superiores.
- Sucedieron conflictos entre dos colaboradores.
- Hay falta grave.
Puntos clave en el proceso disciplinario
Con el fin de realizar el proceso en debida forma tenga en cuenta los siguientes aspectos claves:
- No olvide hacer firmar todos los documentos o formatos que se usen dentro del proceso.
- Si el colaborador se rehúsa a firmar cualquiera de los formatos o no asiste a la reunión de descargos la constancia de ello se debe dejar por escrito.
- Si tiene dudas pida ayuda y orientación al líder de talento humano. Si un hecho en particular no está en la guía no significa que no pueda tratarse de una falta.
- Las sanciones disciplinarias no pueden consistir en penas corporales, ni en medidas lesivas de la dignidad del colaborador.
- Las decisiones deben ser justas, legales, proporcionales, positivas y efectivas.
Las medidas correctivas se aplican de acuerdo a lo previsto en la escala de faltas dispuestas en el reglamento. La sanción será proporcional a la gravedad de la falta.
En caso de suspensión se dejará de pagar el salario correspondiente al tiempo dejado de trabajar.
La sanción debe ser consecuencia inmediata de la falta cometida, o por lo menos impuesta de tal manera y oportunidad que no quede la menor duda de que se está sancionando la falta que se imputa y no otra.
Esa inmediatez no significa simultaneidad, ni puede confundirse con una aplicación automática de la sanción, pues puede ocurrir que los hechos constitutivos de la falta requieran ser comprobados mediante previa investigación, o que, una vez establecidos se precise de un término para calificar la falta y aplicar la sanción.
